ความจากตอนที่ผ่านมา คือ ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง  สรุปท้ายบทความที่แล้ว ได้หัวข้อเรื่องหรือ Theme ของการประชุมแล้ว ต่อไปก็คงเป็นการกำหนดหัวข้อต่างๆ จะมีกี่หัวข้อ คงต้องขึ้นอยู่กับจำนวนวันที่จัดประชุมวิชาการด้วย จัดเพียง 1 วันหรือ 2 วัน หรือเป็นสัปดาห์ เพื่อจะได้พิจารณากำหนดหัวข้ออย่างเหมาะสมในแต่ละวัน รวมทั้งการกำหนดว่า หัวข้อใดจะมาก่อนหัวข้อใด การกำหนดเวลาแต่ละหัวข้อ ซึ่งจะกำหนดให้วิทยากรพูดในแต่ละหัวข้อเท่าๆ กัน หรือเน้นหัวข้อที่เด่นหรือสำคัญเพื่อให้มีเวลาในการพูดมากกว่าหัวข้ออื่นๆ

ลักษณะการจัดอีกประเภทหนึ่งที่มักนิยมจัดสลับกับการบรรยายของวิทยากร คือ การจัดแบบเสวนา หรือ pannel ก็คือ การที่วิทยากรแต่ละท่านพูดประเด็นที่เตรียมมา โดยมีผู้ดำเนินรายการเป็นผู้ตั้งคำถามหรือเสนอประเด็น หรือโยนคำถามให้วิทยากรแต่ละท่าน แต่การจัดลักษณะนี้ในบางหน่วยงาน อาจจะไม่ใช่เป็นการเสวนาเท่าไร วิทยากรมักจะบรรยายในประเด็นหรือในเรื่องที่้ต้องการพูด แต่ละคนก็นำเสนอ ไม่เป็นการเสวนา เท่าที่ควร ซึ่งการจัดแบบนี้จะค่อนข้างควบคุมยาก ต้องอาศัยผู้ดำเนินรายการที่มีประสบการณ์มาก ในการจับประเด็น โยนคำถาม และดำเนินรายการให้น่าติดตาม การจัดแบบเสวนา นี้อาจจะเชิญวิทยากร 3-4 ท่าน ซึ่งถ้าวิทยากรที่ต้องการเชิญลงเวลาที่สะดวกด้วยกันไม่ได้ ก็จะประสานงานได้ค่อนข้างลำบากกว่าจะลงตัว และจะใช้เวลามากกว่าการบรรยายแบบพูดคนเดียว

การจัดลำดับของหัวข้อ เป็นเรื่องที่น่าพิจารณา เพราะหลายๆ งานมักจะจัดเอาหัวข้อที่คิดว่าโดดเด่นของงานไว้สุดท้าย เพื่อจะดึงให้ผู้เข้าร่วมงานอยู่จนถึงกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ และอาจจะมีการมอบรางวัล หรือ Lucky Draw เพื่อสร้างสีสันและมีความสนุกให้กับผู้ร่วมงานๆ มักจะอยู่เพื่อร่วมสนุกแถมถ้าโชคดีได้รางวัลติดมือกลับบ้านอีกด้วย

การจัดหัวข้อในแต่ละวัน ไม่ควรแน่นจนเกินไป เพราะเคยพบว่าหลายแห่งจัดหัวข้อแบ่งย่อยๆ มาก คือ ช่วงเช้า 3-4 หัวข้อ และบ่ายอีก 3 หัวข้อ หัวข้อแน่น แต่เวลาน้อยไปด้วย วิทยากรเตรียมเนื้อหามามาก ทำให้ไม่สามารถพูดได้หมดตามที่เตรียมมา สุดท้ายเร่งพูดแล้วก็ไม่สามารถจะให้ข้อมูลอะไรได้มากเท่าที่ควร

เมื่อมีการกำหนดหัวข้อ พร้อมเวลาในการพูด รวมทั้งกำหนดวิทยากรที่จะพูดได้อย่างที่เห็นว่ามีความเหมาะสมแล้ว ก็น่าจะเริ่มที่จะมีการทำงานในส่วนอื่นๆ คู่ขนานกัน เช่น การสำรวจสถานที่ที่จะจัดประชุมวิชาการ (อาจจะมีการมอบหมายบุคลากรหรือมีคณะทำงานฝ่ายสถานที่) การกำหนดวัน (ส่วนนี้อาจจะประชุมร่วมกัน) การเชิญวิทยากร (ที่มีการระบุไว้แล้วเพื่อจะได้ยืนยันได้ว่าสามารถมาพูดหรือบรรยายในวันที่กำหนดไว้ได้ หรือถ้าไม่สามารถมาได้ในวันดังกล่าว ต้องมีการพิจารณาในการหาวิทยากรท่านอื่น ในกรณีวิทยากรนี้ อาจจะเกิดการเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย จึงมักจะเห็นข้อความต่อท้ายกำหนดการของการประชุมว่า กำหนดการอาจมีการเปลี่ยนแปลง) การเขียนโครงการ การหาผู้สนับสนุนการจัดงาน เป็นต้น มีการมอบหมายหรือแบ่งหน้าที่เพื่อจะได้ดำเนินการต่อไปและนัดประชุมเพื่อรายงานความก้าวหน้าของการจัดประชุมวิชาการ ต่อไป ทั้งนี้ ขอให้พยายามหาวันที่จะจัดการประชุมให้ได้ก่อน เพื่อจะได้กำหนดตารางการประชุม การทำงานได้อย่างเหมาะสม เช่น ต้องเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติการจัด ต้องมีการประชาสัมพันธ์ช่วงไหน ระยะเวลาของการเปิดลงทะเบียน และปิดการลงทะเบียน เพื่อจะได้มีการยืนยันจำนวนกับสถานที่จัดงาน ระยะเวลาในการจัดทำข้อมูลเพื่อการลงทะเบียน เหล่านี้ล้วนแต่ต้องมีระยะเวลามาเป็นตัวกำหนดทั้งสิ้น

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง
ประชุมวิชาการ ตอน เขียนโครงการ
ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม
ประชุมวิชาการ ตอน การประชาสัมพันธ์
ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน
ประชุมวิชาการ ตอน เตรียมความพร้อมก่อนวันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน วันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน เอกสารประกอบการบรรยาย
ประชุมวิชาการ ตอน หลังการจัดประชุมวิชาการ