ประชุมวิชาการ ตอน เอกสารประกอบการบรรยาย | การจัดการความรู้ภายใน หอสมุดแห่งมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

การจัดงานประชุมวิชาการโดยทั่วไป มักจะมีการจัดทำเป็นหนังสือประชุมวิชาการ ซึ่งถ้าเป็นการนำเสนอผลงานทางวิชาการอาจจะยังมีอยู่ แต่การจัดทำหนังสือจะทำให้เกิดภาระงานในเรื่องของการติดตามผลงานหรือการบรรยายของวิทยากรแต่ละท่าน การตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา มีค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์ และสุดท้ายอาจจะเป็นการเก็บไว้เฉยๆ โดยไม่ได้ใช้ประโยชน์แต่อย่างใด

ปัจจุบัน ควรจะพิจารณาการเผยแพร่เอกสารประกอบการบรรยาย หรือการจัดประชุมวิชาการ โดยใช้การเผยแพร่ทางเว็บไซต์แทน เป็นการลดค่าใช้จ่าย ไม่เปลืองกระดาษ และไม่ต้องรอวิทยากรที่จะต้องส่งเอกสารมาให้ทันกำหนดเวลาการพิมพ์ แต่ควรขออนุญาตอย่างเป็นทางการจากวิทยากรในการเผยแพร่ทางเว็บไซต์ก่อน เนื่องจากการเผยแพร่ทางเว็บไซต์จะถูกเผยแพร่ได้กว้างกว่าสื่อสิ่งพิมพ์ วิทยากรบางท่านอาจจะไม่สะดวกหรือไม่อนุญาต รวมทั้งการบันทึกวิดีโอการบรรยาย ควรได้รับการอนุญาตจากวิทยากรด้วยเช่นเดียวกัน

การนำเอกสารประกอบการบรรยายขึ้นเผยแพร่ทางเว็บไซต์ อาจนำขึ้นเมื่อการจัดงานเริ่มขึ้น เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าไปอ่านก่อนการประชุม (บางท่านยังสะดวกในการพิมพ์) ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับไฟล์ที่ได้รับจากวิทยากร หรืออาจพิจารณาให้มีการดาวน์โหลดหลังจากการประชุมสิ้นสุดแล้ว เนื่องจากการไม่มีเอกสารประกอบการบรรยายที่เป็นสิ่งพิมพ์แจก ผู้จัดอาจพิจารณาสรุปเนื้อหาของการบรรยายผ่านทางเว็บไซต์ ประกอบกับไฟล์เอกสาร ซึ่งจะเป็นประโยชน์แก่ผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่าจะมีแต่เป็นไฟล์เอกสารประกอบการบรรยาย ซึ่งมักจะเป็นสไลด์เท่านั้น การสรุปจะเป็นการบันทึกความรู้ที่ได้จากวิทยากร เป็นการเผยแพร่ความรู้ให้กว้างขวางมากอีกช่องทางหนึ่ง แต่ผู้จัดจะต้องมีการเตรียมบุคลากรเพื่อฟังการบรรยาย จับประเด็นและสรุปเนื้อหาขึ้นเผยแพร่ ซึ่งถ้าสามารถสรุปได้แบบวันต่อวันที่การบรรยายเสร็จสิ้น จะเป็นการทำงานของผู้จัดที่เอื้อให้กับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างมาก โดยผู้จัดสามารถประชาสัมพันธ์ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมเข้ามาอ่านและดาวน์โหลดไฟล์เอกสารได้ และสามารถดูจำนวนการเข้า เป็นตัววัดความนิยมของผู้เข้าร่วมประชุมได้อีกช่องทางหนึ่ง