สวัสดีค่ะ วันนี้ PIVOTTABLE -3  ขอเสนอเรื่อง การคำนวณผลข้อมูลค่ะ

ในการใช้งาน PivotTable  เป็นการเเสดงผลของตารางฐานข้อมูลที่เราสามารถกำหนดการเเสดงข้อมูลให้เเสดงออกมาในมุมมองหรือรูปแบบที่เราต้องการได้ ซึ่งการเเสดงผลข้อมูลนั้นมักจะมีการเเสดงในรูปแบบที่มีการแสดงจำนวนที่เป็นนับ ผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือร้อยละเป็นต้น  เเละสามารถกำหนดมุมมองในการเเสดงผลได้อีกด้วย

เริ่มจากเเปลงข้อมูลตารางฐานข้อมูลมาเป็น PivotTable เเล้วจากนั้นลากข้อมูลที่ต้องการที่ปรากฏเป็นหัวข้อใน  PivotTable  Fields  จากนั้นคลิกเลือกในช่องสี่เหลี่ยมหน้าหัวข้อเพื่อเลือก โดยข้อมูลของหัวข้อที่เลือกจะไปปรากฎใน lows หรือ collumns ซึ่งสามารย้ายจากไปช่องอื่นที่เราต้องการได้เพียง ลากข้อมูลไปวางไว้ในช้่องที่เราต้องการ

เมื่อเราต้องการผลการคำนวณของหัวหัวข้อที่เราต้องการ

– ให้คลิกขวาที่หัวข้อ ที่เราต้องการเลือก Add to Values  ในช่อง  Values จะปรากฏข้อมูลที่เราเลือกโดยจะเเดสงว่าข้อมูลที่เราเลือกนั้นคำนวณด้วยสูตรใด เช่น count of …… , average of….. เป็นต้น

–  หากต้องการให้ผลการคำนวณเเสดงเป็นค่าเสดงค่าเป็นสูตรใดให้ไปที่ช่อง Values เเล้วคลิกที่หัวข้อที่ต้องการเลือก จากนั้นเลือก Value field setting (หรือ Double คลิก ที่หัวข้อเดียวกันนี้ในตารางเเสดงผล)

– เลือกสูตรที่ต้องการใน summarize values by  จากนั้นเลือก OK

– ถ้าต้องการให้เเสดงเป็นร้อยละ สามารถทำตามข้อด้านบนเเต่ให้เลือกสูตรที่ show values as จากนั้นเลือกคลิกที่ no calculation จากเเสดงการคำนวณร้อยละในรูปเเบบต่างๆ ให้เลือกว่าจะคิดร้อยละของอะไร ซึ่งร้อยละที่ใช้ในทั่วไปคือร้อยละของทั้งหมด เลือกที่  “% of Grand Total”

– ผลการคำนวณก็จะไปปรากฏในตารางเเสดงผลด้านซ้ายมือ  โดยจะเห็นได้ว่าหัวตารางนั้น สามารถเเก้ไขให้เป็นชื่อที่เราต้องการได้ เพียงเเค่คลิก 1 ครั้งเเละพิมพ์ชื่อที่ต้องการได้เลย

pivot table เป็นเครื่องมือหนึ่งบน Excel ที่นำข้อมูลที่อยู่ในลักษณะของตารางฐานข้อมูลมาประมวลผลเพื่อให้ดูผลสรุปในรูปแบบหรือมุมมองต่างๆ ตามต้องการ
เมื่อต้องการเริ่มต้นการใช้งาน PIVOT TABLE เริ่มได้จากการมีฐานข้อมูลในลักษณะตารางฐานข้อมูล

จากนั้นเลือกทั้งหมด หรือ Ctrl + A จากนั้นเลือก INSERT >>> Pivot Table จะปรากฏ Window “Create Pivot Table” เลือก OK เพื่อให้ผล Pivot Table ปรากฎใน Sheet ใหม่

หน้า PivotTable

จากนั้นก็เข้าสู่หน้า Pivot Table ซึ่งจะปรากฏพื้นที่ว่างๆ ในด้านซ้าย ส่วนทางด้านขวาคือพื้นของ PivotTable Fields

โดยช่องที่ 1 (ด้านบนที่มีพื้จนที่ใหญ่สุด) นั้น เป็นช่องที่เป็นหัวข้อ ตามหัวตารางเดิมนั่นเอง นอกจากนั้นยังมี 4 ช่องเล็กๆ ด้านล่างเป็นช่องที่เราสามารถดึงข้อมูลมาใส่เพื่อให้ปรากฏเป็นในมุมมองตามที่เราต้องการ โดยเจ้า 4 ช่องนั้นได้เเก่ FILTERS, COLUMNS , ROWS, VALUES ซึ่งหน้าที่ของเเต่ละช่องนั้นประกอบไปด้วย

1. Report Filter : มีหน้าที่คัดกรองข้อมูลที่จะให้เเสดงใน PivotTable page
2. Column Label : มีหน้าที่นำข้อมูลที่เราไปเเสดงในรูปแบบของคอลัมน์ นั่นหมายถึง หัวข้อ/กลุ่มหรือหัวตารางเดิม จะมาปรากฏอยู่ในหัวตาราง Pivot เพื่อให้เกิดการจัดกลุ่มเเบบคอลัมน์
3. Row Label : มีหน้าที่นำข้อมูลที่เราไปเเสดงในรูปแบบของเเถว นั่นหมายถึง หัวข้อ/กลุ่มหรือหัวตารางเดิม จะมาปรากฏอยู่ในด้านซ้ายของตาราง Pivot เพื่อให้เกิดการจัดกลุ่มเเบบเเถว
4. Values : มีหน้าที่คำนวณข้อมูลที่เราเลือกมาใส่ ซึ่งสามารถทำได้ในหลายรูปแบบ เช่น SUM, Count, Average, Max, Min โดยอาจแสดงได้ทั้งในรูปแบบปกติ, %ของทั้งหมด, %ของแถว,%ของคอลัมน์, การรวมแบบสะสมค่า เป็นต้น

ซึ่งข้อมูลหลังจากที่เราเลือกข้อมูลมาใส่ในรูปแบบที่เราต้องการเเล้ว ยังสามารถกรองข้อมูลเฉพาะข้อมูลที่เราต้องการเเสดงของหัวข้อนั้นๆ ด้วยการเลือกสัญลักษณ์ สามเหลี่ยม ท้ายหัวข้อนั้นๆ เเล้วเลือก/ไม่เลือก ข้อมูลที่ต้องการ หลังจากนั้นตารางเเสดงผลจะปรากฏเฉพาะข้อมูลที่เราเลือก

นี่เป็นเพียงการใช้งาน PivotTable โดยทั่วไปเท่านั่น เพราะ PivotTable ยังมีการใช้งานอื่นๆ ที่ทำให้สะดวกในการนำมาข้อมูลมาประมวลผลได้อีกมากมาย

อ้างอิงข้อมูล : http://www.inwexcel.com/pivot-table-essential/ (ปลุกเทพ Excel ในตัวคุณ)