เทคนิคการจัดทำคู่มือปฎิบัติงาน ตอนที่ 2 ผู้เขียนจะอธิบายถึง การจัดทำเอกสารคู่มือปฏิบัติงาน
ก่อนเริ่มทำคู่มือปฏิบัติงาน
- คู่มือปฏิบัติงานที่จะจัดทำควรได้รับความเห็นชอบ สนับสนุนและเห็นถึงความสำคัญจากผู้บริหาร
- วางแผนการจัดทำคู่มือ โดยจัดลำดับความสำคัญก่อน-หลังเรื่องที่จะต้องเขียนในคู่มือ และกำหนดระยะเวลาการทำงาน รวมถึงผู้รับผิดชอบ
- การจัดทำคู่มือเมื่อเริ่มต้นแล้วควรทำให้สำเร็จ ดังนั้นควรทำอย่างต่อเนื่อง ไม่ควรทำๆ หยุดๆ เพราะจะทำให้เกิดความเบื่อหน่าย การจัดทำคู่มือจะไม่สำเร็จ
ส่วนประกอบของคู่มือปฏิบัติงาน ประกอบด้วย 5 ส่วน ดังนี้
ส่วนที่ 1 ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับหน่วยงาน ซึ่งเป็นการแนะนำหน่วยงานที่จัดทำคู่มือ เนื้อหาประกอบด้วย
- สายงาน/สายบังคับบัญชา ได้แก่ หน่วยงานบังคับบัญชา และหน่วยงานใต้บังคับบัญชา คล้ายกับแผนผังองค์กร แต่เขียนรายละเอียดเฉพาะที่เกี่ยวกับหน่วยงาน
- ประเภทและลักษณะงาน ประเภทงานควรเขียนให้สั้นและกว้าง ลักษณะงานเขียนให้ยาวและแคบ
- หน้าที่และความรับผิดชอบ หมายถึง คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ของหน่วยงาน
- ผู้เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน ผู้เกี่ยวข้องภายใน หมายถึง ภายในหน่วยงานเท่านั้น อยู่ในองค์กรเดียวกันแต่ไม่อยู่หน่วยงานเดียวกัน ถือเป็นหน่วยงานภายนอก ดังนั้นหน่วยงานภายนอก หมายถึง หน่วยงานในองค์กรและนอกองค์กร
- ข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่สามารถเขียนไว้ในส่วนอื่น ๆ
ส่วนที่ 2 ขั้นตอนและวิธีปฏิบัติงาน (แนบผัง Flow Chart) เขียนขั้นตอนและวิธีปฏิบัติงานโดยละเอียด เป็นการนำ Flow Chart มาขยายอธิบายรายละเอียดงาน โดยเทคนิคการเขียนมีดังนี้
- เขียนเฉพาะงานที่หน่วยงานของตนเองทำเท่านั้น
- เขียนเรียงตามลำดับความสำคัญของงาน
- ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ถ้าไม่ใช่งานที่บังคับต้องทำตามขั้นตอนเรียงลำดับ สามารถทำก่อนหรือหลังได้ ไม่ต้องใส่ลำดับเลข เช่น 1. 2. 3.
- วิธีปฏิบัติงานควรขึ้นต้นประโยคด้วยคำกริยา ไม่ควรใช้คำนาม
- การเขียนไม่ควรใช้ตัวย่อ
- วิธีปฏิบัติงานที่มีหลายกรณี ต้องแยกกรณีเป็นแต่ละย่อหน้าโดยเอากรณีที่ดีขึ้นก่อน
- กรณีมีแบบฟอร์ม ต้องแนบมาในคู่มือ
ส่วนที่ 3 ตัวอย่างและแบบฟอร์มต่างๆของหน่วยงาน รวมถึงวิธีการกรอกแบบฟอร์ม (แนบแบบฟอร์มในคู่มือ)
ส่วนที่ 4 ตัวอย่างและข้อมูลของแบบรายงานต่างๆ รวมทั้งวิธีทำหรือวิธีใช้แบบรายงานแต่ละฉบับ (แนบแบบรายงานในคู่มือ)
ส่วนที่ 5 รายละเอียดเกี่ยวกับรหัสต่างๆ ที่ใช้กรอกแบบฟอร์มหรือการทำรายงานขั้นตอนการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานมีดังนี้
- รวบรวมข้อมูล แบบฟอร์ม หรือรายงาน และเอกสารต่างๆ ที่ต้องใช้แนบในคู่มือ รวมถึงศึกษาขั้นตอนและวิธีปฏิบัติงานที่จะเขียนในคู่มือ
- ถ้าพบว่าวิธีปฏิบัติงานใดมีปัญหาควรปรับปรุงก่อนจัดทำคู่มือ แต่ถ้าการปรับปรุงใช้เวลานาน ควรทำการตกลงก่อนว่า คู่มือปฏิบัติงานจะให้มีวิธีการเดิมและวิธีการใหม่ หรือจะมีแค่วิธีการเดิม และวิธีการใหม่จะเริ่มใช้เมื่อไหร่
- เขียนร่างขั้นตอนต่างๆของคู่มือปฏิบัติงาน
- ตรวจทานร่างคู่มือปฏิบัติงาน และแก้ไขหากมีข้อผิดพลาด
- นำคู่มือส่งให้ที่ประชุมพิจารณา
- แก้ไขคู่มือตามความเห็นของที่ประชุม และส่งให้ที่ประชุมพิจารณาอีกครั้ง
- เมื่อได้รับอนุมัติจัดทำตัวเล่ม ให้จัดทำหนังสือเพื่อให้ผู้ที่จะอนุมัติลงชื่อ
- จัดทำคู่มือตามจำนวนเล่มที่ต้องการ และสำเนาตัวเล่มสำรองไว้
- แจกคู่มือ พร้อมให้ผู้รับลงชื่อ เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน ถ้ามีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานในคู่มือ ควรให้ผู้ปฏิบัติงานลงชื่อรับทราบ วิธีการปฏิบัติงานใหม่ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ปฏิบัติงานทุกคนรับทราบเรื่องแล้ว
- เก็บหลักฐานรายการผู้รับคู่มือ เพื่อประโยชน์ในการจัดส่งคู่มือใหม่หรือรายการที่แก้ไขให้ผู้รับได้ครบถ้วนทุกคน
รายการอ้างอิง
ผุสดี รุมาคม. 2558. “การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน.” การฝึกอบรมหลักสูตร “เทคนิคการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน” วันที่ 22-24 เมษายน 2558 ณ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์.