ในกระบวนการจัดการทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุด มักจะมีการจัดหา สั่งซื้อ หรือได้รับบริจาคทรัพยากรสารสนเทศ ที่เมื่อตรวจสอบรายชื่อแล้วอาจจะซ้ำกับเรื่องที่มีให้บริการอยู่แล้วในห้องสมุด เนื่องจากอาจจะเข้ามา เพราะเดิมมีจำนวนไม่มากพอกับความต้องการของผู้ใช้ เป็นต้น  ดังนั้น ในการจัดการกับหนังสือที่เข้ามาซ้ำกับหนังสือที่มีอยู่แล้วนั้น หอสมุดปรีดี พนมยงค์ มีขั้นตอนในการดำเนินการ ดังนี้

1. เขียนเลข bib จากสลิปที่เสียบมากับเล่มที่แต่ละห้องสมุดส่งมาเติมทะเบียนลงในแบบฟอร์มแจ้งรายการระเบียนข้อมูลทึ่ดำเนินการ สิ่งที่ต้องลงในแบบฟอร์มประกอบด้วย  วันที่รับหนังสือเข้า ระบุชื่อคนทำตรงช่องบรรณารักษ์  วันที่ดำเนินการ  ระบุประเภทหนังสือ ว่าเป็นหนังสือประเภทไหน  (เขียนเพื่อเก็บสถิติการทำงานของตัวเองและไปทำสถิติของฝ่ายฯ)
2. พิมพ์เลข Bib ตามใบสลิปที่เสียบมากับเล่มลงในหน้า Module cataloging ของฐานข้อมูล KOHA สิ่งที่ต้องตรวจสอบคือ ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง ISBN จำนวนหน้า ปีที่พิมพ์ ของเล่มที่ส่งมาเติมทะเบียนว่าถูกต้องตรงกันกับในฐานหรือไม่
– ถ้าข้อมูลถูกต้องเติมทะเบียนลงฐานข้อมูลได้เลย
– ถ้าไม่ถูกต้องส่งให้บรรณารักษ์ดำเนินการต่อ

3. ต้องดูว่าหนังสือที่ส่งมาเติมทะเบียนว่าเป็นหนังสือบริจาค หรือหนังสือซื้อ เพราะจะลงรายการตรง$Xต่างกัน (เป็นรายการโน้ตสำหรับผู้ปฏิบัติงานซึ่งผู้ใช้จะมองไม่เห็น)
ถ้าป็นหนังสือบริจาค  ให้ระบุ Donation ถ้าเป็นหนังสือซื้อให้ระบุ Purchase
หนังสือบริจาค มีราคาใส่ตรง
$g 430.00
$V 930.00  (เครื่องจะบวกค่าดำเนินการอัตโนมัติ)
$X Donation
ไม่มีราคาใส่ตรง
$g 0.00
$V 100.00  (เครื่องจะบวกค่าดำเนินการอัตโนมัติ)
$X Donation
หนังสือซื้อ  จะมีราคาทุกเล่ม
$e ศูนย์หนังมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ (ระบุมาที่ใบเสียบ)
$g      430.00
$V 930.00  ( เครื่องจะบวกค่าดำเนินการอัตโนมัติ)
$X Purchase
สิ่งที่จะต้องเติมในหน้า Add Item มีดังนี้

8 – Collection code   ประเภทหนังสือ
a – Permanent location   ห้องสมุด
b – Current location   ห้องสมุด
c – Shelving location   ที่วางหนังสือ
e – Source of acquisition   ร้านค้าที่ซื้อหนังสือ
g – Cost, normal purchase price  ราคา
o – Full call number   เลขหมู่
p – Barcode    เลขบาร์โค้ด 13 หลัก
v – Cost, replacement price  ราคาที่บวกค่าดำเนินการอัตโนมัติ
x – Non-public note   ระบุว่าเป็น Donation หรือ Purchase  (อาจมีการเปลี่ยนแปลง)
y – Koha  item type   ประเภทหนังสือ

4.  เติมข้อมูลทั้งหมดเสร็จแล้วกด  Add item  กลับไปที่หน้า Bib  เลือก Edit record เลือกหน้าที่ 9 เลือกตรง Tag 997 ตรง $g (ผู้ทำหนังสือซ้ำ)
พิมพ์ V (เป็นรหัสของผู้ทำหนังสือซ้ำ)

5.  เติมทะเบียนในฐานเสร็จแล้วเขียนเลขหมู่หนังสือลงในหลังหน้าปกหนังสือ  ขั้นตอนต่อไปส่งพิมพ์สันแล้วคัดแยกส่งให้คณะ

การเติมทะเบียนหนังสือที่เป็นเลขหมู่ระบบเก่า ต้องเทียบเลขหมู่ให้เป็นระบบใหม่

เนื่องจากสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์  มีการปรับวิธีการให้เลขหมู่ใหม่  จึงมีวิธีการเพิ่มขึ้น โดย ในหน้า Add item  ทำตามที่อธิบายไว้ด้านบนและต้องเปลี่ยน Full Call no. เปลี่ยนเป็นเลขหมู่แบบใหม่ ก่อน
เช่น Bib 619032
HC445 .E856 2013      แก้เป็น     ECON        อักษรย่อ
HC                อักษรหมวด
2013           ปีพิมพ์
619032     Bib.no.

เลือก Edit item

แก้ไขตรง Add Item  เพิ่มข้อมูลตามคำอธิบายตามด้านบนทั้งหมด
แก้ตรง   Full Call no.    เปลี่ยนเป็นเลขหมู่แบบใหม่ ECON HC 2013 619032

เติมข้อมูลทั้งหมดเสร็จแล้วกด  Add Item

กลับไปที่หน้า Bib จะเห็น Item ของเลขหมู่เพิ่มขึ้นมา 1 Item

ที่หน้า Bib เลือก Edit record เลือกหน้าที่ 9 เลือกตรง Tag 997 ตรง $g (ผู้ทำหนังสือซ้ำ)  พิมพ์ V (เป็นรหัสของผู้ทำหนังสือซ้ำ)

เสร็จแล้วเขียนเลขหมู่หนังสือลงในหลังหน้าปก ขั้นตอนต่อไปส่งพิมพ์สันแล้วคัดแยกส่งให้คณะ

ตัวอย่างใบจากสลิปที่เสียบมากับเล่มที่แต่ละห้องสมุดส่งมาเติมทะเบียน

เป็นหนังสือซื้อ วันที่รับเข้า 12 ก.พ.58 เลข Bib. 638075 เป็นของห้องสมุดกลางซื้อจาก TU/008/58  (ศูนย์หนังสือมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์)  ราคา 1,219  บาท

เป็นหนังสือบริจาค วันที่รับเข้า 13 ก.พ. 58 เลข Bib no. 640790  เป็นของห้องสมุดศูนย์ลำปาง

ตัวอย่างแบบฟอร์มแจ้งรายการระเบียนข้อมูลทึ่ดำเนินการ