หลังจากที่ได้หัวข้อ กำหนดวิทยากร แล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไป คือ การเขียนโครงการเพื่อขออนุมัติในการจัดประชุมวิชาการ และเพื่อจะได้ประชาสัมพันธ์โครงการต่อไป การเขียนโครงการจัดประชุมวิชาการส่วนมากจะมีรูปแบบการเขียนที่ไม่แตกต่างกัน กล่าวคือ ประกอบด้วย
- หลักการและเหตุผล
- วัตถุประสงค์
- ผู้รับผิดชอบในการจัดงาน
- กลุ่มเป้าหมาย
- ระยะเวลา และสถานที่ในการจัดงาน
- กำหนดการ
- ค่าลงทะเบียน ระยะเวลาการลงทะเบียน
- ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
- งบประมาณที่ใช้ในการดำเนินการ มีการแจกแจงค่าใช้จ่ายในเรื่องต่างๆ (ในส่วนนี้ ไม่ต้องใส่ในโครงการที่ประชาสัมพันธ์)