“การประกันคุณภาพ” เป็นวิธีบริหารจัดการเพื่อเป็นหลักประกันหรือสร้างความมั่นใจว่ากระบวนการหรือการดำเนินงานจะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพตรงตามที่กำหนด หอสมุดแห่งมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ เป็นหน่วยงานหนึ่งที่ยึดหลักคุณภาพในการปฏิบัติงานมาโดยตลอด ซึ่งที่ผ่านมา หอสมุดฯ มีการใช้ระบบคุณภาพต่างๆ อาทิ รายงานการประเมินตนเอง (Self Assessment Report: SAR) เกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินการที่เป็นเลิศ (Education Criteria for Performance Excellence: EdPEx) และปัจจุบัน หอสมุดฯ อยู่ระหว่างการใช้ระบบ ISO 9001:2015 เป็นระบบบริหารคุณภาพขององค์กร โดยตั้งเป้าหมายไว้ว่าภายในต้นปีงบประมาณ 2561  หอสมุดฯ จะต้องได้รับการรับรองระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015

หลังจากที่หอสมุดฯ ได้รับความเห็นชอบจากกรรมการอำนวยการหอสมุดฯ ซึ่งมีท่านอธิการบดีเป็นประธาน เมื่อเดือนกันยายน 2559 ให้นำระบบ ISO 9001:2015 มาใช้เป็นระบบบริหารคุณภาพขององค์กร ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานของหอสมุดฯ ต่างร่วมมือร่วมใจกัน โดยเริ่มต้นด้วยการเข้ารับการอบรมหลักสูตรที่เกี่ยวข้อง เริ่มตั้งแต่ ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวมาตรฐาน ISO 9001:2015 การเรียนรู้ข้อกำหนด การจัดทำเอกสารคุณภาพ และการตรวจติดตามคุณภาพภายใน ซึ่งผลผลิตจากการเรียนรู้และการทำความเข้าใจ ทำให้ได้มาซึ่งขอบเขตระบบบริหารคุณภาพขององค์กร นโยบายคุณภาพ และวัตถุประสงค์คุณภาพ และได้ประกาศแก่ประชาคมหอสมุดฯ ในการสัมมนาบุคลากรประจำปี 2560 เมื่อวันที่ 20 มิถุนายน 2560 มีรายละเอียดดังนี้

นโยบายคุณภาพ

คุณภาพนำหน้า พัฒนางานก้าวไกล หอสมุดฯ ล้ำสมัย ใส่ใจผู้รับบริการ

วัตถุประสงค์คุณภาพ

• ระดับความพึงพอใจคุณภาพบริการ ไม่น้อยกว่าร้อยละ 85
• มีนวัตกรรมบริการอย่างน้อยปีละ 5 นวัตกรรม
• มีกระบวนการที่ได้รับการปรับปรุง ไม่น้อยกว่าร้อยละ 80

ขอบเขตระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015

ให้บริการห้องสมุด ทรัพยากรสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศ และสถานที่ในการบริการอ่านหนังสือและประชุมกลุ่ม (ไม่มีกระบวนการออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ ตามข้อกำหนด 8.3)

หอสมุดฯ ได้วางแนวทางในการจัดการระบบบริหารคุณภาพตามข้อกำหนด ISO 9001:2015 ทุกกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการ เพื่อต้องการแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศและให้บริการ ตามความต้องการของอาจารย์ นักศึกษา และผู้ใช้บริการ ที่มุ่งสร้างความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ โดยการนำระบบ ISO มาใช้อย่างเกิดประสิทธิผลกับระบบงาน รวมถึงการใช้กระบวนการเพื่อการปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง รับประกันความสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบบริหารคุณภาพ และกฎระเบียบของส่วนราชการ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตามแผนผังกระบวนการบริหารคุณภาพ (Quality Management Process Chart) ตามรูปภาพประกอบ

