หลังจากสิ้นสุดการอบรมโปรแกรม Microsoft Word เมื่อวันที่ 15 ธันวาคม 2557 ที่ผ่านมานี้ ตัวผมได้เรียนรู้วิธีการใช้โปรแกรม Microsoft Word ในแง่มุมต่างๆที่หลากหลายและน่าสนใจ เป็นการอบรมที่เพิ่มความรู้ในการใช้งาน Microsoft Word เป็นอย่างมาก โดยเฉพาะเรื่องสุดท้ายที่คุณจีระศักดิ์ (วิทยากร) ได้กล่าวไว้ถึงการแปลงไฟล์ Microsoft Word ตั้งแต่รุ่น 2007 ขึ้นมา ให้กลายเป็นไฟล์นามสกุล .zip เพื่อใช้ประโยชน์ในเรื่องต่างๆ เช่น การกู้คืนไฟล์ เป็นต้น โดยมีขั้นตอนในการแปลงไฟล์ดังนี้

1. เปิด My computer ขึ้นมาจากนั้นไปที่ Organize –> Folder and search options

   

    

2. จะปรากฏหน้าต่าง Folder Options ไปที่แท็บ View และเอาเครื่องหมายถูกหน้า Hide extensions for known file types ออก

   

    

3. มาที่ไฟล์ MS Word ที่จะทำการแปลงไฟล์ จะเห็นว่าที่ด้านหลังชื่อไฟล์จะปรากฏนามสกุล . docx

   

    

4. คลิกขวาที่ไฟล์ MS Word –> Rename ลบ .docx ออก และพิมพ์ .zip ลงไปแทน จากนั้นคลิกที่พื้นที่ว่าง
5. ปรากฏหน้าต่างยืนยันการเปลี่ยนนามสกุลไฟล์ กด ‘Yes’

   

    

6. จะได้ไฟล์ที่สามารถเปิดได้ด้วยโปรแกรมบีบอัดไฟล์ เช่น WinZip, WinRAR เป็นต้น โดยมื่อเปิดไฟล์จะปรากฏกลุ่มของโฟลเดอร์ชื่อต่างๆ โดยในโฟลเดอร์เหล่านั้นจะใช้เก็บไฟล์ข้อมูลต่างๆของเอกสาร MS Word ไว้ โดยไฟล์ที่สำคัญในการกู้คืน คือ document.xml ซึ่งเก็บข้อมูลตัวอักษรต่างๆที่เป็นเนื้อหาไฟล์ไว้ โดยผู้ใช้สามารถ copy ออกมาเพื่อไปใส่ในไฟล์ MS Word อื่นได้

ด้วยวิธีการแปลงไฟล์นี้ จะทำให้การกู้คืนข้อมูลไฟล์ MS Word เป็นปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเองอีกด้วย