เชื่อว่าทุกหน่วยงานต่าง ๆ ในสำนักหอสมุด ที่สั่งซื้อวัสดุฯ  เพื่อนำมาใช้ในราชการนั้น ย่อมต้องการที่จะได้รับวัสดุที่สั่งซื้อ ในระยะเวลาที่รวดเร็ว ครบถ้วน ถูกต้อง เพื่อจะได้ทันต่อความต้องการ ซึ่งความต้องการดังกล่าว สามารถเป็นไปได้ โดยที่ทุกหน่วยงานที่สั่งซื้อ ตระหนักและให้ความสำคัญในการเขียนข้อมูลการสั่งซื้อในแบบฟอร์มการสั่งซื้อวัสดุฯ ให้มีรายละเอียดชัดเจน ครบถ้วน และถูกต้อง  เช่น  รายการวัสดุฯที่สั่งซื้อต้องชัดเจน ถูกต้อง เหตุผลที่สั่งซื้อ เนื่องจากอะไร   ประวัติการสั่งซื้อครั้งหลังสุด เมื่อไร  รายละเอียดคุณลักษณะ (Spec)  ควรมีแนบด้วย เป็นต้น  รายละเอียดต่าง ๆ เหล่านี้ หากทุกหน่วยงาน ให้ข้อมูลที่ครบถ้วน  จะทำให้สำนักงานเลขานุการ ซึ่งมีหน้าที่ตรวจสอบเอกสารเบื้องต้น ซึ่งหากไม่ถูกต้องจะถูกส่งเรื่องนำกลับไปแก้ไข หรือจัดทำมาใหม่ ทำให้เสียเวลา แต่หากข้อมูลถูกต้อง ก็สามารถนำเอกสารเรื่องการสั่งซื้อของหน่วยงานท่านไปเสนอต่อท่านรองผู้อำนวยการสายบริหารและพัฒนา เพื่อประกอบการพิจารณาอนุมัติและให้งานพัสดุฯดำเนินการจัดซื้อต่อไป

อนึ่ง ขณะนี้แบบฟอร์มการสั่งซื้อวัสดุฯ ได้มีการแก้ไขและเพิ่มเติมข้อความ เพื่อให้เนื้อหารายละเอียดมีความสมบูรณ์ ชัดเจนยิ่งขึ้นกว่าเดิม  ซึ่งเป็นการแก้ไขปัญหา เพื่อให้เกิดการบูรณาการร่วมกันระหว่างผู้รับบริการและผู้ให้บริการ   ซึ่งแบบฟอร์มจะได้แจ้งให้ทราบต่อไปในเร็วนี้