เราชาวสำนักหอสมุดหลายคนคงเคยได้รับการแต่งตั้งให้เป็น คณะกรรมการตรวจรับพัสดุ ในการจัดซื้อและการจัดจ้างทั่วไป ยกเว้นการจ้างก่อสร้าง แต่ท่านทราบกันหรือไม่ว่า หากท่านได้รับแต่งตั้งเป็นกรรมการตรวจรับพัสดุแล้ว ท่านจะต้องมีหน้าที่อย่างไรบ้าง บทความนี้ผู้เขียนจึงขอนำสาระสำคัญของการตรวจรับพัสดุมาชี้แจงให้ท่านทราบ เพื่อให้ท่านได้ทำหน้าที่คณะกรรมการตรวจรับพัสดุได้ถูกต้องและสอดคล้องกับระเบียบ
บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ (ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. ๒๕๓๕) มี 7 ข้อ หลักๆ ดังนี้
- ตรวจ ณ ที่นั้น
การตรวจรับพัสดุจะต้องทำ ณ ที่ทำการของพัสดุนั้น หรือสถานที่ส่งมอบซึ่งกำหนดไว้ในข้อตกลง
- ตรวจให้ครบ
ต้องตรวจรับพัสดุให้ถูกต้องครบถ้วนตามหลักฐานที่ตกลงกันไว้
- ตรวจให้เร็วที่สุด
โดยปกติให้ตรวจรับพัสดุในวันที่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างนำพัสดุมาส่ง และดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด
- ตรวจรับไว้เฉพาะที่ถูกต้อง
กรณีส่งมอบถูกต้องแต่ไม่ครบจำนวน หรือครบจำนวนแต่ไม่ถูกต้องทั้งหมด ให้ตรวจรับไว้เฉพาะจำนวนที่ถูกต้อง และให้รีบรายงานหัวหน้าส่วนราชการ
- รับพัสดุไว้พร้อมทำใบตรวจรับ
เมื่อการตรวจถูกต้องครบถ้วนแล้ว ให้รับพัสดุมามอบแก่เจ้าหน้าที่พัสดุพร้อมกับใบตรวจรับ และถือว่าการส่งมอบพัสดุถูกต้องครบถ้วนตั้งแต่วันที่พัสดุนั้นมาส่ง
**แต่ถ้าไม่เป็นไปตามข้อตกลง ให้รายงานหัวหน้าส่วนราชการผ่านหัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ เพื่อทราบหรือสั่งการ
- พัสดุประกอบกันเป็นชุด ต้องส่งมอบให้ครบ
ถ้าขาดส่วนประกอบอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วทำให้ไม่สามารถใช้การได้โดยสมบูรณ์ ให้ถือว่าผู้ขายหรือผู้รับจ้างยังมิได้ส่งมอบพัสดุนั้น
- กรรมการไม่ยอมรับพัสดุ
หากคณะกรรมการตรวจรับพัสดุบางคนไม่ยอมรับพัสดุ โดยทำความเห็นแย้งไว้ ให้เสนอหัวหน้าส่วน
จะเห็นได้ว่าการเป็นกรรมการตรวจรับพัสดุไม่ใช่เรื่องยากเลย เพียงแต่ต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับเงื่อนไขข้อตกลงให้ชัดเจน และต้องมีความมละเอียดรอบคอบ ระมัดระวัง เพื่อไม่ให้เกิดผลเสียต่อหน่วยงานได้ หากพี่ๆ น้องๆ ชาวสำนักฯ มีเรื่องเกี่ยวกับงานพัสดุอื่นๆ ที่ยังไม่เข้าใจ ก้อสามารถสอบถามมาได้ที่ airriz@tu.ac.th งานพัสดุจะพยายามหาคำตอบมาให้นะคะ