ลองคิดดูนะค่ะ ว่าถ้าหน่วยงานที่มีบุคลากรหรือพนักงาน ต้องใช้ห้องประชุม เพื่อประชุม และรถยนต์ เพื่อใช้ในการไปติดต่อกับหน่วยงานภายนอก คงจะวุ่นวายในการหาสถานที่ หารถ และคงต้องมีค่าใช้จ่ายหมดไปเรื่องเหล่านี้และถ้าต้องจัดการเองทั้งหมด คงจะวุ่นวายมากทีเดียว
การจองห้องประชุม และการจองรถยนต์ จึงต้องมีบุคลากรประจำเพื่อดูแลในเรื่องเหล่านี้ แต่ก่อนที่ยังไม่มีระบบการจองห้องประชุม และระบบการจองรถยนต์ ต้องใช้วิธีการบอกกล่าว และโทรศัพท์แจ้ง จึงต้องสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น การแจ้งความประสงค์ในการขอใช้ห้องประชุม ต้องทราบจำนวนผู้เข้าประชุม ความต้องการในใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ความต้องการให้จัดหาเครื่องดื่ม อาหารว่าง และอาหารกลางวัน เหล่านี้เป็นหน้าที่ที่ผู้รับผิดชอบอย่างเราต้องดูแลให้เกิดความเรียบร้อย รวมถึงการจองรถยนต์ก็ต้องทราบเวลาใช้รถ สถานที่ที่จะไป รอรับกลับด้วยหรือไม่ ซึ่งบางครั้งก็มั่วอยู่เหมือนกัน ไม่มีห้องให้บ้าง เรื่องการจองรถยนต์ก็เวลาตรงกันบ้าง ทำให้ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอยู่เสมอๆ จนกระทั่งสำนักหอสมุด มีการพัฒนาระบบการจองห้องประชุม การจองรถยนต์ ช่วยดิฉันสบายขึ้นมากกว่าเดิม เพราะระบบช่วยในการกรอกข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็น สามารถจัดหาหรืออำนวยความสะดวก เพียงแต่บุคลากรเข้าไปในระบบการจองห้องประชุม และ จองรถยนต์ของสำนักหอสมุดฯ เท่านั้น เห็นได้ชัดว่าการมีระบบที่ดีมันดีอย่างนี้นี่เอง