เมื่อวันที่ 17 ธันวาคม 2557 ที่ผ่านมา สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ได้จัดกิจกรรมอบรมในหัวข้อ MS Excel 2013 โดยวิทยากร คุณจีระศักดิ์ เฮงศรีสมบัติ ทำให้บุคลากรของสำนักได้รับความรู้ และ Tricks & Tips มากมายในการใช้งาน MS Excel วันนี้ขอนำเสนอการใช้งานเครื่องมือ Text to columns ในการแยกข้อมูลเป็นคอลลัมน์กันครับ

หากเคยประสบปัญหากับการแยกข้อมูลจำนวนมากใน Excel ออกมาเป็นคลอลัมน์  วันนี้เรามีวิธีการใช้เครื่องมือ Text to columns เพื่อแยกข้อมูลที่เราต้องการออกเป็นคลอลัมน์ หากยังคงนึกภาพตามไม่ออก ลองมาดูตัวอย่างง่ายๆ ในการใช้งานเครื่องมือนี้กันครับ

ยกตัวอย่าง รายชื่อบุคลากรของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ จากรูปจะพบว่า ชื่อ-นามสกุล อยู่ในคลอลัมน์เดียวกัน (B)

แต่เราต้องการแยก คำนำหน้า และชื่อ-นามสกุล ออกมาเป็นคนละคอลลัมน์ สามารถทำได้ เริ่มต้นด้วยการแยกคำนำหน้า โดยสร้างที่ว่าง (Space) หลังคำนำหน้าที่เราต้องการ โดยกด Ctrl F จากนั้นเลือก Replace และพิมพ์คำนำหน้าชื่อลงในช่อง Find what  นาย และในช่อง Replace whit พิมพ์คำว่า นาย พร้อมเว้นวรรค 1 ครั้ง คลิก Replace All ดังรูป

จากรูปจะสังเกตุเห็นว่า คำนำหน้าชื่อ (นาย) จะมีพื้นที่ว่างด้านหลังเพิ่มขึ้นมา ให้ทำขั้นตอนนี้กับทุกคำนำหน้าที่เหลือ ได้แก่ นาง และ นางสาว

เมื่อเพิ่มพื้นที่ว่างด้านหลังของนำคำหน้าชื่อเสร็จแล้ว ให้เพิ่มพื้นที่ให้กับคอลลัมน์ที่เราต้องการแยกออกมา ดังรูป

จากนั้นเลือกที่ด้านบนของคอลลัมน์ (ฺB) แล้วคลิกที่เครื่องมือ Text to columns (อยู่ในแถบ Data) คลิกเลือก Delimited แล้วกด Next ดังรูป ครับ

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Next จะปรากฏหน้าจอดังรูป ให้คลิกที่ Finish

จะได้ผลการแยกคอลลัมน์ตามที่เราต้องการ คือ คำนำหน้า / ชื่อ / นามสกุล ดังรูป

สามารถอ่าน Tricks & Tips ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน MS Excel อื่นๆ ในBlog KM ของสำนักหอสมุด ได้ที่
1.  การฝังฟอนต์ลงในเอกสาร MS Word เพื่อให้ฟอนต์ไม่ผิดเพี้ยน 0
2. การลบข้อมูลซ้ำ ด้วย Microsoft Excel 2013 
3.  การตั้งค่าข้อมูลที่คุณต้องการให้เป็นค่าต่อเนื่อง (Series) ใน MS Excel 2013