ในปัจจุบันการป้องกันการคัดลอกข้อมูล นั้นก็มีอยู่หลายวิธี แต่ที่จะนำเสนอนี้คือโปรแกรม Acrobat Pro 9 Extended เรามีข้อมูลที่ไม่ต้องการให้ผู้อื่นคัดลอกถึงจะแปลงเป็น .pdf (ต้นฉบับนั้นมาจาก Microsoft Office) ก็สามารถคัดลอกข้อมูลนั้นได้ถ้าหากเราไม่ป้องกันการคัดลอกไฟล์นั้น และก่อนอื่นเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณต้องมีโปรแกรม Acrobat Pro 9 Extended ด้วยนะค๊ะถึงจะทำได้ ดังนั้นเราควรจะป้องกันการคัดลอกข้อมูลด้วยวิธีง่าย ๆ ดังนี้
ขั้นตอนการเซ็ต Security โปรแกรม Acrobat Pro 9 Extended
- เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat Pro 9 Extended
2. เมนู Advanced เลือก Security เลื่อนเม้าส์ไปทางขวามือ เลือก Manage Security Policies
3. Manage Security Policies เลือก New
4. จะได้หน้าต่าง New Security Policy เลือก Use passwords คลิก Next
5. โปรแกรม default ที่ Save these settings as a policy ในช่อง policy name : พิมพ์ชื่อหรือหมายเลขก็ได้เพื่อกำหนดค่าที่ต้องการ เช่น (policy name : 12345) ส่วนในช่อง Description: ไม่ต้องพิมพ์ โปรแกรมจะ default Save passwords with the policy ต่อจากนั้นคลิก Next
6. จะได้หน้าต่าง Password Security Settings (หน้าต่างนี้รายละเอียดดูมากไปนิดหนึ่ง)
Compatibility : default Acrobat 7.0 and later
Select Document Components to Encrypt : จะ default ที่ Encrypt all document contents
Permissions : เลือก Restrict editing and printing of document, a password will be required in order to change these permission settings.
Change Permissions Password : พิมพ์ Password จำไว้ห้าม ลืมเด็ดขาด
Printing Allowed : เลือก Low Resolution (150 .dpi) คุณภาพ จากการสั่งพิมพ์ก็ไม่แตกต่าง High Resolution
Change Allowed : ไม่ต้องเลือก
ไม่ต้องเลือก Enable copying of text, images, and other content คลิกเลือก Enable text access for screen reader devices for the visually impaired ตอบ OK (ดูภาพประกอบ)
7. จะได้หน้าต่าง Adobe Acrobat-Confirm Permissions Password ให้ พิมพ์ Password ที่เราตั้งครั้งแรกเพื่อยืนยันการใช้ Password นี้ คลิก OK แล้วคลิก OK อีกครั้ง แล้วคลิก Next
8. จะได้หน้าต่าง New Security Policy : ซึ่งจะบอกรายละเอียดต่าง ๆ ที่เรา ตั้งค่าไว้ คลิก Finish เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการเซ็ต Security โปรแกรม Acrobat Pro Extended
ขั้นตอนการล็อคไฟล์
1. เปิดไฟล์นามสกุล .pdf แล้วเลื่อนไปที่เมนู Advanced เลือก Security เลือกชื่อ 12345 ที่เราตั้งค่าไว้
2. จะได้หน้าต่าง Applying New Security Settings คลิก Ok ค่ะ
3. ขั้นตอนสุดท้ายคลิก Save เป็นอันเสร็จขั้นตอนการล็อคไฟล์
ขั้นตอนการปลดล็อคไฟล์
- ถ้าต้องการปลดล็อคไฟล์ไปรูปกุญแจที่ Secure เลือก Remove Security
2. พิมพ์ Password ที่เราตั้งไว้ คลิก Ok
3. ที่หน้าต่าง Adobe Acrobat จะขึ้นคำว่า Are you sure you want to remove security from this document? คลิก Ok ค่ะ
4. คลิก Save ข้อมูล เป็นอันเสร็จสิ้นขั้นตอนการปลดล็อคไฟล์
การ Set Password ในส่วนนี้ต้องจำให้ได้ว่าตั้งอะไรไว้ ถ้าจำไม่ได้ปลดไม่ได้นะค๊ะ ต้องหาโปรแกรมอื่นมาปลดล็อคซึ่งยุ่งยากพอสมควร ข้อดีของการ Set Security แบบนี้ ถ้ามีข้อมูล .pdf จำนวนมากสามารถลดขั้นตอนการทำงานได้เป็นอย่างดี ปริมาณงานที่ได้รับก็เพิ่มมากขึ้น อีกประการหนึ่งโดยทั่ว ๆ ไปเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะมีโปรแกรม Adobe Acrobat Reader (Read) ซึ่งโปรแกรมนี้อ่านได้อย่างเดียวนะค๊ะ ส่วนโปรแกรม Acrobat Pro 9 Extended ได้ทั้ง (Read-Write) ค่ะ