ในทุกๆ ปี สำนักหอสมุดจะต้องมีการสัมมนาบุคลากรประจำปี เพื่อเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากร และเพื่อทำความเข้าใจในเรื่องต่างๆ ของสำนักหอสมุดร่วมกัน ซึ่งในการจัดสัมมาบุคลากรนั้นจะมีขั้นตอนต่างๆ ดังนี้

1. หาสถานที่ที่จะต้องไปสัมมนา โดยการสอบถามบุคลากรของสำนักฯ  แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็จะต้องคำนึงถึงสภาพภูมิอากาศ และช่วงเดือนที่จะต้องไป ซึ่งส่วนใหญ่ห้องสมุดของเราจะไปในช่วงปิดเทอม เพื่อให้ส่งผลกระทบกับผู้ใช้บริการให้น้อยที่สุด

2. เมื่อหาสถานที่ที่จะไปได้แล้ว เราจะต้องหาที่พัก ที่ไหนบ้างที่จะจุคนได้เป็นจำนวนมาก มีกิจกรรมให้บุคลากรสามารถที่จะทำได้  และในช่วงเวลาที่เราจัดสัมมนา โรงแรมสามารถที่จะรองรับบุคลากรของเราได้หรือมีห้องเพียงพอหรือไม่

3. เมื่อได้วันที่จะไปสัมมนาเรียบร้อยแล้ว ก็จะสอบถามบุคลากรเพื่อให้ทราบจำนวนของคนที่จะไปสัมมนา เพื่อดำเนินการจองที่พัก และรถ

4. เมื่อได้จำนวนคนที่แน่นอนแล้ว ก็ดำเนินการติดต่อโรงแรม และรถ ให้พอดีกับจำนวนบุคลากร และหากจะต้องมีการปิดห้องสมุดเพื่อไปสัมมนาจะต้องดำเนินการทำบันทึกแจ้งไปยังมหาวิทยาลัย

5. จัดทำกำหนดการ วางแผนว่าจะให้บุคลากรเดินทางเมื่อไหร่ ขึ้นรถยังไง  และจะมีการดูงานที่ไหนบ้าง

6. หลังจากนั้นก็จะต้องติดต่อในเรื่องที่พัก  อาหาร สถานที่ดูงาน และสรุปรวมค่าใช้จ่ายเพื่อนำไปจัดทำโครงการ

7. จัดทำโครงการเพื่อขออนุมัติงบประมาณในการเดินทาง

8. ในขั้นตอนนี้จะต้องมีการคอนเฟิร์มห้องพักอีกครั้ง รวมทั้งร้านอาหาร รถ  และสถานที่ศึกษาดูงาน เพื่อจ่ายเงินมัดจำ

9. เมื่อได้ห้องพักและจำนวนคนที่แน่นอน ก็จะต้องจัดห้องพักให้กับบุคลากร และจัดรถให้ว่าใครจะขึ้นที่รังสิต หรือท่าพระจันทร์

10. จะต้องหาคนคุมรถแต่ละคันเพื่อให้ดูแลความเรียบร้อย และอำนวยความสะดวกให้แก่บุคลากร คันละ 2 คน อีกทั้งจะต้องมีการนัดแนะเพื่อให้เข้าใจตรงกัน

11. จัดเตรียมในเรื่องของน้ำที่จะนำขึ้นไปแจกบนรถ  และทำบันทึกไปยังมหาวิทยาลัยสำหรับบุคลากรที่ต้องการจะนำรถมาจอดค้างคืนที่มหาวิทยาลัยในวันที่เราไปสัมมนา รวมถึงการทำบันทึกไปขอที่จอดรถบัสที่จะเข้ามารับบุคลากรด้วย

12. ในวันก่อนเดินทาง 1-2 วันก็จะมีการแจก tag กระเป๋าให้กับบุคลากร และทำเรื่องเพื่อขอเบิกยาสามัญประจำบ้านไว้สำหรับการเดินทาง หากๆ ป้าๆ พี่ๆน้องๆ  ไม่สบาย ปวดท้องก็สามารถมาขอยาได้ที่คนคุมรถนะคะ

ขอให้เดินทางโดยสวัสดิภาพและมีความสุขตลอดการเดินทางนะคะ