จากประสบการณ์ในการเป็นคณะทำงานในจัดประชุมวิชาการประจำปี ของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ทั้งในรูปแบบทางการและไม่เป็นทางการ การได้มีโอกาสได้ช่วยงานหลายๆ ส่วน และได้ร่วมทำงานกับพี่ๆ ที่เก่งงาน และเก่งในการจัดการแก้ปัญหา ถือเป็นประสบการณ์ที่ดีในการทำงาน ถึงแม้ว่าโดยส่วนตัวแล้วอาจจะรับผิดชอบงานเฉพาะส่วนเท่านั้น แต่เบื้องหลังการทำงานที่ต้องอาศัยการทำงานร่วมกันและมีการสื่อสารกันอย่างใกล้ชิดทำให้เห็นภาพการจัดงานและการเชื่อมประสานกันในแต่ละส่วนเพื่อให้งานประสบความสำเร็จ ตลอดระยะเวลา 7 ปีที่ได้มีโอกาสได้ร่วมทำงานในการจัดประชุมวิชาการประจำปี ของสำนักหอสมุด มธ. นับตั้งแต่ปี พ.ศ. 2551-2558 สิ่งที่จะทำให้การจัดประชุมวิชาการประสบความสำเร็จ โดยการประมวลจากประสบการณ์การทำงานและความเห็นส่วนตัวเห็นว่ามี 3 สิ่งสำคัญที่คณะทำงานและผู้จัดงานประชุมวิชาการควรคำนึงถึงมากที่สุด ได้แก่
1. การเลือกหัวข้อและวิทยากรผู้บรรยายในการประชุมวิชาการ การจัดประชุมวิชาการแต่ละครั้ง การกำหนดหัวข้อและเลือกวิทยากรเพื่อมานำเสนอเรื่องราวอันเป็นประโยชน์ในการประชุม ถือว่าเป็นสิ่งแรกที่คณะทำงานต้องช่วยกันพิจารณาและค่อนข้างใช้เวลาพอสมควร เพื่อให้เรื่องที่นำเสนอเกิดประโยชน์กับผู้เข้าร่วมประชุมมากที่สุด ต้องเป็นเรื่องที่น่าสนใจ เข้ากับสถานการณ์ ทันสมัย และเป็นองค์ความรู้ที่จะทำให้เกิดการเรียนรู้เพื่อนำไปพัฒนางานให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้ เพราะหากเรื่องราวหรือหัวข้อที่นำเสนอโดนใจแล้ว จะช่วยเป็นแรงดึงดูดและทำให้การตัดสินใจเข้าร่วมประชุมง่ายขึ้น
2. การสื่อสารและประชาสัมพันธ์ให้เข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย การประชาสัมพันธ์งานเป็นกระบวนการสำคัญอีกประการหนึ่งของการจัดประชุมวิชาการเพื่อส่งผ่านเรื่องราวไปยังกลุ่มเป้าหมาย และถือเป็นเครื่องมือและกลไกที่จะช่วยในการจัดประชุมวิชาการประสบความสำเร็จมากขึ้น ปัจจุบันการประชาสัมพันธ์การจัดประชุมมีด้วยกันหลายรูปแบบทั้งแบบทางการ คือ การส่งจดหมายเชิญไปยังหน่วยงาน หรือ ตัวบุคคล และไม่เป็นทางการ เช่น การจัดทำหน้าเว็บไซต์การประชุมวิชาการ จัดทำหน้าเพจในเฟชบุ๊คนั้น จากประสบการณ์ในการทำงานพบว่าหากเป็นหน่วยงานราชการการส่งจดหมายเชิญไปยังหน่วยงานต่างๆ ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายจะช่วยให้การประชาสัมพันธ์เข้าถึงได้มากที่สุด แต่ละอย่างไรก็ดี การประชาสัมพันธ์ด้วยการใช้เครื่องมือใหม่ๆ ที่ดี และไม่สิ้นเปลืองงบประมาณ ด้วยสื่อสังคมออนไลน์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น facebook twitter youtube เป็นอีกช่องทางหนึ่งที่จะทำให้กลุ่มลูกค้าใหม่ๆ และรักษากลุ่มลูกค้าเดิมไปพร้อมๆ กันด้วย
3. สถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการจัดประชุมวิชาการคือ การเลือกสถานที่ในการจัดประชุม โดยส่วนใหญ่ที่ต้องเน้นคือ ขนาดความจุของห้องประชุม เพื่อให้รองรับผู้เข้าร่วมประชุมตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ และอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ภายในห้องประชุม รวมถึงสถานที่จัดอาหารว่างและห้องรับประทานอาหารกลางวัน รองลงมาคือ การเดินทางต้องสะดวก รวมถึงข้อเสนอพิเศษที่ทางโรงแรมหรือเจ้าของสถานที่จะอำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมประชุม เช่น การสำรองห้องพักในราคากันเอง บริการ wifi ระหว่างการประชุม บริการที่จอดรถ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม การจัดประชุมวิชาการ หรือ การจัดสัมมนา ที่จะประสบความสำเร็จได้นั้น ยังมีปัจจัยอื่นๆ อีกหลายประการ ทั้งในเรื่องวันและเวลา ค่าลงทะเบียน แต่เชื่อว่าการจัดประชุมวิชาการในแต่ละครั้ง โดยเฉพาะในแวดวงวิชาชีพบรรณารักษ์และงานห้องสมุด ช่วยให้ผู้ที่อยู่ในวิชาชีพเดียวกันได้มีโอกาสพูดคุย พบปะสังสรรค์ และแลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน นับเป็นโอกาสดีๆ ที่ทำให้ได้เรียนรู้และรู้จักเพื่อนในแวดวงเดียวกันมากขึ้น