การสืบค้นฐานข้อมูลออนไลน์ต่างๆ จะมีเทคนิควิธีในการสืบค้นเพื่อให้ผู้ใช้ค้นหาและได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด ซึ่งถ้าผู้ใช้ทราบและทำความคุ้นเคยกับเทคนิคเหล่านั้น จะช่วยให้ประหยัดเวลาในการค้นหามากยิ่งขึ้น
ในแต่ละฐานข้อมูลจะมีวิธีการสืบค้นที่แตกต่างกันออกไปซึ่งผู้ใช้จะต้องทราบเบื้องต้นโดยการอ่านคู่มือของฐานข้อมูลนั้นๆ แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว การสืบค้นจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ การสืบค้นแบบพื้นฐาน (Basic Search) และการสืบค้นแบบขั้นสูง (Advanced Search)
Basic Search VS Advanced Search
การสืบค้นแบบพื้นฐาน (Basic Search) เป็นการสืบค้นสารสนเทศอย่างง่ายๆ รวดเร็วและไม่ซับซ้อน โดยใช้คำโดดๆ หรือผสมเพียง 1 คำ ในการสืบค้นข้อมูล ข้อดีของการสืบค้นแบบพื้นฐาน คือ ผู้ใช้สามารถทราบถึงปริมาณของสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับคำที่ใช้ในการสืบค้นเพื่อประกอบการตัดสินใจ แต่ในขณะเดียวกันผลลัพธ์ที่ได้อาจจะตรงหรือไม่ตรงกับความต้องการก็ได้ แต่ถ้าผู้ใช้ทราบชื่อเรื่อง (Tiltle) ที่ตรงตัวก็จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการมากขึ้น
การสืบค้นแบบพื้นฐานมักจะมีทางเลือกในการสืบค้น ได้แก่
- ชื่อเรื่อง เช่น ชื่อหนังสือ ชื่อบทความ งานวิจัย หรือวิทยานิพนธ์ การค้นโดยใช้ชื่อเรื่องนี้ เป็นการค้นหาแบบเจาะจงและได้ทรัพยากรตรงกับความต้องการมากที่สุด
- ชื่อผู้แต่ง เป็นการค้นหาโดยใช้ชื่อของบุคคล นามปากกา หรือชื่อหน่วยงาน/องค์กร ที่เป็นผู้เขียนหนังสือ บทความ หรืองานวิจัยต่างๆ
- คำสำคัญ การค้นหาด้วยคำหรือวลีที่กำหนดขึ้นมา เพื่อใช้แทนเรื่องที่ต้องการค้นหา โดยทั่วไปคำสำคัญจะมีลักษณะที่สั้น กะทัดรัด ได้ใจความ มีความหมาย เป็นคำนามหรือเป็นศัพท์เฉพาะในแต่ละสาขาวิชาแต่ผลลัพธ์ที่ได้อาจจะกว้างมาก เนื่องจากระบบจะดึงคำสำคัญที่ไปปรากฏในทุกส่วนของผลการสืบค้น เช่น ชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่ง หัวเรื่อง บทคัดย่อ หมายเหตุ เป็นต้น
การสืบค้นแบบขั้นสูง (Advanced Search) เป็นการสืบค้นที่ซับซ้อนมากกว่า ซึ่งมีเทคนิคหรือรูปแบบการค้นที่จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถจำกัดขอบเขตการค้นหาหรือค้นแบบเจาะจงได้มากขึ้น เช่น มีคำสำคัญมากกว่า 1 คำขึ้นไป หรือกรณีที่ต้องการสืบค้นทั้งชื่อผู้แต่ง และสืบค้นคำสำคัญไปพร้อมๆ กัน โดยใช้ตรรกบูลีน เช่น AND, OR, NOT และการใช้เครื่องหมายต่าง ๆ มาช่วยในการกำหนดคำค้น เพื่อแสดงถึงความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงในการสืบค้น ดังนี้
Connectors / Boolean searching
กรณีที่มีคำค้นมากกว่า 1 คำขึ้นไป สามารถใช้เทคนิคในการเชื่อมคำเพื่อขยายหรือจำกัดผลการสืบค้นให้ตรงกับความต้องการมากยิ่งขึ้น
- AND การเชื่อมด้วย AND ระหว่างคำค้น 2 คำขึ้นไป ผลการสืบค้นจะพบทั้ง 2 คำค้นในเอกสารเดียวกัน
- OR ใช้ขยายการสืบค้นไปยังคำอื่น ๆ ที่กำหนด ซึ่งผลการสืบค้นจะต้องพบคำใดคำหนึ่งหรือทั้งหมดทุกคำในเอกสารเดียวกัน
- NOT ใช้จำกัดการสืบค้นให้แคบลง โดยผลการสืบค้นจะไม่ปรากฏคำค้นที่อยู่หลัง not ในเอกสารเดียวกัน
Wildcards/Truncation
Wildcards เป็นการใช้อักขระแทนตัวอักษร กรณีที่ไม่แน่ใจในตัวสะกดหรือ กรณีที่คำมีความหมายเหมือนกัน แต่สะกดต่างกัน โดยอักขระจะแทนตัวอักษร 1 ตัว ส่วนใหญ่แล้วจะใช้เครื่องหมาย ? แทนตัวอักษรที่ละไว้
| toxi? | toxin, toxic |
| wom?n | woman, women |
| disrupt?r | disrupter, disruptor |
Truncation เป็นการลดคำทางไวยากรณ์ ในกรณีที่ไม่แน่ใจในตัวสะกด หรือคำพหูพจน์ ใช้ละตัวอักษรตั้งแต่ 0 ตัวอักษรขึ้นไป โดยวางไว้ในตำแหน่งอักษรท้ายสุดของคำ หรือตำแหน่งใดก็ได้ โดยจะใช้เครื่องหมาย *
ข้อสังเกต
- เครื่องหมาย Wildcards/Truncation ในแต่ละฐานข้อมูลอาจใช้ไม่เหมือนกัน สามารถตรวจสอบได้จากคู่มือหรือเมนู Help ของแต่ละฐานข้อมูล
- การลดคำทางไวยากรณ์ (Truncation) ถ้าใช้การละคำที่กว้างจนเกินไป บางครั้งอาจจะได้ผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องและอาจจะไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่ต้องการสืบค้น ดังนั้นผู้ใช้ต้องระวังในการละคำ
Phrase searching
ใช้สำหรับค้นหากลุ่มคำและให้ผลการสืบค้นเรียงตามลำดับคำค้นที่พิมพ์ โดยใส่กลุ่มคำไว้ในเครื่องหมายอัญประกาศ (Quotation mark) “…………….”
เช่น “human resource management”