การปรับปรุงกระบวนการทำงาน (ด้วยกิจกรรม QCC)  เป็นการบรรยายในวันที่ 2 กันยายน 2558 ซึ่งเป็นวันแรกหรือ Pre-Conference ของการประชุมวิชาการประจำปี 2558 สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ภายใต้หัวข้อเรื่อง “คิดใหม่ ทำใหม่ บรรณารักษ์ยุคใหม่”  สรุปความสำคัญได้ดังนี้

การปรับปรุงกระบวนการทำงาน (ด้วยกิจกรรม QCC)  โดย คุณพัชรียา กุลานุช ผู้อำนวยการฝ่ายอาวุโส ฝ่ายกลยุทธ์บุคคลและพัฒนาองค์กร และ คุณกุศล ทองวัน ผู้จัดการ งานพัฒนาองค์กร ฝ่ายกลยุทธ์บุคคลและพัฒนาองค์กร

การบรรยายในภาคเช้าประกอบด้วย ประเด็นหัวข้อ

• วัตถุประสงค์ของการปรับปรุงกระบวนการ
• ความหมายของ “กระบวนการ (Process)”
• เครื่องมือที่ใช้ในการปรับปรุงกระบวนการ
• Process Improvement Tools  ได้แก่ QCC Story และ 7 QC Tools

เริ่มต้นการบรรยายด้วยคุณพัชรียา บรรยายในภาพรวมเพื่อให้เข้าใจถึงการปรับปรุงกระบวนการก่อนด้วยการแนะนำ สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ หรือ สวทช. ทั้งวิสัยทัศน์ พันธกิจ รวมทั้ง ค่านิยมขององค์กร ซึ่งรวมกันเรียกตามชื่อย่อภาษาอังกฤษของ สวทช. คือ NSTDA  (National Science and Technology Development Agency) กล่าวคือ N หมายถึง Nation First, S หมายถึง S&T Excellence, T หมายถึงTeamwork, D หมายถึง Deliverability และ A หมายถึง Accountability & Integrity วิทยากรได้เน้นคำว่า Deliverability นั้น เป็นการส่งมอบงานให้กับลูกค้าจะต้องมีคุณภาพและตรงต่อเวลา ดังนั้น การส่งมอบงานที่มีคุณภาพ ย่อมต้องมีคุณภาพในการทำงาน การที่จะดำเนินกิจกรรมการปรับปรุงกระบวนงาน ต้องเปลี่ยน mind set ของบุคลากรก่อน เนื่องจากบุคลากรย่อมจะคุ้นกับสภาพที่เป็น Comfort Zone ไม่จำเป็นต้องทำหรือปร้บปรุง Continue reading การปรับปรุงกระบวนการทำงาน (ด้วยกิจกรรม QCC) →

สืบเนื่องจากห้องสมุดศูนย์รังสิต ทำหน้าที่เป็นคลังเก็บหนังสือ จะมีหนังสือที่ส่งมาจากห้องสมุดสาขา และฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ณ ขณะนี้ มีจำนวนประมาณ 43,500 เล่ม ที่ยังไม่สามารถหยิบตัวเล่มให้บริการได้ทันที (ถ้ามีผู้ต้องการใช้) เนื่องจากขั้นตอนการรับหนังสือที่ผ่านมาไม่ได้มีการจัดเรียงอย่างเป็นระบบ และหนังสือเข้ามาเป็นจำนวนมาก รวมกับความเร่งรีบที่ต้องการนำหนังสือขึ้นชั้นให้เร็วที่สุด และด้วยบุคลากรมีไม่เพียงพอ พื้นที่มีจำกัด และการรอการแก้ไขรายการในฐานข้อมูลบรรณานุกรมของห้องสมุดจะใช้เวลานานเกินไป จึงได้มีการวิเคราะห์และพิจารณาถึงการแก้ไขปัญหาเพื่อให้ผู้ใช้บริการ และบุคลากรภายในสำนักหอสมุดที่้ร้องขอหนังสือที่ยังไม่ได้จัดทำระบบเข้าคลังได้รับหนังสือตามที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

วิธีการแก้ปัญหา

1. จัดเก็บข้อมูลหนังสือไว้ในโปรแกรม Excel คือ เลขบาร์โคดและเลขเรียกหนังสือ (ระบบคลัง) โดยการนำหนังสือมาอ่านบาร์โคด และตรวจสอบความถูกต้องของเลขเรียกหนังสือ (ระบบคลัง) ทีละเล่ม
2. เมื่อมีผู้ต้องการใช้หนังสือก็สามารถนำบาร์โคดไปตรวจสอบในไฟล์ Excel ที่จัดเก็บไว้ ซึ่งในไฟล์ Excel จะมีข้อมูลบาร์โคดของหนังสือ และข้อมูลเลขเรียกหนังสือระบบคลังไว้แล้ว ก็สามารถหยิบตัวเล่มให้ได้

