Process Improvement -สร้างนวัตกรรมการทำงานร่วมกัน | การจัดการความรู้ภายใน หอสมุดแห่งมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

TULIBs กับความสำเร็จของกิจกรรม Process Improvement

สำนักหอสมุดจัดกิจกรรมนำเสนอโครงการ Process improvement เพื่อการสร้างนวัตกรรมการแก้ปัญหาในการทำงาน ของหน่วยงานต่างๆ ภายในสำนักหอสมุด เมื่อวันที่ 13 สิงหาคม 2558 ที่ผ่านมา ณ ห้อง IL 1 ชั้น U 1 หอสมุดปรีดี พนมยงค์ มธ.ท่าพระจันทร์ นำทีมโดยนางสาวสุภาพร ชัยธัมมะปกรณ์ รองผู้อำนวยการสำนักหอสมุด สายบริหารและพัฒนา พร้อมด้วยตัวแทนบุคลากรสำนักหอสมุดที่นำเสนอโครงการ

ทั้งนี้ โครงการ Process improvement เริ่มดำเนินการมาตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2558 โดยมีการประชุมแนะนำการจัดทำโครงการและนำเสนอเนื้องานที่จะดำเนินการในแต่ละหน่วยงาน ซึ่งมีทั้งหมด 9 กลุ่มได้แก่ ฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ งานจัดการข้อมูล สำนักงานเลขานุการ งานพัสดุและอาคารสถานที่ และงานธุรการ ฝ่ายเทคโนโลยีห้องสมุด ฝ่ายส่งเสริมและพัฒนาห้องสมุด หอสมุดปรีดี พนมยงค์ หอสมุดป๋วย อึ๊งภากรณ์ ห้องสมุดศูนย์รังสิต และห้องสมุดสาขา

รองผู้อำนวยการสายบริหารและพัฒนามอบรางวัลต่อยหอยแก่ งานจัดการข้อมูล ฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ

ในการนำเสนอโครงการเพื่อให้มีความน่าสนใจ ได้จัดกลุ่ม commentator ในการเสนอโดยแบ่งเป็น green feedback (ซึ่งจะต้องพูดแต่สิ่งที่ชอบ) และ red feedback (ซึ่งจะบอกแต่สิ่งที่ไม่ชอบ ให้คำแนะนำ และสิ่งที่ควรปรับปรุง) ผู้นำเสนอ รับฟังอย่างเดียว ไม่มีการอธิบายเพิ่มเติมพร้อมขอบคุณเพื่อให้เกิดกระบวนการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน เมื่อการนำเสนอแต่ละกลุ่มจบลง มีการซักถามจากผู้ฟังกลุ่มอื่นๆ เพื่อให้เกิดความชัดเจนในปัญหา และกระบวนการปรับปรุงว่ามีขั้นตอนหรือจะได้ผลตามที่วางแผนไว้

ตัวอย่าง งานจัดการข้อมูล ฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ได้นำเสนอ 2 ประเด็น ปัญหาคือ

ปัญหา: การทำงานบนระบบ OCLC Connexion และนำข้อมูลเข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัติ Koha ยังปฏิบัติไม่เหมือนกันและส่วนใหญ่ใช้วิธีสร้าง Bib. ใหม่ บน OCLC

สาเหตุ: บรรณารักษ์ยังไม่เข้าใจวิธีการปฏิบัติงานที่ถูกต้องบนฐานข้อมูล OCLC และแต่ละคนมีวิธีการปฏิบัติที่ไม่เหมือนกัน

วิธีการแก้ปัญหา:
1.บรรณารักษ์ทุกคนช่วยกันพิจารณาถึงปัญหาที่พบในการทำรายการทรัพยากรแต่ละประเภท และหาแนวทางการปฏิบัติงานร่วมกันเพื่อที่จะทำให้การดำเนินงานบน OCLC และฐานข้อมูล Koha ดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น
2. เมื่อได้ข้อสรุปแล้วจัดทำเป็นคู่มือปฏิบัติงานเพื่อใช้ในฝ่ายต่อไป

มีการกำหนดผู้รับผิดชอบ และกำหนดระยะเวลาที่ดำเนินการ

ปัญหาที่ 2: ข้อมูลในระบบฐานข้อมูล Koha ไม่ถูกต้องทำให้เป็นปัญหาแก่ ผู้ใช้บริการ และ ผู้ให้บริการ รวมถึงการจัดทำข้อมูลรายงานสถิติต่างๆ ของสำนักหอสมุดที่เกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศในระบบ Koha

สาเหตุ: บรรณารักษ์/เจ้าหน้าที่ ผู้ปฏิบัติงานใส่ข้อมูลในระบบไม่ถูกต้อง

วิธีการแก้ปัญหา: มีการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะส่วนที่จะกระทบกับงานบริการ การสืบค้น และรายงานสถิติต่างๆ เช่น ประเภทของทรัพยากร (Collection) ต้องสัมพันธ์กับ shelving location การระบุภาษาให้สัมพันธ์กับบรรณานุกรม เป็นต้น

มีการกำหนดผู้รับผิดชอบ และกำหนดระยะเวลาที่ดำเนินการ

แต่ละกลุ่มได้นำเสนอให้เห็นถึงประเด็นหรือปัญหาที่สมควรจะนำมาวิเคราะห์เพื่อให้เกิดการปรับปรุงกระบวนการในการทำงาน มีการเลือกประเด็น/ปัญหาที่มีผลกระทบอย่างมาก ถ้าไม่รีบดำเนินการ พร้อมเสนอแนวทางการแก้ปัญหา

กลุ่มที่ทำหน้าที่ให้ feedback ได้ทำหน้าที่อย่างเต็มที่ ทำให้ทราบกระบวนการทำงานของแต่งานที่นำเสนอ และได้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นจากงานที่ทำในลักษณะเดียวกัน และได้แนวทางในการนำไปประยุกต์กับงานของตนเองด้วย

เมื่อจบการนำเสนอและการให้ feedback ซึ่งเต็มไปด้วยสาระและให้ความเห็นแบบไม่เครียด มีการ vote ให้คะแนน พร้อมมอบรางวัลให้กับกลุ่มต่างๆ โดยแบ่งเป็น 3 รางวัลได้แก่ รางวัลต่อยหอย (การนำเสนอดีเด่น) รางวัลคุณเจ๋งอ่ะ (ไอเดียดี) และรางวัลโดนใจใช่เลย (ยอดนิยม) โดยกลุ่มที่ได้รับรางวัลต่อยหอยได้แก่ งานจัดการข้อมูล ฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ รางวัลคุณเจ๋งอ่ะ ได้แก่ ฝ่ายเทคโนโลยีห้องสมุด และรางวัลโดนใจใช่เลย ได้แก่ หอสมุดป๋วย อึ๊งภากรณ์