วันที่1-3 มิถุนายน 2559 ผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าร่วมอบรมเรื่อง เทคนิคการเขียนเพื่อนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ โดยวิทยากรประกอบด้วย
อ.จริยา บุณยะประภัศร วิทยากรอิสระและที่ปรึกษาการบริหารจัดการองค์กรและบริหารทรัพยากรมนุษย์
ผศ.ม.ล.ฐิติรัตน์ ลดาวัลย์ อดีตอาจารย์ประจำภาควิชาภาษาไทย คณะศิลปศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ซึ่งได้ถ่ายทอดความรู้ และเทคนิคการเขียนเพื่อนำเสนอที่เป็นประโยชน์แก่ผู้เข้าอบรมหลายเรื่อง เนื่องจากเนื้อหาที่อบรมทั้ง 3 วัน มีจำนวนมาก ผู้เขียนจึงขอแบ่งนำเสนอความรู้ที่ได้อบรมมาตามหัวข้อสำคัญ ในบทความนี้จะนำเสนอเรื่อง การสร้างระบบข้อมูลเพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ มีกระบวนการสำคัญดังนี้

1. กระบวนการวิเคราะห์ข้อมูล (Analyze) ประกอบด้วย

1.1 การกำหนดวัตถุประสงค์ของผู้เขียนหรือผลลัพธ์ที่ต้องการจากผู้อ่าน  ผู้เขียนต้องทราบก่อนว่าวัตถุประสงค์ในการเขียนของตนเองคืออะไร ถ้าไม่สามารถกำหนดวัตถุประสงค์ที่แน่ชัดได้ ผู้เขียนควรวิเคราะห์ว่าสิ่งที่ต้องการให้ผู้อ่านได้รับคืออะไร เช่น ผู้อ่านเข้าใจ เห็นความสำคัญ คล้อยตาม เป็นต้น แล้วนำมากำหนดเป็นวัตถุประสงค์ เพื่อให้เนื้อหาที่ต้องการเขียน สื่อความได้อย่างชัดเจนและถูกต้องตามความต้องการ

1.2 วิเคราะห์ผู้อ่าน  จากอายุ เพศ ตำแหน่ง ความรู้ ประสบการณ์ การศึกษา วัฒนธรรม ฯลฯ

1.3 กำหนดเนื้อหาที่จะเขียน โดยเริ่มกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของเนื้อหา ในส่วนของข้อมูลที่จะเขียนต้องตอบวัตถุประสงค์ให้ครบและสอดคล้องกับความต้องการของผู้อ่าน ในกรณีที่ผู้อ่านมีลักษณะที่แตกต่างกัน ดังตัวอย่างที่กำหนดให้ หลักในการกำหนดเนื้อหาควรมีดังนี้

– ผู้อ่านมีทัศนคติที่ไม่เห็นด้วยอยู่ก่อน        เนื้อหาควรประกอบด้วย ข้อดีและข้อเสีย โดยอธิบายว่า ถ้าทำแล้วดี มีผลอย่างไร ถ้าไม่ทำจะมีผลเสียอย่างไร (เพื่อโน้มน้าวให้ผู้อ่านยอมรับ)

– ผู้อ่านมีทางเลือกหลายทาง        จำแนกทางเลือกทั้งหมด และเปรียบเทียบข้อดี/ข้อด้อยของแต่ละทาง ถ้าผู้เขียนต้องการให้ผู้อ่านคล้อยตามทางเลือกที่กำหนดไว้ ควรแสดงข้อดีมากกว่าข้อด้อย ส่วนทางเลือกอื่น ๆ ควรมีข้อด้อยมากกว่าข้อดี

– ผู้อ่านตัดสินใจเห็นชอบอย่างเร่งด่วน            ถ้าเป็นการนำเสนอปัญหาให้ผู้อ่านตัดสินใจควรเรียงลำดับความสำคัญของปัญหา จากปัญหาหลักมารอง พร้อมนำเสนอผลกระทบของปัญหา สาเหตุ แนวทางแก้ไข และความคิดเห็น

– การนำเสนอแนวคิดใหม่ให้ผู้อ่านเห็นชอบ           เนื้อหาเริ่มแรกควรเป็นการอธิบายว่าแนวคิดใหม่ที่ต้องการนำเสนอคืออะไร พร้อมนำเสนอเหตุผลที่สมเหตุสมผล และอ้างอิงองค์กรที่เคยนำแนวคิดนี้มาใช้และประสบความสำเร็จ หรือข้อมูลประกอบที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ เพื่อขจัดความเห็นแย้งของผู้อ่าน

2. กระบวนการจัดระบบข้อมูลเพื่อเตรียมการเขียน (Organize) มีดังนี้

2.1 ย่อขนาดข้อมูลให้เหมาะกับความจำของผู้อ่าน จากการวิจัยระบุว่า ความสามารถในการจำของผู้อ่านอยู่ที่ 5-9 บรรทัด
2.2 จัดเนื้อหาเดียวกันไว้ด้วยกัน
2.3 ตั้งชื่อกลุ่มข้อมูล ที่ผู้อ่านสามารถเข้าใจได้ง่าย
2.4 เลือกใช้คำที่ให้ความหมายชัดเจน สอดคล้องกันทั้งเรื่อง
2.5 ใช้รูปภาพประกอบ เพื่อให้ผู้อ่านมโนภาพตาม
2.6 จัดข้อมูลให้ผู้อ่านสะดวกในการค้นหา ในกรณีที่นำเสนองานชิ้นเดียวกันให้ผู้อ่านหลายกลุ่ม ควรแบ่งแยกข้อมูลให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้อ่านอ่านเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเอง

3. กระบวนการนำเสนอข้อมูล (Present)   วิธีในการนำเสนอข้อมูลจะขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูล มีรายละเอียด ดังนี้

ในการอบรมท่านวิทยากรจะบรรยายทฤษฎีและเปิดให้ผู้เข้าอบรมซักถามข้อสงสัยหรือปัญหา เพื่อให้ผู้เข้าอบรมเข้าใจกระบวนการสร้างระบบข้อมูล และนำความคิดเสนอออกมาในรูปแบบการเขียน โดยการทำแบบฝึกหัดและฝึกปฏิบัติจริง ทำให้ผู้เข้าอบรมทราบเทคนิคและข้อบกพร้องในการจัดระบบข้อมูลที่ต้องการนำเสนอ พร้อมทั้งได้แนวคิดใหม่ ๆ จากการนำเสนอของผู้เข้าอบรมท่านอื่น  นอกจากเรื่องกระบวนการการสร้างระบบข้อมูลเพื่อการสื่อสาร ยังมีเทคนิคอื่น ๆที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเขียนมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะขอนำเสนอในบทความต่อไป

---

บรรณานุกรม

จริยา บุณยะประภัศร. (2558). การสร้างระบบข้อมูลเพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ . ใน สำนักเสริมศึกษาและบริการสังคม มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์, เทคนิคการเขียนเพื่อนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ, กรุงเทพฯ