จากที่สำนักงานเลขานุการ สำนักหอสมุด จัดกิจกรรม Knowledge Sharing เมื่อวันที่ 21 พฤษภาคม 2558 ภายใต้โครงการ”อบรมให้ความรู้เกี่ยวกับงานภายในสำนักงานเลขนุการ” ในที่นี้จะกล่าวถึง “การดำเนินงานโครงการเมื่อได้รับอนุมัติงบประมาณแล้ว” ที่ได้บรรยายไปแล้วมาบันทึกไว้ว่า ขั้นตอนการดำเนินงานเป็นดังนี้

1. เมื่อทราบวงเงินงบประมาณของโครงการที่ตนขออนุมัติไว้แล้วต้องศึกษารายละเอียดของโครงการและงบประมาณว่ามีประเภทใดบ้าง มีแผนการดำเนินงานอย่างไร เมื่อไร เพื่อจะได้ขออนุมัติดำเนินการได้ทัน

2. โครงการที่จัดอบรม/สัมมนา ให้ดูแผนการดำเนินงานและขออนุมัติดำเนินงานล่วงหน้าประมาณ 2 สัปดาห์ โดยประสานงานกับงานงบประมาณ การเงินและบัญชี ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่ของโครงการคือ ค่าวิทยากร ค่าเลี้ยงรับรอง เป็นต้น โดยแนบรายละเอียดโครงการ กำหนดการ และรายชื่อวิทยากรเป็นข้อมูลการอนุมัติ

3. โครงการประเภทที่ต้องผ่านการจัดซื้อ/จัดจ้าง จะต้องดำเนินงานผ่านงานพัสดุฯ สำนักงานเลขานุการ ซึ่งจะต้องมีการจัดทำรายละเอียดคุณลักษณะ หรือ TOR/Spec ให้ตรงกับความต้องการของตนเองมากที่สุด และตามข้อกำหนดในระเบียบที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้เพื่อให้ได้วัสดุ/อุปกรณ์ หรืองานปรับปรุงที่ตรงกับความต้องการ

4. การยืมเงินทดรองจ่าย สำหรับโครงการที่ต้องมีค่าใช้จ่าย ณ วันจัดกิจกรรม จำเป็นต้องยืมเงินทดรองจ่าย โดยแจ้งรายชื่อผู้จะยืมเงินและทำสัญญายืมเงินหลังจากได้รับอนุมัติให้จัดกิจกรรม หากไม่แจ้งรายชื่อผู้ยืม งานการเงินจะให้เจ้าของโครงการเป็นผู้ยืมเงิน ซึ่งในสัญญาจะระบุระยะเวลาการยืมเงินว่าแต่ละกิจกรรมมีระยะเวลากี่วัน นับจากวันที่รับเงิน และงานการเงิน จะดำเนินการถอนเงินทดรองจ่ายให้ ณ วันที่ต้องใช้เงินหรือล่วงหน้า 1 วัน

5. การเคลียร์เงินยืม ผู้ยืมเงินทดรองจ่าย จะต้องส่งคืนเงินยืมเป็นเอกสารใบสำคัญ เช่น ใบรับเงินของวิทยากร ใบเสร็จค่าเลี้ยงรับรอง ฯลฯ และเงินสดคงเหลือ (ถ้ามี) ให้งานการเงินภายในกำหนดในสัญญาเงินยืม

ทั้งนี้ รายละเอียดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของโครงการ หากเจ้าของโครงการมีข้อสงสัยว่าจะดำเนินการผ่านช่องทางใด ก็สามารถสอบถามได้ที่หัวหน้างานงบประมาณ การเงินและบัญชี และหัวหน้างานพัสดุ อาคารสถานที่ สำนักงานเลขานุการได้ค่ะ