ตั้งแต่วันที่ 1 สิงหาคม 2560 ทุกหน่วยงานในขอบเขตของการขอรับรองตามระบบ ISO ได้เริ่มปฏิบัติงานตามเอกสารคุณภาพ ซึ่งครอบคลุมทั้งสิ้น 14 กระบวนงาน ประกอบด้วย (1) งานนโยบายและยุทธศาสตร์ (2) การบริหารความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลง (3) การบริหารทรัพยากรมนุษย์ (4) การจัดการความรู้ (5) การบริหารอาคารสถานที่และยานพาหนะ (6) การบริหารจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ (7) การสื่อสารองค์กร (8) การควบคุมเอกสารและข้อมูล (9) การจัดการและจัดเตรียมทรัพยากรสารสนเทศ (10) งานบริหารการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (11) งานบริหารพัสดุและทรัพย์สิน (12) งานบริการห้องสมุด (13) การตรวจติดตามคุณภาพภายใน (14) การปฏิบัติการแก้ไขและปรับปรุง

เมื่อปฏิบัติงานมาได้ระยะเวลาหนึ่ง ก็ได้ดำเนินการตรวจติดตามคุณภาพภายใน (Internal Audit) ขึ้น 2 ครั้ง โดยครั้งที่ 1 เมื่อวันที่ 29 สิงหาคม – 1 กันยายน 2560 นำทีมโดยอาจารย์กฤษณ์ ปัทมโรจน์ รองผู้อำนวยการสายบริการ และครั้งที่ 2 เมื่อวันที่ 4-5 กันยายน 2560 นำทีมโดยอาจารย์วิภูษิต จันทร์มณี วิทยากรและที่ปรึกษาระบบ ISO ของหอสมุดฯ ซึ่งจากการตรวจติดตามคุณภาพภายในทั้ง 2 ครั้ง ทำให้บุคลากรหอสมุดฯ ผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจประเมิน (Auditor) และผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการถูกตรวจ (Auditee) ได้รับความรู้และประสบการณ์ตรง เพราะนอกจากจะช่วยให้ทราบแนวทางการตรวจประเมินที่จะเกิดขึ้นจากการตรวจโดยผู้ตรวจประเมินภายนอกแล้ว ผลจากการตรวจ ยังทำให้ทราบข้อบกพร่อง หรือข้อเสนอแนะ เพื่อนำไปปรับปรุงพัฒนางาน และป้องกันการเกิดซ้ำ

ทั้งนี้ เมื่อวันที่ 18 กันยายน 2560 ได้มีการนำผลจากการดำเนินงานระบบ ISO เข้าสู่การประชุมทบทวนโดยฝ่ายบริหาร ซึ่งหอสมุดฯ ได้บรรจุเป็นวาระหนึ่งในการประชุมคณะกรรมการดำเนินงาน โดยต้องมีการประชุมอย่างน้อยทุก 6 เดือน และหากมีกรณีจาเป็นต่อการตรวจสอบจากบุคคลที่ 3 หรือตามความต้องการในระบบบริหารคุณภาพที่ผู้ใช้บริการร้องมา ให้เปิดการประชุมนัดพิเศษได้ โดยในการประชุมจะต้องประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

a) สถานะของการดำเนินการจากการทบทวนโดยฝ่ายบริหารครั้งก่อนหน้า

b) การเปลี่ยนแปลงจากประเด็นภายนอกและภายในที่เกี่ยวข้องกับระบบบริหารคุณภาพ รวมถึงทิศทางกลยุทธ์ขององค์กร

c) ข้อมูลสมรรถนะของระบบบริหารคุณภาพ รวมทั้งแนวโน้มที่เกี่ยวข้องกับ

1. ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการและการตอบสนองจากผู้ที่มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง
2. การบรรลุวัตถุประสงค์คุณภาพ
3. สมรรถนะกระบวนการและความสอดคล้องของบริการ
4. สิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดและการปฏิบัติการแก้ไข
5. ผลลัพธ์ของการเฝ้าระวังและการวัด
6. ผลการตรวจประเมินต่าง ๆ
7. สมรรถนะของผู้จัดหาจากแหล่งภายนอก

d) ความเพียงพอของทรัพยากร

e) ประสิทธิผลของการดำเนินการตามความเสี่ยงและโอกาสที่ถูกกำหนดขึ้น

f) โอกาสในการปรับปรุง

สำหรับความคืบหน้าของหอสมุดฯ ในการตรวจประเมินเพื่อการรับรองระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015 โดยผู้ตรวจประเมินภายนอก จากบริษัท SGS ที่จะมีขึ้น Stage 1 วันที่ 29 กันยายน 2560 และ Stage 2 วันที่ 30 ตุลาคม 2560 จะรายงานความคืบหน้าต่อไป