การทำรายงานทางวิชาการ วิทยานิพนธ์ หรือเขียนบทความใดๆ ก็ตาม ถ้าเราคัดลอกผลงานของผู้อื่นมา โดยไม่ให้เครดิตเจ้าของผลงาน งานของเราก็จะเข้าข่าย Plagiarism ดังนั้นการทำรายการอ้างอิงจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยป้องกันเรื่อง Plagiarism แล้ว ยังช่วยให้ผู้อ่านทราบถึงแหล่งข้อมูลที่จะค้นคว้าต่อไปได้ อีกทั้งสร้างความน่าเชื่อถือที่มีการอ้างอิงอย่างเป็นระบบให้กับงานของเราเองด้วย
อย่างไรก็ตามคนส่วนใหญ่มักจะกังวลว่า รูปแบบที่เราใช้นั้นถูกต้องหรือไม่ หรืออาจจะคิดว่ายุ่งยากที่ต้องมานั่งจำหรือพิมพ์เครื่องหมาย ต่างๆ ในรายการอ้างอิง แต่ถ้าเราทำงานผ่าน MS word จะสังเกตได้ว่า โปรแกรมนี้ มีฟังค์ชั่นการทำรายการอ้างอิงอัตโนมัติมาให้ด้วย
การสร้างรายการอ้างอิงใน MS Word
- เมื่อเริ่มพิมพ์ข้อความใน MS word หากต้องการจะแทรกรายการอ้างอิง ให้เลือกเมนู References ในแถบเมนูบาร์ด้านบน
2. คลิกที่เมนู Insert Citation >> Add New Source จะปรากฏหน้าต่างเพื่อใส่ข้อมูลรายการอ้างอิง
- Type of Source เป็นการระบุประเภทของรายการอ้างอิงว่านำมาจากแหล่งใด เช่น หนังสือ บทความวารสาร เป็นต้น โดยใน MS Word มีประเภทของทรัพยากรให้เลือกอยู่ 17 ชนิด
3. เมื่อเลือกประเภทของทรัพยากรแล้ว ช่องกรอกข้อมูลจะเปลี่ยนไปตามประเภทของทรัพยากรนั้นๆ โดยให้เริ่มใส่ข้อมูลที่สำคัญลงไป เช่น ชื่อผู้แต่ง ชื่อหนังสือ ปีพิมพ์ สถานที่พิมพ์ และสำนักพิมพ์
- กรณีที่เป็นผู้แต่งชาวไทย ให้กรอกข้อมูลในช่อง Corporate Author หรือช่องสำหรับกรอกชื่อหน่วยงาน จะแสดงผลตามคำที่เราพิมพ์ลงไป เพราะถ้าหากพิมพ์ที่ช่องผู้แต่งธรรมดา ระบบจะกลับนามสกุลขึ้นมาไว้ข้างหน้าตามการลงรายการผู้แต่งชาวต่างประเทศ
4. เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คลิก OK ระบบจะแทรกรายการอ้างอิงมาในงานของเรา โดยจะเป็นการอ้างอิงแบบแทรกในเนื้อหา (Citing References in Text) โดยรูปแบบจะเป็นไปตาม Style ของรายการอ้างอิงที่เลือก เช่น APA โดยสามารถเปลี่ยนรูปแบบการอ้างอิงได้ที่เมนูบาร์ด้านบน
5. ถ้าเป็นการคัดลอกข้อความมาโดยตรง ควรระบุเลขหน้าไว้ด้วย สังเกตว่าในช่องกรอกข้อมูลจะไม่มีช่องให้ใส่เลขหน้า แต่เราสามารถเพิ่มในภายหลังได้โดย คลิกที่รายการอ้างอิงให้เป็นแถบสีเทา จะปรากฏลูกศรให้เลือก Edit Citation จากนั้นให้ใส่เลขหน้าลงไปในช่องว่าง ก็จะปรากฏเลขหน้าในการอ้างอิง
6. การแทรกรายการบรรณานุกรมหรือรายการอ้างอิงท้ายเล่ม ให้เลือกที่ Bibliography ในแถบเมนูบาร์ References ด้านบน จะมีเมนูให้เลือกหัวข้อหลัก เช่น Bibliography หรือ คำว่า บรรณานุกรม เป็นต้น หากไม่ต้องการหัวข้อหลัก แต่ต้องการแทรกรายการอ้างอิงอย่างเดียวให้เลือก Insert Bibliography
ข้อดี
- เหมาะสำหรับงานที่มีรายการอ้างอิงจำนวนไม่เยอะ และสามารถทำงานใน MS Word โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมอื่น
- ช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์รายการอ้างอิง
- ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน
ข้อเสีย
- รายการอ้างอิงจะบันทึกเพื่อใช้งานได้เฉพาะเอกสารที่เรากรอกข้อมูลไว้เท่านั้น จะนำไปใช้กับเอกสารอื่นไม่ได้
- รูปแบบของรายการอ้างอิง (Style) มีจำนวนน้อย ซึ่งทำให้มีทางเลือกได้ไม่เยอะนัก หากต้องไปตีพิมพ์บทความในวารสารต่างประเทศ
- ฟังค์ชั่นหรือลูกเล่นต่างๆ จะมีไม่เท่ากับซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการรายการบรรณานุกรมที่สามารถเก็บไฟล์อื่นๆ หรือถ่ายโอนบรรณานุกรมจากฐานข้อมูลออนไลน์ได้
สำหรับข้อมูลที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้น เป็นมุมมองของผู้เขียนเอง ซึ่งแต่ละคนอาจจะมีวิธีการในการทำรายการอ้างอิงหรือบรรณานุกรมที่แตกต่างกัน และปัจจุบันเทคโนโลยีก็ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น เช่น โปรแกรมจัดการรายการบรรณานุกรมต่างๆ ที่นักพัฒนาได้คิดค้นขึ้นมา อย่างเช่น โปรแกรม EndNote ที่หอสมุดจัดให้บริการแก่ผู้ใช้ เป็นต้น จะเห็นได้ว่าผู้ใช้มีทางเลือกมากมายในการสร้างรายการอ้างอิง ดังนั้น เวลาที่ไปค้นข้อมูลหรือคัดลอกมาจากแหล่งใดก็ตาม อย่าลืมให้เครดิตกับเจ้าของผลงานกันด้วยนะคะ