เมื่อวันประชุมวิชาการมาถึง เพียงแต่ดำเนินการตามคิวหรือกำหนดการที่เตรียมไว้แบบ minute by minute ทุกสิ่งอย่างน่าจะเป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้ แต่เนื่องจากอาจจะเกิดปัญหาที่ผู้จัดไม่อาจควบคุมได้ นั่นเป็นสิ่งที่เป็นต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าหรือเป็นรายกรณีไป

โดยทั่่วไปแล้ว พิธีกรดำเนินรายการเชิญหัวหน้าหน่วยงานผู้จัด เป็นผู้กล่าวรายงานถึงความเป็นมาของการจัดงานให้กับประธาน และผู้เข้าร่วมประชุม หลังจากนั้น จึงเป็นพิธีการกล่าวเปิดงานโดยประธาน ซึ่งคำกล่าวเปิดงาน ผู้จัดต้องเป็นเตรียมไว้ให้ ประธานและเสนอให้พิจารณาก่อน (อาจมีการปรับเปลี่ยนเนื้อหา สำนวน แล้วแต่ประธาน หรือใช้ตามที่ผู้จัดเตรียมไว้) ในช่วง
พิธีการ เช่น การเปิดการประชุม มักจะมีรายการต่างๆ บนเวที นอกจากการกล่าวเปิดงาน อาจจะมีการถ่ายรูป พิธีกรเป็นผู้ที่สามารถกำกับเวทีและเรียนแจ้งประธาน และผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เป็นตามคิวที่กำหนดไว้ได้ เช่น ขอให้ประธานและผู้ที่เกี่ยวข้องอยู่บนเวทีเพื่อการถ่ายรูป หรือให้เคลื่อนที่มาอยู่ในตำแหน่งใดก็ตาม พิธีกรสามารถเป็นผู้พูดกำกับเวทีได้ เพราะไม่เช่นนั้น
จะเกิดการลักลั่นหรือไม่ทราบว่าจะยืนอยู่ในตำแหน่งใดที่เหมาะสมกับการถ่ายภาพ หรือมอบของที่ระลึก เป็นต้น ซึ่งผู้จัดต้องมี การตกลงกับพิธีกรให้เรียบร้อยก่อนเริ่มงาน เพื่อให้งานและภาพออกมาอย่างเหมาะสมและสวยงาม

ในเรื่องของการถ่ายภาพนั้น ช่างภาพควรจะอยู่ในเหตุการณ์นั้นอยู่ตลอดเวลา ไม่ใช่อยู่เฉพาะพิธีการ และควรจะเป็นผู้ที่คาดการเหตุการณ์หรือพิจารณาได้ว่า ควรจะเก็บภาพอะไร เพื่อที่จะเป็นการบันทึกหรือบอกเล่าเรื่องราวได้เป็นอย่างดี ช่างภาพควรถ่ายภาพที่มีเนื้อหาหรือ content ของภาพ โดยเมื่อดูภาพแล้วทราบได้ว่า ภาพนั้นบอกอะไร และควรอยู่ในช่วงจังหวะที่ควรอยู่ ช่างภาพควรพิจารณาจากกำหนดการอย่างลึกซึ้ง ว่าแต่ละช่วงควรจะถ่ายภาพเพื่อนำเสนออะไร หรือมีการพูดคุยกับทีมงานอื่นๆ
เพื่อให้เกิดความสัมพันธ์ของงานที่เกิดขึ้น และไม่ควรทิ้งสถานที่ไป และการแจ้งกับบุคคลอื่นว่า ถ้ามีอะไรให้เรียกหรือให้แจ้ง เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ณ ขณะนั้น ไม่สามารถเรียกกลับคืนมาได้หรือหยุดเหตุการณ์นั้นให้ถ่ายภาพได้อีก ซึ่งจะทำให้พลาดการบันทึกเหตุการณ์สำคัญนั้นไปได้ เมื่อเสร็จสิ้นงานแล้ว ควรนำภาพเก็บเข้าคลัง อาจจะเก็บเป็นคลังภาพหรือคลังจดหมายเหตุ
ของหน่วยงาน พร้อมใส่เมทาดาทา เพื่อเป็นการอธิบายเหตุการณ์และเพื่อสามารถให้สืบค้นได้ หรือนำภาพมาเผยแพร่กิจกรรมของงานทางเว็บไซต์ของหน่วยงานต่อไป

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง
ประชุมวิชาการ ตอน เมื่อได้หัวข้อ
ประชุมวิชาการ ตอน เขียนโครงการ
ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม
ประชุมวิชาการ ตอน การประชาสัมพันธ์
ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน
ประชุมวิชาการ ตอน เตรียมความพร้อมก่อนวันจริง