หอสมุดปรีดี  พนมยงค์  มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์  เป็นหนึ่งในห้องสมุดให้บริการทรัพยากรสารสนเทศที่หลากหลายสาขาวิชาและสื่อการเรียนรู้ต่าง ๆ    ซึ่งในแต่ละวันจะมีผู้ใช้บริการห้องสมุด ทั้งนักศึกษา อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ และบุคคลภายนอก  เข้ามาค้นหาหนังสือและสืบค้นสารสนเทศที่ต้องการ

ปัญหาที่ผู้ใช้มักมาแจ้งเจ้าหน้าที่ห้องสมุดบ่อยๆ คือ  “หาหนังสือบนชั้นไม่พบ”  ถึงแม้สืบค้นจากระบบคอมพิวเตอร์แล้วพบว่า  “หนังสืออยู่บนชั้นหนังสือและพร้อมให้บริการ “  แต่เมื่อเดินไปที่ชั้นหนังสือกลับไม่พบตัวเล่มที่ต้องการ

สำหรับสาเหตุที่ผู้ใช้มักหาหนังสือไม่พบ  เนื่องจาก

1. มีผู้อื่นยืมไป
2. มีผู้อื่นใช้บริการอยู่  เช่น นำไปถ่ายเอกสาร  เป็นต้น
3. เป็นหนังสือของห้องสมุดอื่น
4. จดเลขเรียกหนังสือผิด
5. หาชั้นหนังสือไม่พบ
6. หนังสือเรียงผิดที่
7. ผู้ใช้ไม่รู้ระบบการเรียงหนังสือของห้องสมุด
8. หนังสืออยู่ชั้นพักรอเรียงขึ้นชั้น
9. หนังสืออยู่ห้องแยก

จากปัญหาที่เกิดขึ้นห้องสมุดจึงได้จัดทำ  ” แบบบันทึกการช่วยหาหนังสือห้องสมุด…………………….” ที่เป็นแนวปฏิบัติร่วมกันของห้องสมุดทุกแห่งในมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ เพื่อช่วยเหลือในการค้นหาและให้คำแนะนำ เมื่อผู้ใช้บริการหาหนังสือไม่พบ

เมื่อผู้ใช้บริการแจ้งกรณีหาหนังสือที่ตัวเล่มไม่พบ เจ้าหน้าที่ห้องสมุดจะให้กรอกแบบฟอร์มบันทึกการช่วยหาหนังสือซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

1. วัน เดือน ปี ที่ต้องการให้ช่วยหาหนังสือ
2. ประเภทผู้ใช้บริการ เช่น นักศึกษาปริญญาตรี , นักศึกษาปริญญาโท, อาจารย์, บุคลากร มธ,  บุคคลภายนอก
3. หมายเลขโทรศัพท์/มือถือที่ติดต่อได้
4. E-MAIL ที่ติดต่อได้
5. ชื่อหนังสือที่ต้องการให้ช่วยค้นหา
6. เลขเรียกหนังสือที่ต้องการให้ช่วยค้นหา

โดยในแบบฟอร์มจะมีส่วนข้อมูลของเจ้าหน้าที่ด้วย ได้แก่   ชื่อเจ้าหน้าที่ติดตามการช่วยค้นหา   และวัน เดือน ปี ที่รับเรื่องในการช่วยค้นหา

ทั้งนี้ เมื่อเจ้าหน้าที่ห้องสมุดหาหนังสือพบแล้ว จะแจ้งไปยังผู้ใช้บริการให้มาติดต่อรับหนังสือ  ตามที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม อาทิ  โทรศัพท์ หรือ E-MAIL  พร้อมกับแจ้งให้เจ้าหน้าที่ห้องสมุดที่เกี่ยวข้องรับทราบด้วย กรณีเมื่อผู้ใช้บริการมาติดต่อรับหนังสือ