สำนักเสริมศึกษาและบริการสังคม มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ จัดฝึกอบรบเรื่องเทคนิคการจัดทำคู่มือปฎิบัติงาน เมื่อวันที่ 22-24 เมษายน 2558 ที่ผ่านมา ในโอกาสนี้ผู้เขียนจึงนำความรู้ที่ได้อบรมมาถ่ายทอดต่อผู้ที่สนใจ ผู้เขียนหวังว่าข้อมูลจะเป็นประโยชน์แก่ผู้จัดทำคู่มือปฏิบัติงานไม่มากก็น้อย

คู่มือปฏิบัติงาน  คือ เอกสารที่อธิบายเกี่ยวกับขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติ  เพื่อใช้ในการปฏิบัติงาน   ผู้ที่จะจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน คือ ผู้ปฏิบัติงานเท่านั้น   ผู้บริหารไม่มีการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน

ประโยชน์จากการทำคู่มือปฏิบัติงาน

• เป็นแนวทางปฏิบัติงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
• เป็นเอกสารที่ใช้สื่อสารระหว่างบุคลากรภายในหน่วยงานให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน รวมถึงใช้ควบคุมประสิทธิภาพในการทำงาน
• เป็นเอกสารที่ใช้สอนงานให้ผู้ที่ต้องการฝึกฝนงานหรือเรียนรู้งานเพิ่ม
• เป็นการสนองนโยบายขององค์กร

Flow Chart  เป็นเส้นทางเดินของงาน โดยเป็นการย่อหรือสรุปวิธีดำเนินการในการปฏิบัติงาน เพื่อให้ทราบและจดจำขั้นตอนการปฏิบัติงานได้        มักใช้นำเสนอต่อผู้บริหาร การจัดทำเอกสารคู่มือการปฏิบัติงาน ควรจัดทำ Flow Chart   เพื่อให้ทราบว่า งานมีกระบวนการทำงานอะไรบ้าง เมื่อไหร่ อย่างไร และใครเป็นผู้รับผิดชอบ

โครงสร้างใน Flow Chart

จุดเริ่มต้น   คือ   ความต้องการ / นโยบาย เป็นสาเหตุให้เกิดงานนั้นๆขึ้นมา ซึ่งจุดเริ่มต้นใน Flow Chart สามารถมีได้หลายข้อ ไม่จำเป็นต้องมีเพียงข้อเดียว
กระบวนการปฏิบัติงาน    คือ ลำดับขั้นตอนหรือกิจกรรมที่ผู้ปฏิบัติงานจะต้องทำ โดยต้องสอดคล้องกับนโยบายขององค์กร กระบวนการต้องมีผู้รับผิดชอบ สามารถติดตามประเมินผล และสามารถควบคุมกระบวนการทำงาน
จุดสิ้นสุด    คือ  ลูกค้า/ผู้ใช้ได้รับในสิ่งที่ต้องการ ถือเป็นผลลัพธ์ที่บรรลุตามวัตถุประสงค์

สัญลักษณ์ใน Flow Chart

การใช้สัญลักษณ์ต่างๆในการเขียน Flow Chart  แต่งต่างกัน แต่ละสัญลักษณ์มีความหมายดังนี้

ภาพประกอบจากเอกสารการอบรบเรื่องเทคนิคการจัดทำคู่มือปฎิบัติงาน สำนักเสริมศึกษาและบริการสังคม มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

รายละเอียดของกิจกรรมใน Flow Chart ประกอบด้วยส่วนประกอบดังนี้

• ทำไม (Why) กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการปฏิบัติงาน
• อะไร (What) ต้องการทำอะไร ต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง ผลลัพธ์ที่ได้คืออะไร
• อย่างไร (How) เป็นขั้นตอนการทำงานว่ากิจกรรมดังกล่าวมีขั้นตอน อย่างไรบ้าง (เขียนอธิบายรายละเอียดให้ชัดเจน)
• เมื่อไหร่ (When) เริ่มงานและเสร็จสิ้นงานเมื่อไหร่ ควรทำขั้นตอนใดก่อนหรือหลัง
• ใคร (Who) ผู้รับผิดชอบหรือผู้เกี่ยวข้องมีใครบ้าง

ตัวอย่างการเขียน Flow Chart ของห้องสมุดสตางค์ มงคลสุข

ตัวอย่างแรก

ตัวอย่างที่สอง

ปล.

• จุดเริ่มต้น และ จุดสิ้นสุด ในกระบวนการทำงานเป็นสิ่งสำคัญ  เพราะทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบถึงวัตถุประสงค์ของงาน เพื่อให้สามารถดำเนินการจนบรรลุวัตถุประสงค์
• ขั้นตอนไหนที่ควรระมัดระวังในการทำงานควรทำเครื่องหมาย( *) เพื่อเน้นให้เห็นถึงความสำคัญ

รายการอ้างอิง

จริยา  บุณยะประภัศร. 2558. เทคนิคการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน. การฝึกอบรมหลักสูตร “เทคนิคการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน” วันที่ 22-24 เมษายน     2558 ณ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์.

นนท์ สหายา. 2558. การฝึกอบรมหลักสูตร “เทคนิคการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน” วันที่ 22-24 เมษายน     2558 ณ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์.

ผุสดี รุมาคม.  2558. การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน. การฝึกอบรมหลักสูตร “เทคนิคการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน” วันที่ 22-24 เมษายน 2558 ณ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์.

ห้องสมุดสตางค์ มงคลสุข. ม.ป.ป. Flow chart ห้องสมุดสตางค์มงคลสุข. สืบค้นเมื่อวันที่ 10 พฤษภาคม 2558, จาก                 http://stang.sc.mahidol.ac.th/text/pdf/Flow_SML.pdf.

ห้องสมุดสตางค์ มงคลสุข. 2557. Flow chart การดำเนินงานห้องสมุดสตางค์มงคลสุข. สืบค้นเมื่อวันที่ 10 พฤษภาคม 2558, จาก http://stang.sc.mahidol.ac.th/PDF/LibraryUnitFlowchart001.pdf