การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศเข้าห้องสมุดประเภทสั่งซื้อและเสนอขาย เมื่อดำเนินการสั่งซื้อแล้ว ร้านค้าหรือตัวแทนจำหน่ายได้จัดหาหนังสือและส่งตัวเล่มพร้อมใบส่งของ ใบเสนอราคา และใบสั่งซื้อ อย่างละ 3 ชุด (ต้นฉบับ 1 ชุด สำเนา 2 ชุด)
เจ้าหน้าที่จะดำเนินการตรวจสอบว่าได้รับหนังสือครบตามรายการที่สั่งซื้อ พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารและความสมบูรณ์ของตัวเล่ม (ถ้าเล่มชำรุดสามารถแจ้งเปลี่ยนตัวเล่มได้) จากนั้นจะนำตัวเล่มมาตรวจสอบกับฐานข้อมูล Koha เพื่อแยกประเภททรัพยากรฯ และตรวจสอบกับโปรแกรม Senayan เพื่อเขียนชื่อผู้สั่งซื้อในใบสลิป พร้มระบุรหัสห้องสมุด ลำดับที่ในใบส่งของ รหัสย่อของร้านค้าหรือตัวแทนจำหน่าย และราคาเต็มของหนังสือ (ใบส่งของจะระบุทั้งราคาเต็มและราคาส่วนลด)
ที่ตัวเล่มของหนังสือระบุรหัสห้องสมุดที่เป็นเจ้าของที่หน้าปกใน หลังจากตรวจสอบตัวเล่มแล้ว เจ้าหน้าที่จะทำต้นเรื่องแนบไปกับใบส่งของ ใบเสนอราคาทั้ง 3 ชุด เพื่อส่งฝ่ายบริหารจัดการฯ เมื่อฝ่ายบริหารจัดการฯ รับเล่มครบแล้ว จะเซ็นรับสำเนาใบส่งของ 1 ชุดพร้อมระบุวันที่แล้วส่งคืนห้องสมุด เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการสั่งซื้อตามรายชื่อร้านค้า ส่วนต้นฉบับและสำเนาอีก 2 ชุด จะถูกส่งไปงานการเงินเพื่อดำเนินการต่อไป
ในกรณีที่ร้านค้าไม่สามารถจัดหาเล่มให้กับห้องสมุดได้ทันตามกำหนด (ซึ่งกำหนดไว้ 60-90 วัน) ร้านค้าจะแจ้งกับทางห้องสมุดถึงปัญหาในการสั่งซื้อและขอคำยืนยันในการสั่งซื้อหรือยกเลิกการสั่งซื้อสำหรับหนังสือเล่มที่มีปัญหาต่อไป