สืบเนื่องจากห้องสมุดศูนย์รังสิต ทำหน้าที่เป็นคลังเก็บหนังสือ จะมีหนังสือที่ส่งมาจากห้องสมุดสาขา และฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ณ ขณะนี้ มีจำนวนประมาณ 43,500 เล่ม ที่ยังไม่สามารถหยิบตัวเล่มให้บริการได้ทันที (ถ้ามีผู้ต้องการใช้) เนื่องจากขั้นตอนการรับหนังสือที่ผ่านมาไม่ได้มีการจัดเรียงอย่างเป็นระบบ และหนังสือเข้ามาเป็นจำนวนมาก รวมกับความเร่งรีบที่ต้องการนำหนังสือขึ้นชั้นให้เร็วที่สุด และด้วยบุคลากรมีไม่เพียงพอ พื้นที่มีจำกัด และการรอการแก้ไขรายการในฐานข้อมูลบรรณานุกรมของห้องสมุดจะใช้เวลานานเกินไป จึงได้มีการวิเคราะห์และพิจารณาถึงการแก้ไขปัญหาเพื่อให้ผู้ใช้บริการ และบุคลากรภายในสำนักหอสมุดที่้ร้องขอหนังสือที่ยังไม่ได้จัดทำระบบเข้าคลังได้รับหนังสือตามที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
วิธีการแก้ปัญหา
- จัดเก็บข้อมูลหนังสือไว้ในโปรแกรม Excel คือ เลขบาร์โคดและเลขเรียกหนังสือ (ระบบคลัง) โดยการนำหนังสือมาอ่านบาร์โคด และตรวจสอบความถูกต้องของเลขเรียกหนังสือ (ระบบคลัง) ทีละเล่ม
- เมื่อมีผู้ต้องการใช้หนังสือก็สามารถนำบาร์โคดไปตรวจสอบในไฟล์ Excel ที่จัดเก็บไว้ ซึ่งในไฟล์ Excel จะมีข้อมูลบาร์โคดของหนังสือ และข้อมูลเลขเรียกหนังสือระบบคลังไว้แล้ว ก็สามารถหยิบตัวเล่มให้ได้