เครื่องถ่ายเอกสารเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่มีความสำคัญมากชนิดหนึ่ง
จึงควรหาวิธีบำรุงรักษาให้สามารถใช้งานได้ดี ไม่มีปัญหา และทำให้ประหยัดงบประมาณในการบำรุงเครื่องอีกด้วย อันจะส่งผลให้การทำงานมีประสิทธิภาพ การบำรุงรักษาเครื่องเบื้องต้นทำได้ดังนี้
- ในการถ่ายเอกสาร หากกระดาษเข้าไปติดในเครื่องให้สังเกตการณ์ทำงานของลูกยางว่า หมุนไปในทิศทางใดดึงกระดาษที่ติดไว้ออกตามลักษณะการหมุนของลูกยางนั้น
- อย่าใช้ปลั๊กร่วมกับเครื่องใช้ชนิดอื่น เพื่อ ประสิทธิภาพของเครื่อง
- ตรวจดูวัสดุที่ใช้กับเครื่องถ่ายเอกสารให้ปริมาณเพียงพอ
- ใช้เครื่องถ่ายเอกสารตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
- ระมัดระวังอย่าให้เครื่องถ่ายเอกสารถูกน้ำ และอย่าให้ฝุ่นเข้าเครื่อง
- หากเครื่องชำรุด อย่าทำการซ่อมแซมด้วยตนเอง ให้เรียกช่างหรือผู้ชำนาญการมาทำการซ่อม
- หากมีข้อสงสัยในการใช้เครื่อง ให้สอบถามช่างหรือผู้เชี่ยวชาญการใช้เครื่อง
- ควรมีบันทึกประจำเครื่องเพื่อทำการบันทึกประวัติของเครื่องไว้
- เมื่อเลิกใช้เครื่อง ควรถอดปลั๊กไฟออก และใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้งหลังจากเลิกใช้งานในแต่ละวันเพื่อป้องกันฝุ่นละอองเข้าเครื่อง
เมื่อทำได้เช่นนี้การใช้เครื่องถ่ายเอกสารก็จะใช้ได้ยาวนานและมั่นใจได้ว่าจะทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นแน่นอน