ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม | การจัดการความรู้ภายใน หอสมุดแห่งมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์

การหาสถานที่จัดการประชุม ควรหาให้ได้ก่อนที่จะเขียนโครงการและก่อนการประชาสัมพันธ์โครงการออกไป เนื่องจาก สถานที่จัดงาน เป็นปัจจัยหนึ่งในการพิจารณาเข้าร่วมประชุมวิชาการ กล่าวคือ

สถานที่จัดเป็นต่างจังหวัด ประเด็นนี้นอกเหนือจากค่าลงทะเบียนแล้วยังมีเรื่องค่าใช้จ่ายในเรื่องการเดินทาง ที่พัก อีกด้วย ยิ่งถ้าไม่ได้มีการตั้งงบประมาณไว้ก่อน อาจจะทำให้ต้องตัดการเข้าร่วมประชุมวิชาการนี้ไป แม้ว่าหัวข้อจะน่าสนใจมากก็ตาม หรืออาจจะสามารถมอบหมายผู้เข้าร่วมประชุมได้เพียงคนเดียว หรือสองคนเป็นอย่างมาก การเดินทางไปประชุมต่างจังหวัดนี้ในระยะหลังๆ จะเห็นว่าใช้บริการเดินทางด้วยรถตู้ เพื่อจะได้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง มาได้พร้อมกันหลายๆ คน และใช้โอกาสในระหว่างการเดินทาง ท่องเที่ยวสถานที่ต่างๆ ตามระยะทางไปด้วย
สถานที่จัดอยู่ในเส้นทางการคมนาคมที่ไม่สะดวกในการเดินทาง เป็นอีกปัจจัยหนึ่ง ที่้ต้องนำมาเป็นประเด็นในการเลือกหาสถานที่ การเดินทางไปมา ไม่สะดวก จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เวลาในการเดินทาง และเข้าประชุมสาย หรือจะกลับก่อน เพราะเผื่อเวลาเดินทางกลับ ปัจจุบันการเลือกสถานที่/โรงแรมที่จัดมักจะพยายามหาบริเวณที่มีรถไฟฟ้า หรือรถไฟใต้ดิน ไปถึงหรือต่อการเดินทางได้อย่างสะดวก

การจัดงานบางแห่ง ผู้จัดอาจใช้สถานที่ของหน่วยงานของผู้จัดเอง ซึ่งทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่องค่าห้อง แต่ผู้จัดจะมีภาระงานในส่วนของการหาผู้จัดอาหารว่าง อาหารกลางวัน แต่ค่าใช้จ่ายโดยรวมจะถูกกว่ามาก และเป็นการประชาสัมพันธ์หน่วยงานไปด้วย

กรณีที่เลือกสถานที่จัดเป็นโรงแรม ผู้จัดงานจะใช้บริการเรื่องจองที่พักให้กับผู้เข้าประชุมไปด้วย เพราะจะถูกกว่าและสะดวกในการเข้าร่วมประชุม ไม่ต้องใช้เวลาในการเดินทาง และประชาสัมพันธ์การจองที่พักเมื่อประชาสัมพันธ์โครงการ

การเลือกสถานที่จัดงานเป็นโรงแรม จะมีค่าใช้จ่ายในเรื่องค่าห้อง ค่าอาหาร (คิดหัวละเท่าไร) สิ่งอำนวยความสะดวก และอุปกรณ์บางอย่างที่ทางโรงแรมคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่า account การเข้าใช้อินเทอร์เน็ต อุปกรณ์ LCD เป็นต้น ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องประสานงานกับทางโรงแรมให้เป็นที่เรียบร้อย เพราะทุกอย่างจะมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ซึ่งหมายถึง งบประมาณในการจัดงาน รวมทั้งประสานงานในเรื่องของการเลือกอาหารเป็นประเภทบัฟเฟต์ หรือแบบโต๊ะจีน มีอาหารที่จัดให้เฉพาะมังสะวิรัติ หรืออิสลาม จัดโต๊ะอาหารเฉพาะวิทยากร หรือแขกพิเศษของผู้จัดประชุมด้วย เป็นจำนวนกี่โต๊ะ ต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อทางโรงแรมจะได้จัดได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม ไม่เกิดความขลุกขลัก

อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องประสานกับทางโรงแรมก็คือ การออกบูธ แสดงสินค้าหรือผลิตภัณฑ์ของผู้ให้การสนับสนุนการจัดงาน บริเวณที่จะจัดบูธเป็นอย่างไร มีพื้นที่เท่าไร เพราะทางผู้จัดต้องประสานแจังกับผู้ให้การสนับสนุนในการจัดวางสินค้าต่อไป รวมทั้งโลโก้ของงานและของผู้ให้การสนับสนุนที่ต้องแจ้งทางโรงแรมให้จัดเตรียมไว้ให้ และที่ขาดไม่ได้ คือป้ายชื่อวิทยากร ซึ่งต้องตรวจสอบให้มีการเขียนอย่างถูกต้องก่อนเสมอ

