ระบบการรับแจ้งปัญหาระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย  เป็นกระบวนการปรับปรุงการทำงานของฝ่ายเทคโนโลยีห้องสมุด เนื่องจากผู้ปฏิบัติได้ร่วมกันวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้น กล่าวคือ

ปัญหาผู้ใช้บริการไม่พอใจ เนื่องจาก ผู้ให้บริการไม่สามารถแก้ไขปัญหาในเรื่องอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และเครือข่ายได้ครบ ขาดการติดตามการแก้ไขปัญหา เนื่องจากไม่มีบุคลากรหรือระบบในการรับแจ้งปัญหา บุคลากรในฝ่ายเทคโนโลยีห้องสมุด ต้องทำหน้าที่ทั้งรับแจ้งปัญหา แก้ไขปัญหา ซึ่งเป็นสาเหตุให้เกิด

• ปัญหาที่แจ้งมาตกหล่น ไม่ได้ดำเนินการแก้ไข
• รับแจ้งปัญหาแล้วไม่ได้ดำเนินการแก้ไข และไม่ได้ติดตามการแก้ไขปัญหา
• ไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทัน เนื่องจากไม่มีระบบหรือบุคลากรในการรับเรื่อง
• การส่งต่องานไม่คล่องตัว เนื่องจากปัญหาบางรายการต้องมีการประสานงานกับหน่วยงานหรือบุคคลอื่น ทำให้การติดตามงานไม่มีความต่อเนื่อง

Continue reading ระบบการรับแจ้งปัญหาระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย →

การปฏิบัติงานต่างๆ ในหน้าที่หรือการบริการเดียวกัน แต่หากการปฏิบัติหน้าที่ หรือการให้บริการ ไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน อาจจะก่อให้เกิดปัญหาได้ บุคลากรของหอสมุดป๋วย อึ๊งภากรณ์ จึงได้รวบรวมสมาชิกกลุ่มเพื่อจัดทำการปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Process Improvement) เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการให้บริการอย่างสูงสุด

การวิเคราะห์สาเหตุของความรู้ในการปฏิบัติงานไม่เท่าเทียมกัน เกิดจาก

เมื่อได้วิเคราะห์จนพบสาเหตุดังกล่าวแล้ว สมาชิกกลุ่ม จึงได้หาวิธีการแก้ปัญหา โดยดำเนินการดังนี้ Continue reading ความรู้ในการปฏิบัติงานไม่เท่าเทียมกัน จะทำอย่างไรดี →

ภารกิจการเก็บข้อมูลจำนวนชั่วโมงอบรมของบุคลากร สำนักหอสมุด เป็นหน้าที่ของฝ่ายส่งเสริมและพัฒนา ที่ผ่านมาพบปัญหา คือ

1. กรอกข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างฝ่ายส่งเสริมกับหน่วยงานอื่นๆ
2. ไม่มีหลักฐานประกอบหรือดูอ้างอิงสำหรับจัดเก็บข้อมูล

ฝ่ายส่งเสริมและพัฒนา จึงได้วิเคราะห์หาสาเหตุและหาแนวทางแก้ไข ด้วยการ

ผลที่ได้รับคือ

1. ข้อมูลถูกต้อง
2. ลดเวลาในการทำงาน
3. ลดการทำงานซ้ำซ้อน

ภารกิจประการหนึ่งของฝ่ายส่งเสริมและพัฒนาห้องสมุด คือ การจัดกิจกรรมส่งเสริมการรู้สารสนเทศ ซึ่งประสบกับปัญหา คือ การแจ้งลงทะเบียนผ่าน e-mail กล่าวคือ ไม่มีระบบการรับลงทะเบียนเข้าร่วมอบรมกิจกรรมส่งเสริมการรู้สารสนเทศทำให้เสียเวลาในการบริหารจัดการก่อนวันจัดอบรม ทำให้ผู้สนใจเข้าร่วมอบรมไม่สามารถลงทะเบียนได้ทัน

ฝ่ายส่งเสริมฯ จึงได้วิเคราะห์ถึงสาเหตุและหาแนวทางการปรับปรุงกระบวนการเพื่อให้บุคลากรสามารถติดตามผลการลงทะเบียน และสามารถมีหลักฐานในการเข้าอบรมแต่ละหลักสูตรได้ โดยดำเนินการ ดังนี้

เมื่อดำเนินการดังกล่าวแล้ว เกิดผลดังนี้

1.  มีระบบการลงทะเบียนออนไลน์ทำให้สามารถกำหนดวันเริ่มต้น – สิ้นสุด การลงทะเบียนได้อย่างชัดเจน
2. ผู้เข้าอบรมได้รับความสะดวกในการลงทะเบียนผ่านระบบลงทะเบียนออนไลน์
3. ลดเวลาการรวบรวมชื่อ และการทำใบลงชื่อผู้เข้าร่วมอบรมได้อย่างชัดเจน