ก่อนจะถึงวันงานประชุมวิชาการ ควรมีการเตรียมความพร้อมโดยนัดประชุมคณะทำงานหรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องในแต่ละฝ่าย โดยแจ้งความพร้อมหรือการเตรียมการในแต่ละส่วนที่รับผิดชอบ เพื่อจะได้ตรวจสอบว่ายังมีรายการใด หรือเรื่องใด ที่ยังไม่เรียบร้อยหรือยังต้องการประสานงานหรือความช่วยเหลือจากฝ่ายอื่นๆ สมทบ

การเตรียมความพร้อมก่อนวันงานและในว้นจัดงาน ควรจัดทำกำหนดการและกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นแบบ minute by minute เพื่อเป็น Check list และเป็นการกำหนดคิวงานในแต่ละขั้นตอน เสมือนเป็นตัวกำกับคิวงาน ผู้ที่คอยดูแลงานในภาพรวมสามารถใช้แบบฟอร์มนี้เป็นตัวช่วยได้เป็นอย่างดี เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดหรือเกิดให้น้อยที่สุด จากตัวอย่างที่ให้มานี้ เป็นการกำหนดโดยคร่าวๆ เท่านั้น สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ค่ะ เมื่อถึงวันจริงเพียงแต่ดำเนินการให้เป็นไปตามคิวที่วางไว้ อาจจะมีเหตุการณ์ที่นอกเหนือบางอย่างเกิดขึ้นหรือมีปัญหา เป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และเก็บไว้เป็นบทเรียนในการจัดงานครั้งต่อไป

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง
ประชุมวิชาการ ตอน เมื่อได้หัวข้อ
ประชุมวิชาการ ตอน เขียนโครงการ 
ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม
ประชุมวิชาการ ตอน การประชาสัมพันธ์
ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน
ประชุมวิชาการ ตอน วันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน เอกสารประกอบการบรรยาย
ประชุมวิชาการ ตอน หลังการจัดประชุมวิชาการ