ในการซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศของห้องสมุดสัญญาฯ นั้น ส่วนมากอาจารย์ในคณะนิติศาสตร์เป็นผู้เลือกให้เพราะว่าจะได้ตรงตามความประสงค์ของอาจารย์ที่ต้องการใช้เองและให้นักศึกษาค้นคว้าด้วย ขั้นตอนในการจัดซื้อมีดังนี้คือ
- ตรวจนับตัวเล่มที่ร้านมาเสนอให้ตรงกับรายการในใบเสนอราคา/ใบส่งของ แล้วเซ็นรับหนังสือ ในช่องผู้รับ
- ตรวจเช็คกับโปรแกรม Koha ว่าห้องสมุดมีแล้วหรือไม่ และ Senayan เพื่อดูว่าเคยสั่งซื้อแล้วหรือไม่ เพื่อป้องกันการสั่งซื้อซ้ำ
- เมื่อตรวจแล้วพบว่าไม่เคยสั่งซื้อหรือยังไม่มี จึงพิมพ์รายชื่อหนังสือและทำสำเนาส่งให้อาจารย์เพื่อเลือก มีกำหนดระยะเวลาในการเลือกประมาณ 15 วัน โดยอาจารย์จะมาเลือกด้วยตัวเองที่ห้องสมุดหรือส่งเฉพาะรายชื่อที่เลือกมาก็ได้
- เมื่อครบกำหนดเวลาแล้วก็จะนำหนังสือที่อาจารย์เลือกไว้มาตรวจสอบกับระบบของห้องสมุดอีกครั้งหนึ่ง เพื่อจะได้ไม่ซื้อหนังสือซ้ำ จากนั้นก็โทรแจ้งร้านค้าให้ทำใบส่งของและใบเสนอราคาตามรายการที่อาจารย์เลือกไว้ จำนวน 3 ชุด
- นำตัวเล่มส่วนที่เลือกไว้มาเขียนตัวอักษร “น” ว่าเป็นของห้องสมุดสัญญาฯ ที่ตรงกลางด้านบนของหน้า title page มีกระดาษเสียบไว้ที่ตัวเล่มซึ่งเขียนรายละเอียดเกี่ยวกับราคาหนังสือเล่มนั้น ชื่ออาจารย์ผู้สั่งซื้อ เป็นหนังสือพิมพ์ใหม่หรือพิมพ์แก้ไขเพิ่มเติม ตามหลักเกณฑ์ที่ฝ่ายบริหารจัดการกำหนด แล้วเขียนหมายเลขลำดับที่ตามใบ invoice เพื่อให้ฝ่ายบริหารจัดการตรวจสอบกับรายการใน invoice ได้สะดวกรวดเร็ว
- มัดตัวเล่มเพื่อเตรียมส่งฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ
- พิมพ์บันทึกข้อความ ลงรายละเอียดซื้อร้านค้า เลขที่ใบส่งของ ใบเสนอราคา จำนวนเงิน จำนวนรายการและเล่ม แนบกับใบส่งของและใบเสนอราคา ส่งพร้อมตัวเล่มหนังสือให้ฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ
- ลงรายการงบประมาณของห้องสมุดที่ Drop Box ใน folder ตรวจสอบงบประมาณ
เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการจัดซื้อหนังสือภาษาต่างประเทศที่ร้านนำมาเสนอขาย