ระบบการรับแจ้งปัญหาระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย  เป็นกระบวนการปรับปรุงการทำงานของฝ่ายเทคโนโลยีห้องสมุด เนื่องจากผู้ปฏิบัติได้ร่วมกันวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้น กล่าวคือ

ปัญหาผู้ใช้บริการไม่พอใจ เนื่องจาก ผู้ให้บริการไม่สามารถแก้ไขปัญหาในเรื่องอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และเครือข่ายได้ครบ ขาดการติดตามการแก้ไขปัญหา เนื่องจากไม่มีบุคลากรหรือระบบในการรับแจ้งปัญหา บุคลากรในฝ่ายเทคโนโลยีห้องสมุด ต้องทำหน้าที่ทั้งรับแจ้งปัญหา แก้ไขปัญหา ซึ่งเป็นสาเหตุให้เกิด

• ปัญหาที่แจ้งมาตกหล่น ไม่ได้ดำเนินการแก้ไข
• รับแจ้งปัญหาแล้วไม่ได้ดำเนินการแก้ไข และไม่ได้ติดตามการแก้ไขปัญหา
• ไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทัน เนื่องจากไม่มีระบบหรือบุคลากรในการรับเรื่อง
• การส่งต่องานไม่คล่องตัว เนื่องจากปัญหาบางรายการต้องมีการประสานงานกับหน่วยงานหรือบุคคลอื่น ทำให้การติดตามงานไม่มีความต่อเนื่อง

Continue reading ระบบการรับแจ้งปัญหาระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่าย →

การปฏิบัติงานต่างๆ ในหน้าที่หรือการบริการเดียวกัน แต่หากการปฏิบัติหน้าที่ หรือการให้บริการ ไม่เป็นไปในทิศทางเดียวกัน อาจจะก่อให้เกิดปัญหาได้ บุคลากรของหอสมุดป๋วย อึ๊งภากรณ์ จึงได้รวบรวมสมาชิกกลุ่มเพื่อจัดทำการปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Process Improvement) เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการให้บริการอย่างสูงสุด

การวิเคราะห์สาเหตุของความรู้ในการปฏิบัติงานไม่เท่าเทียมกัน เกิดจาก

เมื่อได้วิเคราะห์จนพบสาเหตุดังกล่าวแล้ว สมาชิกกลุ่ม จึงได้หาวิธีการแก้ปัญหา โดยดำเนินการดังนี้ Continue reading ความรู้ในการปฏิบัติงานไม่เท่าเทียมกัน จะทำอย่างไรดี →

ภารกิจการเก็บข้อมูลจำนวนชั่วโมงอบรมของบุคลากร สำนักหอสมุด เป็นหน้าที่ของฝ่ายส่งเสริมและพัฒนา ที่ผ่านมาพบปัญหา คือ

1. กรอกข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างฝ่ายส่งเสริมกับหน่วยงานอื่นๆ
2. ไม่มีหลักฐานประกอบหรือดูอ้างอิงสำหรับจัดเก็บข้อมูล

ฝ่ายส่งเสริมและพัฒนา จึงได้วิเคราะห์หาสาเหตุและหาแนวทางแก้ไข ด้วยการ

ผลที่ได้รับคือ

1. ข้อมูลถูกต้อง
2. ลดเวลาในการทำงาน
3. ลดการทำงานซ้ำซ้อน

ภารกิจประการหนึ่งของฝ่ายส่งเสริมและพัฒนาห้องสมุด คือ การจัดกิจกรรมส่งเสริมการรู้สารสนเทศ ซึ่งประสบกับปัญหา คือ การแจ้งลงทะเบียนผ่าน e-mail กล่าวคือ ไม่มีระบบการรับลงทะเบียนเข้าร่วมอบรมกิจกรรมส่งเสริมการรู้สารสนเทศทำให้เสียเวลาในการบริหารจัดการก่อนวันจัดอบรม ทำให้ผู้สนใจเข้าร่วมอบรมไม่สามารถลงทะเบียนได้ทัน

ฝ่ายส่งเสริมฯ จึงได้วิเคราะห์ถึงสาเหตุและหาแนวทางการปรับปรุงกระบวนการเพื่อให้บุคลากรสามารถติดตามผลการลงทะเบียน และสามารถมีหลักฐานในการเข้าอบรมแต่ละหลักสูตรได้ โดยดำเนินการ ดังนี้

เมื่อดำเนินการดังกล่าวแล้ว เกิดผลดังนี้

1.  มีระบบการลงทะเบียนออนไลน์ทำให้สามารถกำหนดวันเริ่มต้น – สิ้นสุด การลงทะเบียนได้อย่างชัดเจน
2. ผู้เข้าอบรมได้รับความสะดวกในการลงทะเบียนผ่านระบบลงทะเบียนออนไลน์
3. ลดเวลาการรวบรวมชื่อ และการทำใบลงชื่อผู้เข้าร่วมอบรมได้อย่างชัดเจน