ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน | การจัดการความรู้ภายใน หอสมุดแห่งมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

เมื่อประชาสัมพันธ์การจัดประชุมวิชาการไประยะหนึ่ง และเริ่มมีการลงทะเบียนเข้ามาในระบบ แต่จะถือว่าเป็นการลงทะเบียนจริง ต่อเมื่อมีการโอนเงินค่าลงทะเบียนเข้าบัญชีที่แจ้งไว้ ให้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว และผู้ลงทะเบียนสามารถตรวจสอบผลหรือสถานะการลงทะเบียนเฉพาะในส่วนของผู้ลงทะเบียนเองเท่านั้น ผู้จัดบางหน่วยงาน เปิดเผยรายชื่อของผู้ลงทะเบียนคนอื่นๆ ด้วย ซึ่งควรต้องมีความระมัดระวังในส่วนนี้ว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ควรนำมาเปิดเผย เนื่องจาก อาจจะมีข้อมูลอื่นๆ ของผู้สมัคร เช่น อีเมล หรือเบอร์โทรศัพท์ รวมอยู่ด้วย

เมื่อถึงกำหนดปิดการลงทะเบียนแล้ว ผู้จัดจะนำข้อมูลรายชื่อของผู้ลงทะเบียนทั้งหมดออกมา เพื่อจัดทำป้ายชื่อของผู้ลงทะเบียน (หรือบางทีมีชื่อหน่วยงาน) และเพื่อจัดทำเป็นรายชื่อสำหรับการลงชื่อหรือลงทะเบียนหน้างาน เสมือนเป็นการรายงานตัว การตรวจสอบการรับเอกสาร การรับของที่ระลึก ฯลฯ และเป็นหลักฐานทางการเงิน ซึ่งเทคนิคการจัดทำรายชื่อผู้ลงทะเบียน มักจะเรียงตามลำดับอักษร แต่อาจจะมีความถนัดหรือทักษะในการหารายชื่อผู้ลงทะเบียนต่างกัน กล่าวคือ ผู้ปฏิบัติงานบางท่านอาจจะถนัดในการหารายชื่อ โดยคละหน่วยงาน บางท่านแยกตามชื่อหน่วยงานก่อน จากนั้นเรียงตามลำดับอักษรของชื่อผู้ลงทะเบียนต่อไป แต่ทั้งนี้ มักจะมีแบ่งความรับผิดชอบในการดูแลชื่อตามอักษร เพื่อสะดวกในการหารายชื่อ

การลงชื่อผู้ลงทะเบียน ควรจะมีบุคลากรของผู้จัด ต้อนรับผู้ลงทะเบียนโดยสอบถามชื่อหรือชื่อหน่วยงานบริเวณแถวๆ นั้น แล้วนำมาที่โต๊ะลงทะเบียน ตามตำแหน่งของรายชื่อที่ปรากฎ เพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกให้ลงชื่อลงทะเบียนได้เร็วขึ้น เพราะยิ่งมีจำนวนผู้ลงทะเบียนมาก ความแออัดในบริเวณลงทะเบียนจะมีมากขึ้นด้วย และถ้าจัดการไม่ดีพอ จะทำให้เกิดความวุ่นวายได้ เช่น บางงานให้ลงชื่อในจุดที่หนึ่ง รับเอกสารจุดที่สอง และรับคูปองอาหารจุดสุดท้าย โดยเฉพาะบริเวณลงทะเบียนที่มีพื้นที่แคบ จะทำให้เกิดความโกลาหล เนื่องจากเข้าช่องผิดก็เป็นได้ นอกจากนี้ จะเป็นการช่วยบุคลากรที่อยู่ประจำรายชื่อที่ได้รับมอบหมาย หารายชื่อได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ทำให้การจราจรของผู้ทะเบียนเคลื่อนตัวได้ดี

การลงทะเบียน อาจมีการแบ่งเป็นรายชื่อผู้ลงทะเบียนเข้าประชุมวิชาการ รายชื่อวิทยากร รายชื่อแขกพิเศษ (ของหน่วยงานที่จัด) ซึ่งควรจะมีบุคลากรคอยดูแล โดยเฉพาะวิทยากร และแขกพิเศษ ในการเชิญมาที่โต๊ะลงทะเบียน กรณีนี้ ให้ทำการบ้านโดยค้นหาภาพของวิทยากรหรือแขกพิเศษ เพื่อจะได้รับรองได้ถูกต้อง ไม่ปล่อยให้วิทยากรหรือแขกผู้พิเศษ เดินเข้างานโดยไม่มีผู้จัดร้บรองอย่างดีและอย่างสมเกียรติ และเมื่อวิทยากรและแขกพิเศษมาและลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ควรเดินนำเชิญเพื่อพบผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับการรับรองต่อไป

ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้น ระหว่างการลงทะเบียน คือ ใบเสร็จรับเงินลงข้อมูลไม่ถูกต้อง ซึ่งสามารถใช้จุดลงทะเบียนเป็นจุดรับใบเสร็จและส่งมอบใบเสร็จที่แก้ไขถูกต้องแล้ว โดยควรประสานงานกับพิธีกรในการประกาศเรื่องดังกล่าว

เมื่อเสร็จสิ้นการลงทะเบียนแล้ว ควรใช้บริเวณดังกล่าว เป็นจุดศูนย์กลาง และมีเจ้าหน้าที่ประจำอยู่บริเวณนั้น เพื่อบริการตอบข้อคำถามของผู้ลงทะเบียน ที่อาจจะมีขึ้นในระหว่างการจัดงานได้