ผู้เขียนมีโอกาสได้ทำงานที่มีความเกี่ยวข้องกับ agreement ของฐานข้อมูลออนไลน์ วารสารออนไลน์ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (e-book) และหนังสืออ้างอิงอิเล็กทรอนิกส์ (e-reference) พบว่ามีหลายประเด็นที่น่าสนใจ จึงอยากนำประสบการณ์มาแชร์กันค่ะ

agreement คือ สัญญาที่ทำขึ้นระหว่างสำนักหอสมุดและสำนักพิมพ์ หรือบริษัทผู้เป็นเจ้าของ content ซึ่งคู่สัญญาทั้งสองฝ่ายได้ทำการตกลงกันเกี่ยวกับข้ออนุญาต (permitted use) ข้อห้าม (not permitted use) ผู้มีสิทธิ์ใช้ (authorized users) แหล่งที่ได้รับการอนุญาตในการเข้าถึง (authorized sites) และเครือข่ายที่ปลอดภัย (secure network) เป็นต้น โดยสัญญานี้ต้องมีการลงนามโดยผู้มีอำนาจของทั้งสองฝ่าย และแต่ละฝ่ายจะเก็บ agreement ที่ลงนามเรียบร้อยแล้ว คนละหนึ่งฉบับ เพื่อเป็นเอกสารหลักฐานของการจัดหา/บอกรับทรัพยากรสารสนเทศนั้นๆ

เมื่อได้รับ agreement ฉบับ draft จากสำนักพิมพ์แล้ว ฝ่ายบริหารจัดการฯ (หรือถ้าเป็นห้องสมุดแห่งอื่นๆ อาจจะขึ้นอยู่กับฝ่ายจัดหาฯ หรือฝ่ายพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ) จะต้องตรวจสอบข้อสัญญาในเบื้องต้นก่อน ว่าสัญญานั้นมีรายละเอียดถูกต้องหรือไม่ และข้อสัญญาต่างๆ ทำให้สำนักหอสมุดเสียเปรียบ หรือเสียผลประโยชน์หรือไม่ หากพบว่ามีบางข้อสัญญาทีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือทำให้สำนักหอสมุดเสียผลประโยชน์ ทางฝ่ายบริหารจัดการฯ ก็จะต้องเจรจาต่อรองกับสำนักพิมพ์ให้ปรับแก้ข้อสัญญาให้ถูกต้องเหมาะสม และเป็นที่ยอมรับกันทั้งสองฝ่าย เมื่อแก้ไขรายละเอียดข้อสัญญาเรียบร้อยแล้ว ก็จะนำไปสู่ขั้นตอนการเสนอให้ผู้มีอำนาจลงนามต่อไป

นอกจากนี้ agreement ยังมีความเชื่อมโยงกับงานบริการ ในเรื่องของการให้บริการทรัพยากรสารสนเทศแก่ผู้ใช้จะต้องไม่ละเมิดข้อสัญญาใน agreement โดยมีประเด็นที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ การยืมระหว่างห้องสมุด (interlibrary loan) ซึ่งแต่ละสำนักพิมพ์มีข้ออนุญาตในการยืมระหว่างห้องสมุดที่แตกต่างกัน เช่น สามารถส่งทรัพยากรสารสนเทศให้กับห้องสมุดอื่นได้ภายในประเทศเดียวกัน โดยต้อง print out ออกมาเป็นเอกสาร และส่งทางไปรษณีย์ หรือ fax เท่านั้น หรือ สามารถส่งเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยเมื่อผู้ยืมได้รับไฟล์แล้วจะต้อง print out ออกมา และลบไฟล์ต้นฉบับทันที

ดังนั้นผู้ให้บริการจึงควรศึกษาและปฏิบัติตาม agreement อย่างเคร่งครัดด้วยนะคะ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในการให้บริการค่ะ

บทความที่เกี่ยวข้อง LIBLICENSE