หนังสือใหม่ก่อนออกให้บริการจะต้องมีการเปลี่ยนสถานะในการให้บริการนั่นคือการทำ Check in เพื่อเปลี่ยนสถานะของหนังสือในฐานข้อมูลจาก Cataloging Division เป็น Shelving Cart  โดย

1.  นำหนังสือใหม่ที่ได้ตรวจรับจากฝ่ายบริหารจัดการฯ

2.  เปิดหน้าจอ Circulation ของโปรแกรม Koha

3.  คลิกเลือก Check in

4.  อ่าน Barcode ตัวเล่มหนังสือใหม่ลงในช่องอ่านBarcode

5.  หน้าจอจะปรากฎหน้า  Check in

พร้อมกันนี้สถานะของหนังสือจะเปลี่ยนจาก Cataloging Division เป็น Shelving Cart โดยอัตโนมัติ เมื่อทำรายการ Check in เป็นที่เรียบร้อยแล้ว

ก็จะเป็นขั้นตอนของการ Add an item to หนังสือใหม่ของแต่ละเดือน เพื่อความสะดวกในการสืบค้นของผู้ใช้บริการ

มีขั้นตอนในการดำเนินการดังนี้

1.  เปิดหน้าจอ Circulation ของโปรแกรม Koha

2.  คลิก More เลือก Lists

3.  หน้าจอจะปรากฏ New Lists  รายชื่อหนังสือใหม่

4.  คลิกเลือกเดือนและภาษาของหนังสือหน้าจอจะปรากฏช่องอ่าน Barcode หนังสือหน้าจอจะปรากฏรายชื่อหนังสือใหม่ ผู้ใช้บริการสามารถคลิกที่ชื่อเรื่องของหนังสือ หน้าจอจะปรากฎรายละเอียดของหนังสือเล่มดังกล่าวพร้อมทั้งแสดงรูปเล่มหนังสือ

 

5.  แยกหนังสือใหม่ส่งตาม Collection ต่างๆ เช่น หนังสือส.ก.ว.  หนังสือห้องอาจารย์ ป๋วย  อึ้งภากรณ์  หนังสือห้องอาจารย์ ชาญวิทย์ เกษตรศิริ เป็นต้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่ประจำดำเนินการติดสันและจัดเรียงตาม Collection ต่างๆ

6.  จัดแสดงหนังสือใหม่ส่วนที่เหลือเข้าชั้นแสดงหนังสือใหม่

7.  นำหนังสือของเดิมที่ชั้นแสดงหนังสือใหม่ เก็บส่งห้องแยกหนังสือ

การเตรียมหนังสือใหม่จะต้องจัดทำให้รวดเร็ว เพื่อให้ผู้ใช้บริการได้อ่านหนังสือใหม่ได้ทุกวัน