ปัจจุบันการจัดประชุมวิชาการ มักจะเป็นกิจกรรมที่เกือบทุกหน่วยงานจัดขึ้น บางหน่วยงานมีการวางแผนการจัดเป็นประจำทุกปี และมีการใช้ชื่อว่า การประชุมวิชาการประจำปี … ต่อด้วยหัวเรื่อง หรือ Theme ของการจัดในปีนั้น

การจัดประชุมวิชาการประจำปี จัดเพื่อเป็นบริการวิชาการแก่สังคม เพื่อเป็นการแสดงผลงานทางวิชาการ หรือความก้าวหน้าขององค์กรเพื่อเผยแพร่ให้สาธารณชนรับทราบ เป็นความรู้  หรือเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์หน่วยงาน/องค์กร หรือเพื่อเป็นการจัดเพื่อตอบตัวชี้วัดขององค์กร ก็แล้วแต่ โดยมีการจัดเก็บค่าลงทะเบียน หรือไม่คิดค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมกิจกรรม ไม่ว่าการจัดกิจกรรมใดๆ ก็ตาม สิ่งที่ต้องลงไปกับการจัดแต่ละครั้งก็คือ กำลังคน กำลังทรัพย์ จึงต้องมีการบริหารจัดการเรื่องดังกล่าวเป็นอย่างดี

การจัดประชุมวิชาการ สิ่งที่ยากที่สุด อยู่ตรงไหน จากประสบการณ์ในการจัดที่ผ่านมาหลายๆ ปี ขอยกให้ความยากอยู่ที่การคิดหัวข้อเรื่อง ของการจัดประชุมวิชาการ มากที่สุด เพราะต้องคิดว่า

หัวข้อใด เป็นหัวข้อที่โดน โดนในที่นี้ คือ เมื่อประชาสัมพันธ์ไปแล้ว ผู้ที่เห็นหรือผู้ที่เป็นลูกค้าของหน่วยงานเรา เกิดความสนใจ ต้องการที่จะมาเข้าร่วมงานทันที อ่านแล้วเกิดความเข้าใจและเห็นความสำคัญของการต้องเข้ามาร่วมกิจกรรม เรื่อง โดนหรือไม่โดน มีความเสี่ยงอยู่เหมือนกัน เพราะเนื้อหาหรือ Theme ที่จะจัดดีทีเดียว แต่ตั้งชื่อหัวข้อ ไม่โดนใจ ไม่จูงใจ เกิดอาการที่อ่านแล้วหรือเห็นแล้วเฉยๆ ต้องอาศัยการอ่านเรื่องย่อของหัวข้อ แล้วถึงเข้าใจหรือเกิดความสนใจตามมา

การตั้งชื่อหัวข้อหรือหัวเรื่องที่โดน บางครั้งก็เด่นเกินไป แต่มีจุดอ่อนที่เนื้อหา เมื่อเข้าร่วมกิจกรรมแล้ว ไม่เป็นตามหัวข้อที่ตั้งไว้ ผู้เข้าประชุมรู้สึกผิดหวัง เสียเวลา หนีออกมาก่อน เพราะประเมินแล้ว ไม่ได้ความรู้หรือสาระอะไรใหม่ๆ

ดังนั้น เมื่อมีการวางแผนการจัดประชุมวิชาการ การตั้งหัวข้อเรื่อง ต้องมีการระดมสมองเพื่อช่วยกันหาประเด็นหรือหัวข้อที่จะนำเสนอ อาจจะเป็นการสำรวจแนวโน้มของเรื่องที่หน่วยงานของเราเกี่ยวข้อง ตอนนี้มีแนวโน้มไปทางไหน อาจจะนำเสนอแนวโน้มต่างๆ ให้กับกลุ่มเป้าหมายของเราก็ได้ หรือการนำเสนอนวัตกรรมใหม่ หรือผลงานใหม่ที่เกิดขึ้น หรืออาจจะตามกระแสของโลกหรือประเทศก็ได้ เช่น การรณรงค์เรื่อง ภาวะโลกร้อน ก็จะมีการเสนอในเรื่อง Green เกือบทุกหน่วยงานออกมา ดังนี้เป็นต้น

