การชดใช้หนังสือหายมี 2 วิธี คือ การชดใช้หนังสือหายด้วยการชำระเงิน และการชดใช้ด้วยการซื้อมาชดใช้

1.การชดใช้หนังสือหายด้วยการชำระเงิน

การชดใช้หนังสือหายด้วยการชำระเงิน ผู้รับบริการจะต้องชำระเงินเป็นจำนวน 2 เท่า ของราคาหนังสือ ตัวอย่างเช่น หนังสือราคาเล่มละ 1,000 บาท ผู้รับบริการจะต้องชำระเงินเป็นจำนวน 2,000 บาท และค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท รวมทั้งสิ้น 2,100 บาท เป็นต้น

แต่ถ้าหากไม่ปรากฎราคาของหนังสือเช่น หนังสือบริจาค วิทยานิพนธ์ ฯลฯ ปรับขั้นต่ำเล่มละ 300 บาท และค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท รวมทั้งสิ้น 400 บาท

การชดใช้หนังสือหายด้วยการชำระเงิน มีขั้นตอน ดังนี้

1.1 ให้ผู้รับบริการกรอกข้อมูลใบยินยอมในการชำระหนี้สินแก่ห้องสมุด

1.2 เปิดหน้าจอ CKO แล้วพิมพ์เลขประจำตัว (ID) ของผู้รับบริการ

1.3 หน้าจอจะปรากฏรายการหนังสือที่หาย จากนั้นตรวจสอบรายการหนังสือให้ตรงกับใบยินยอมการชำระหนี้สินแก่ห้องสมุด เช่น ชื่อหนังสือ เลขเรียกหนังสือ และบาร์โค้ด

1.4 คลิกที่บาร์โค้ดของหนังสือที่หายเพื่อดูราคาของหนังสือที่ผู้รับบริการต้องชำระ โดยดูราคาได้ที่ Replacement price ราคานี้จะเป็นราคา 2 เท่าของหนังสือและค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท

1.5 เปลี่ยนสถานะของหนังสือที่ช่อง Lost status ให้เป็น Lost and paid จากนั้น คลิก   Set status

จะปรากฎหน้าจอ ดังภาพ

1.6 พิมพ์ข้อความใน Non-public note ดังนี้ “(ชื่อผู้รับบริการ) ชดใช้ค่าหนังสือหายเป็นเงินราคา … บาท ตามใบเสร็จเล่มที่ … เลขที่ … วันที่ … (ชื่อเจ้าหน้าที่)” หรือกรณีชดใช้ค่าหนังสือด้วยเครื่อง EDC ให้พิมพ์ข้อความว่า “(ชื่อผู้รับบริการ) ชดใช้ค่าหนังสือหายเป็นเงินราคา … บาท จ่ายเงินด้วย EDC” ในช่อง Non-public note แล้วคลิก Update ข้อความนี้จะปรากฏที่หนังสือที่หาย

1.7 ทำ Payment ในระบบ โดยไปที่หน้า CKO ของผู้รับบริการ แล้วคลิก Make payment

1.8 หน้าจอจะปรากฎรายการค่าปรับทั้งหมด ให้คลิกเลือกเฉพาะรายการหนังสือที่หาย (Lost item) แล้วคลิก Pay selected จากนั้นค่าปรับของหนังสือที่หาย จะหายไปจากรายการค่าปรับ

1.9 รายการทรัพยากรสารสนเทศที่หาย จะหายไปจากชื่อของผู้รับบริการ

กรณีไม่ปรากฏราคาของหนังสือ จะคิดค่าปรับ 400 บาทต่อเล่ม เป็นค่าหนังสือ 300 บาท และค่าดำเนินการ 100 บาท แต่ต้องทำการใส่ราคาของหนังสือก่อน ค่าปรับหนังสือจึงจะปรากฎ  โดยสามารถดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้

1. ไปที่หน้า CKO ผู้รับบริการ

2. Copy บาร์โค้ดของหนังสือที่หาย ไปใส่ในช่อง Search the catalog แล้วคลิก Edit หนังสือเล่มที่หาย

3. ที่ช่อง g – Cost, normal purchase price ให้ใส่จำนวนเงิน 150 บาท ระบบจะทำการคำนวนค่าหนังสือ 2 เท่า เป็น 300 บาท และค่าดำเนินการทางเทคนิคอีก 100 รวมเป็น 400 บาท โดยดูยอดรวมได้ที่ v – Cost/replacement price ให้แล้วเรียบร้อย จากนั้นคลิก Save change

4. ราคาค่าปรับของหนังสือจะปรากฎรวมกับค่าปรับต่าง ๆ ที่หน้า CKO ของผู้รับบริการ

5. ทำตามขั้นตอนการเปลี่ยนสถานะของหนังสือให้เป็น Lost and Paid และพิมพ์ note ตามข้อ 1.5 และ 1.6
6. ทำตามขั้นตอนการ Payment ตามข้อ 1.7 และ 1.8

2.การชดใช้หนังสือหายด้วยการซื้อมาชดใช้

การชดใช้หนังสือหายด้วยการซื้อมาชดใช้ ผู้รับบริการจะต้องซื้อหนังสือที่หายมาชดใช้ โดยชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง และปีที่พิมพ์จะต้องเหมือนกัน หรือใหม่กว่าก็ได้ โดยเมื่อผู้รับบริการซื้อมาชดใช้ จะต้องชำระค่าดำเนินการทางเทคนิคเป็นเงิน 100 บาท

ขั้นตอนกรณีผู้รับบริการซื้อทรัพยากรสารสนเทศมาชดใช้ มีดังนี้ 

 2.1 ทำการ CKI ทรัพยากรสารสนเทศที่หายก่อน โดยนำบาร์โค้ดของหนังสือที่หายไป CKI จากนั้นหนังสือรายการนั้นจะหายไปจากชื่อขอผู้รับบริการ

2.2 พิมพ์บาร์โค้ดของหนังสือที่หาย ไปใส่ในช่อง Search the catalog แล้วคลิก Edit หนังสือเล่มที่หาย แล้วเปลี่ยน Lost status เป็น Lost แล้วคลิก Set status

2.3 พิมพ์ข้อความใน Non-public note ดังนี้ “(ชื่อผู้รับบริการ) ซื้อหนังสือมาชดใช้และจ่ายค่าดำเนินการทางเทคนิค 100 บาท ตามใบเสร็จเล่มที่ … เลขที่ … วันที่ … (ชื่อเจ้าหน้าที่)” จากนั้นคลิก Update

2.4 นำตัวเล่มหนังสือที่ผู้ใช้ซื้อมาชดใช้พร้อมใบยินยอมชำระหนี้สินส่งผู้ปฏิบัติงานจัดหาของห้องสมุด เพื่อดำเนินการต่อไป