การหาสถานที่จัดการประชุม ควรหาให้ได้ก่อนที่จะเขียนโครงการและก่อนการประชาสัมพันธ์โครงการออกไป เนื่องจาก สถานที่จัดงาน เป็นปัจจัยหนึ่งในการพิจารณาเข้าร่วมประชุมวิชาการ กล่าวคือ
- สถานที่จัดเป็นต่างจังหวัด ประเด็นนี้นอกเหนือจากค่าลงทะเบียนแล้วยังมีเรื่องค่าใช้จ่ายในเรื่องการเดินทาง ที่พัก อีกด้วย ยิ่งถ้าไม่ได้มีการตั้งงบประมาณไว้ก่อน อาจจะทำให้ต้องตัดการเข้าร่วมประชุมวิชาการนี้ไป แม้ว่าหัวข้อจะน่าสนใจมากก็ตาม หรืออาจจะสามารถมอบหมายผู้เข้าร่วมประชุมได้เพียงคนเดียว หรือสองคนเป็นอย่างมาก การเดินทางไปประชุมต่างจังหวัดนี้ในระยะหลังๆ จะเห็นว่าใช้บริการเดินทางด้วยรถตู้ เพื่อจะได้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง มาได้พร้อมกันหลายๆ คน และใช้โอกาสในระหว่างการเดินทาง ท่องเที่ยวสถานที่ต่างๆ ตามระยะทางไปด้วย
- สถานที่จัดอยู่ในเส้นทางการคมนาคมที่ไม่สะดวกในการเดินทาง เป็นอีกปัจจัยหนึ่ง ที่้ต้องนำมาเป็นประเด็นในการเลือกหาสถานที่ การเดินทางไปมา ไม่สะดวก จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เวลาในการเดินทาง และเข้าประชุมสาย หรือจะกลับก่อน เพราะเผื่อเวลาเดินทางกลับ ปัจจุบันการเลือกสถานที่/โรงแรมที่จัดมักจะพยายามหาบริเวณที่มีรถไฟฟ้า หรือรถไฟใต้ดิน ไปถึงหรือต่อการเดินทางได้อย่างสะดวก