สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ใช้ Dropbox เพื่อการแบ่งปันไฟล์ใช้งานร่วมกันมาเป็นระยะเวลานานกว่า 2 ปีและพบว่าหลายไฟล์ที่ใช้ร่วมกันและแก้ไขในเวลาเดียวกันจะเกิด conflicted copy ขึ้น

ครั้งแรก ๆ ทุกคนไม่ทราบว่า conflicted copy คืออะไร หลังจากทำงานไประยะหนึ่ง หลายคนก็อาจจะยังไม่ทราบว่าจะแก้ปัญหานี้อย่างไร

วันนี้จะขออธิบายถึงเหตุผลและวิธีแก้ไขไฟล์ที่ใช้ร่วมกันไม่ให้เกิด conflicted copy ดังนี้

สาเหตุ

Dropbox team ให้เหตุผลว่าไฟล์ที่เป็น conflicted copy เกิดเพราะมีผู้เข้าไปใช้และแก้ไขไฟล์ในระยะเวลาใกล้เคียงกันหรือระยะเวลาเดียวกัน ผู้บริหารระบบไม่นำไฟล์ที่มีผู้แก้ไขมาขมวดรวม (merged) ให้เพราะเชื่อว่าข้อมูลที่มีผู้แก้ไขพร้อมกันไม่สามารถบันทึกทับกันได้ด้วยเหตุผลต่าง ๆ กัน

วิธีแก้ไข

ทีม Dropbox แจ้งวิธีแก้ไขไว้ว่า ให้ดึงไฟล์ที่จะใช้งานนั้นออกมาใช้งานข้างนอกก่อนโดยวิธี download ออกมาทำงานบนเครื่องส่วนตัว เมื่อทำงานเสร็จแล้ว save กลับไปบน Dropbox ด้วยการทับไฟล์เดิมนั้น (replace) จะทำให้ไฟล์ไม่เกิด conflicted copy

ข้อเสนอแนะวิธีการใช้ไฟล์ใน Dropbox

ถึงผู้ใช้งานในสำนักหอสมุด ควรใช้ Dropbox เพื่อการต่าง ๆ ดังนี้

1. ไฟล์หลาย ๆ ไฟล์ที่ใช้ร่วมกันเป็นการแบ่งปันข้อมูลร่วมกันเพื่อความเท่าเทียมกันในการเข้าถึงข้อมูลที่ต้องใช้งานโดยไม่ต้องร้องขอ เช่น รายงานการใช้งบประมาณ รายงานการฝึกอบรมของผู้ใต้บังคับบัญชา ฯลฯ

2. ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินกว่าจะส่งทางอีเมล์เพื่อส่งให้ผู้รับบริการ เช่น เมื่อมีผู้ขอบทความ วิทยานิพนธ์ ฯลฯ

3. ใช้ Dropbox เพื่อแชร์ไฟล์ให้ตนเองในกรณีต้องไปทำงานที่อื่น ๆ เช่นไปลำปาง ไปรังสิต ไปบรรยายที่คณะ ฯ ไม่จำเป็นต้อง copy ไฟล์ใส่ thumb drive ไปแต่กรณีนี้ต้องแน่ใจว่า internet ใช้งานได้

4. ใช้แบ่งปันไฟล์กับหลาย ๆ อุปกรณ์ที่มี เช่น ใช้เก็บไฟล์จากเครื่องที่ทำงานและใช้กับมือถือเพื่อเปิดไฟล์ที่เก็บไว้ในระหว่างประชุมเพื่อตรวจสอบข้อมูล

ที่สำคัญเป้าหมายของ Dropbox คือเพื่อการแบ่งปันไฟล์ให้สามารถใช้งานร่วมกันได้เป็นประการสำคัญ

อีกวิธีคือ แขวนป้าย ‘in use’ ไว้ที่ไฟล์นั้นให้เพื่อนเห็นว่ากำลังใช้งานอยู่จะได้ไม่บันทึกซ้ำกัน