TOR ย่อมาจาก Terms of Reference
หมายถึง ข้อกำหนดของผู้ซื้อ/ผู้ว่าจ้าง แจ้งรายละเอียดของสิ่งที่ต้องซื้อ/จ้าง ให้ผู้ขาย/ผู้รับจ้าง ทราบความประสงค์ ซึ่งจะประกอบด้วยรายละเอียดข้อมูลของโครงการ/งานดังนี้
- ความเป็นมาและวัตถุประสงค์(สิ่งที่ต้องการ)
- ขอบเขตการดำเนินงาน จะบอกว่าต้องการอะไรต้องทำอะไรบ้างแต่จะไม่บอกว่าทำอย่างไร แต่งานบางอย่างอาจจำเป็นต้องบอกว่าควรทำอย่างไรทั้งนี้เพื่อรักษามาตรฐานของ งานนั้น
- ระยะเวลาดำเนินงาน
- การส่งมอบงานและการเบิกเงิน
- คุณสมบัติของผู้เสนอราคาเพื่อเป็นการป้องกันผู้ที่ไม่มีอาชีพโดยตรงมายื่นซองเสนอราคา
ส่วน Specification หรือ ข้อกำหนดทางเทคนิค หมายถึง ข้อกำหนดที่กล่าวถึงรายละเอียดของพัสดุที่ต้องการ ได้แก่ ชนิด/ขนาด/ปริมาณและรายละเอียดของพัสดุ เช่น กล้องวงจรปิดจะมีรายละเอียดของกล้องแต่ละชนิดและการติดตั้งกล้องงานบางอย่าง จะต้องรวมถึงคุณภาพของฝีมือแรงงานและข้อกำหนดอื่นๆ
ทั้ง TOR และ Specification หมายถึงรายละเอียดคุณภาพของพัสดุที่ผู้ซื้อต้องการถ้ามีรายละเอียดที่ชัดเจน เข้าใจง่ายไม่กำกวมทำให้การจัดซื้อง่ายขึ้นได้รับพัสดุตรงตามวัตถุประสงค์ ที่จะใช้งานประหยัดเงินและเกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้งานจริง ดังนั้น TOR และ Specification จึงมีความสำคัญมากในการทำงานและเป็นส่วนนึงของสัญญาด้วย ซึ่งเจ้าของโครงการควรให้ความสำคัญศึกษารายละเอียดของพัสดุที่ต้องการและ ประสานงานกับงานพัสดุก่อนการส่ง TOR หรือ Specification เพื่อการจัดซื้อที่ถูกต้อง