ในเรื่องของสถานที่ ขอพูดถึง เรื่องการจัดห้องการประชุมไปด้วยเลย ต้องแจ้งให้ทางโรงแรมทราบว่า ต้องการจัดที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมเป็นอย่างไร เป็นแบบ Classroom หรือเป็นแบบโต๊ะกลม เป็นต้น การจัดบริเวณหน้าเวที โดยเฉพาะวันเปิดงาน ต้องวางแผนว่า พิธีกร ทำหน้าที่ดำเนินรายการที่โพเดียมด้านล่าง ประธานจะกล่าวเปิดที่เวทีหรือที่โพเดียม ต้องดูการขึ้นลงเวทีให้เรียบร้อยในส่วนนี้ด้วย ถ้าประธานกล่าวเปิดงานพร้อมเป็นวิทยากรบรรยายพิเศษหลังเปิดงาน ซึ่งมักจะเป็นที่นิยม ถ้าประธานเป็นบุคคลสำคัญ มีชื่อเสียง มักจะกล่าวเปิดงานและบรรยายพิเศษ สามารถกล่าวเปิดที่เวทีและบรรยายต่อจากนั้นได้เลย ในส่วนนี้ค่อนข้างจะเป็นรายละเอียดของผู้จัดงานที่ต้องจัดการบนเวทีให้พร้อม แต่ขึ้นอยู่กับสถานที่ตรงที่ต้องจัดเตรียมโต๊ะ บนเวทีให้พร้อม หรือถ้ามีการกล่าวเปิดที่โพเดียม กรณีที่ผู้กล่าวรายงาน หรือผู้กล่าวเปิดเป็นผู้ที่มีส่วนสูงไม่มากนัก จะถูกบังด้วยดอกไม้ที่ประดับอยู่ตรงโพเดียม สามารถติดต่อกับทางโรงแรมให้หาที่ยืนเพื่อเสริมความสูงให้ได้ระดับที่ทุกคนสามารถมองเห็น บางครั้งการจัดสถานที่หน้าเวที อาจจะใช้โพเดียม 2 โพเดียม คือ ด้านหนึ่งสำหรับผู้ดำเนินรายการ ผู้กล่าวรายงาน และประธานกล่าวเปิดงานที่โพเดียมอีกด้านหนึ่ง ทั้งนี้ แล้วแต่การจัดของแต่ละงาน ส่วนที่เป็น backdrop หรือฉากหลังบนเวที เป็นส่วนที่ทางโรงแรมจัดการให้ ผู้จัดเพียงแต่ส่งข้อความ เช่น ชื่อของงาน และโลโก้ของผู้สนับสนุนงาน เป็นต้น เพื่อเป็นการบันทึกการจัดงาน

เครื่องดื่ม สำหรับรับรองวิทยากร ควรต้องได้รับการประสานงานกับโรงแรมให้เรียบร้อยว่า วิทยากรจะมีกี่ท่านและจะมีการพักที่ห้องรับรองวิทยากรหรือไม่ หรือพักที่ชุดรับแขก บริเวณหน้าเวที เมื่อวิทยากรมาถึงและเตรียมความพร้อมในการบรรยาย ควรได้รับการรับรองด้วยเครื่องดื่ม ให้เรียบร้อย โดยเฉพาะในช่วงเช้า อาจจะยังไม่ได้รับประทานอาหารเช้า หรือวิทยากรในภาคบ่ายอาจจะมาถึงพอดีกับเวลาบรรยาย ไม่ได้มารับประทานอาหารกลางวันกับผู้จัด อาจจะยังไม่ได้รับประทานอาหารกลางวันเช่นกัน เนื่องจากต้องใช้เวลาในการเดินทาง (วิทยากรในภาคบ่าย ส่วนมากผู้จัดจะเชิญให้มาร่วมรับประทานอาหารกลางวันด้วยกัน แต่ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับความสะดวกของวิทยากร รวมทั้งเชิญวิทยากรในภาคเช้า ร่วมรับประทานอาหารกลางวันก่อนกลับเช่นกัน)

ส่วนอาหารว่าง และเครื่องดื่มสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม ผู้จัดควรจะได้มีการดูความพร้อมของการจัดให้เรียบร้อยก่อนจะถึงช่วงเวลาพักรับประทานอาหารว่าง โดยควรจะออกมาดูความพร้อมก่อนถึงเวลาพักประมาณ 10-15 นาที หรือบางครั้งขึ้นอยู่กับการบรรยายของวิทยากรที่บางครั้งตัดช่วงการบรรยาย อาจจะมีการแจ้งผู้จัดให้พักรับประทานอาหารว่างก่อน ผู้จัดจึงต้องคอยประสานกับทางโรงแรมเพื่อให้เกิดความพร้อมให้มากที่สุด เพราะเคยเห็นการจัดงานของบางแห่ง ถึงเวลาพักรับประทานอาหารว่างแล้ว อาหารว่างและเครื่องดื่มยังไม่พร้อม ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าโดยการเชิญชวนให้ดูนิทรรศการหรือเล่นเกมสันทนาการเพื่อบริหารเวลาก่อนที่ทางโรงแรมจะพร้อม

การบรรยายของวิทยากรบางท่าน เช่น การบรรยายที่เป็นเชิงปฏิบัติการ มีการทำกิจกรรม การเขียน Flip chart ซึ่งอาจใช้ผนังห้องของโรงแรม ติดกระดาษ Flip chart ผู้จัดต้องติดต่อกับทางโรงแรมก่อนว่า สามารถติดกระดาษกับผนังได้หรือไม่ เพราะบางครั้งต้องใช้หมุด บางโรงแรมอาจไม่ยินยอม หรืออาจจะมีกรณีอื่นๆ ที่วิทยากรเพิ่มเติมเข้ามาและอาจจะส่งผลถึงการใช้สถานที่ของโรงแรม

บทความที่เกี่ยวข้อง