งานตรวจสอบและแยกประเภททรัพยากรสารนิเทศ เป็นงานที่ทำหน้าที่คัดกรองทรัพยากรฯ ที่คัดเลือกแล้วมาตรวจสอบเพื่อป้องกันการจัดหาซ้ำ การตรวจสอบจะทำตามลำดับความสำคัญของการจัดหาทรัพยากรฯ เข้ามาในห้องสมุด คือตรวจสอบรายชื่อทรัพยากรฯ ที่ต้องการสั่งซื้อ (Order) หรือ รายการเสนอแนะจากผู้ใช้ (Book Suggestion) เป็นลำดับแรก เพราะจะเกี่ยวข้องกับระยะเวลาในการให้ร้านค้าไปดำเนินการจัดหาตัวเล่มให้และต้องควบคุมงบประมาณในการจัดหาด้วย ตามด้วยหนังสือที่ร้านค้านำตัวเล่มมาเสนอขาย เป็นลำดับที่สอง และตรวจสอบทรัพยากรฯที่ได้เปล่าหรือได้รับบริจาคจากแหล่งต่างๆ เป็นลำดับสุดท้าย แต่ถ้ามีรายการใดที่ผู้ใช้ต้องการด่วนจะต้องตรวจสอบให้ก่อนเป็นลำดับแรกเสมอ ซึ่งการทำงานมีขั้นตอนดังนี้

หลังจากได้รับตัวเล่มหรือรายชื่อทรัพยากรฯ แล้ว ผู้ตรวจสอบจะนำทรัพยากรฯ เหล่านั้นมาตรวจสอบกับฐานข้อมูล Koha โดยใช้ทางเลือกหลายทางในการตรวจสอบ ได้แก่ ชื่อเรื่อง ชื่อผู้รับผิดชอบ (ผู้แต่ง ผู้แปล บรรณาธิการ) เลขมาตรฐานสากลประจำหนังสือ (ISBN) ชื่อชุด

เพื่อแยกประเภททรัพยากรฯ ออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่

1.ชื่อใหม่ คือ ทรัพยากรฯ ชื่อนั้นไม่เคยจัดหาเข้ามาในห้องสมุด กรณีนี้จะจัดหา(ซื้อ) เข้าห้องสมุด 2 เล่ม สำหรับหนังสือภาษาไทย และ 1 เล่ม สำหรับภาษาต่างประเทศ

2.รายการซ้ำ ฉบับพิมพ์เดิม (Duplicate) ตรวจสอบแล้วข้อมูลในฐานตรงกับทรัพยากรฯที่นำมาตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบจะดูรายการ item ว่ามีจำนวนเพียงพอกับผู้ใช้หรือไม่ ถ้ามีเพียงพอแล้วจะไม่รับเข้าห้องสมุด

3.รายการซ้ำ ฉบับพิมพ์ครั้งแตกต่าง (REPRINT) เมื่อตรวจสอบแล้วพบว่าทรัพยากรฯ มีเนื้อหาเหมือนเดิมแต่เป็นฉบับพิมพ์ครั้งที่แตกต่างจากเล่มเดิม ผู้ตรวจสอบจะพิจารณารูปเล่มจากฉบับพิมพ์ครั้งก่อนเพื่อดูว่าชำรุดหรือไม่ เพื่อจะได้จัดหาเพิ่มเติมหรือทดแทนเล่มเดิมที่ชำรุด

4.รายการฉบับพิมพ์ครั้งใหม่กว่า (NEW ED) กรณีตรวจสอบแล้วพบว่าทรัพยากรฯ ที่จัดหามาเป็นฉบับพิมพ์ครั้งที่ใหม่กว่า มีการแก้ไข เพิ่มเติมเนื้อหา จะพิจารณารับเข้าห้องสมุด ถ้าเป็นภาษาไทยจะพิจารณาซื้อ 2 เล่ม ภาษาต่างประเทศ 1 เล่ม

เมื่อตรวจสอบและแยกประเภทแล้วจะนำทรัพยากรฯ ที่พิจารณารับเข้าห้องสมุด พิมพ์รายการบรรณานุกรมเบื้องต้นในโปรแกรม Senayan เพื่อเป็นการระบุว่าห้องสมุดได้ดำเนินการจัดหาทรัพยากรฯ เข้าห้องสมุดแล้ว