กรณีที่จัดตามกระแสสังคม ต้องพิจารณาว่า หน่วยงานของเราต้องจัดให้มีความต่าง หรือจะเปลี่ยนรูปโฉมใหม่ของการจัดประชุมวิชาการไปเลย กล่าวคือ ประชุมวิชาการโดยทั่วไป มักจะเป็นลักษณะที่เชิญวิทยากรมาบรรยายแต่ละ session แบ่งซอยหัวข้อย่อยกันเยอะมาก ทั้งวันอัดแน่นไปด้วยความรู้ กลับมาแล้วจำอะไรไม่ได้เลย เปลี่ยนมาเป็นการจัดในลักษณะอื่นๆ ดูบ้าง เช่น การจัดแบบ Workshop แต่ทั้งนี้ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ก็ตาม ต้องมีความเสี่ยงตามมา ความเสี่ยงในเรื่อง คนมาร่วมประชุมวิชาการน้อย ข้อนี้ต้องยอมรับว่า เรารับได้แค่ไหนว่าน้อย อยากจะให้สัมพันธ์ไปกับการลงทุนเรื่องงบประมาณด้วย และผลตอบรับเมื่อเสร็จสิ้นการประชุมแล้วด้วย เพราะคนน้อย แต่ไม่ขาดทุน ในทางกลับกันได้รับผลตอบรับกลับมาดี ถึง ดีมาก แต่เราจะไม่ทราบผล จนกว่างานจะเสร็จสิ้นแล้ว และต้องอยู่ที่การดำเนินการเรื่อง workshop ให้ดี ทีมวิทยากรดี คนเข้าร่วมประชุมเป็นกลุ่มคนที่พร้อมจะ workshop กับเรา สนุก ได้ความรู้ นำไปใช้กับการทำงานได้จริงกว่าการนั่งฟังวิชาการแต่ละหัวข้อ แล้วก็เก็บไว้อยู่แบบนั้น

เมื่อได้หัวข้อของการจัดประชุมวิชาการแล้ว ต้องระมัดระวังในการเสนอเนื้อหาของการบรรยายให้สัมพันธ์กับหัวข้อที่ตั้งไว้ เพราะบางงานก็จัดหัวข้อที่นำเสนอไม่เกี่ยวเนื่องกัน หรือสัมพันธ์กัน ลักษณะแบบนี้ต้องระวัง เพราะจะพบกับคำถามที่ว่า การบรรยายนี้เกี่ยวกับหัวข้ออย่างไร การนำเสนอการบรรยายในแต่ละครั้ง จึงต้องคลุมให้อยู่ใน Theme ซึ่งต้องพิจารณาให้ถ่องแท้ก่อนว่า เกี่ยวกันตรงไหน

ตัวช่วยที่จะทำให้การจัดประชุมวิชาการของเราน่าสนใจ ซึ่งจะมีความสัมพันธ์กับหัวข้อเรื่องที่จัด ก็คือ วิทยากร หัวข้อดีแล้ว แต่วิทยากร ไม่ใช่บุคคลที่เป็นที่รู้จักว่าเป็นผู้ที่เชี่ยวชาญในหัวข้อนั้นจริงๆ มาพูด ก็อาจจะไม่เชิญชวน การกำหนดตัววิทยากร เป็นอีกประเด็นที่ใช้เป็นช่องทางการเรียกคนเข้าร่วมกิจกรรมเลยทีเดียว กล่าวคือ พอพุูดถึงเรื่องนี้ ต้องเป็นวิทยากรคนนี้

ยังมีต่อ (อีกหลายตอน) นะคะ
ประชุมวิชาการ ตอน เมื่อได้หัวข้อ
ประชุมวิชาการ ตอน เขียนโครงการ
ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม
ประชุมวิชาการ ตอน การประชาสัมพันธ์
ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน
ประชุมวิชาการ ตอน เตรียมความพร้อมก่อนวันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน วันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน เอกสารประกอบการบรรยาย
ประชุมวิชาการ ตอน หลังการจัดประชุมวิชาการ