นับตั้งแต่ปี พ.ศ.2554 เป็นต้นมา ห้องสมุดสาขาบางแห่งได้จัดส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้ามาจัดเก็บไว้ในคลังหนังสือเป็นระยะๆ ซึ่งการจัดส่งของห้องสมุดสาขานั้น พบว่ามีการจัดส่งทรัพยากรสารสนเทศในหลายลักษณะ เช่น หนังสือฉบับซ้ำ หนังสือชำรุด หนังสือปีพิมพ์ใหม่ หนังสือที่ผู้ใช้บริการยังคงมีการใช้อย่างต่อเนื่อง หนังสือNo Bib หนังสือNo Item เป็นต้น ซึ่งหนังสือลักษณะดังกล่าวนั้นไม่ควรที่จะนำมาเก็บไว้ในคลังหนังสือ เพราะเคยมีการกำหนดเกณฑ์ไว้แล้วแต่ไม่ได้ปฏิบัติตาม พื้นที่การจัดเก็บของคลังหนังสือจึงเหลือน้อยลง และเป็นการเพิ่มกระบวนการการทำงานของคลังหนังสือทำให้หนังสือที่รอดำเนินการมีปริมาณที่มากขึ้น ไม่สามารถที่จะให้บริการได้เมื่อมีผู้ใช้บริการร้องขอ อีกทั้งกระบวนการการนำส่งหนังสือเข้าคลังนั้นยังไม่เคยมีการกำหนดขั้นตอนและแนวปฏิบัติที่ชัดเจน ทำให้มีการดำเนินการที่แตกต่างกันไป ไม่เป็นไปในแนวทางเดียวกัน การที่จะแก้ไขมิให้เกิดปัญหาตามที่กล่าวมาแล้วนั้น คลังหนังสือจึงมีแนวทางการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลังหนังสือ เพื่อให้ห้องสมุดสาขาและคลังหนังสือได้ปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งแนวทางที่จะกล่าวต่อไปนี้ คลังหนังสือจะดำเนินการส่งแนวทางให้กับห้องสมุดสาขาของสำนักหอสมุดทุกแห่ง ได้ช่วยกันพิจารณา แสดงความคิดเห็นและข้อเสนอแนะ หากทั้งคลังหนังสือและห้องสมุดสาขามีความเห็นที่จะแก้ไขหรือปรับปรุงส่วนใด ก็จะมีการปรับปรุงแนวทางการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลังหนังสือให้สามารถนำมาใช้เป็นแนวปฏิบัติร่วมกันระหว่างห้องสมุดสาขาและคลังหนังสือต่อไป

 หลักเกณฑ์การพิจารณานำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลังหนังสือ

          การพิจารณาทรัพยากรสารสนเทศของห้องสมุดสาขาเพื่อนำส่งเข้าคลังหนังสือ มีดังนี้

1. ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทหนังสือทั่วไปที่มีการใช้น้อย ซึ่งไม่เคยมีการยืมในช่วงตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป

2. ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทหนังสืออ้างอิง ที่มีปีพิมพ์ย้อนหลังตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป หรือ ให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าห้องสมุดสาขา
3. ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทวิทยานิพนธ์ สารนิพนธ์ งานวิจัย ที่มีการจัดทำเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
4. ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภท วารสารเย็บเล่ม วารสารฉบับปลีก ที่มีการใช้น้อย ให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าห้องสมุดสาขา
5. ทรัพยากรสารสนเทศประเภทอื่นๆ เช่น โสตทัศนวัสดุ ที่มีการใช้น้อยให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าห้องสมุดสาขา
6. ทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือจะต้องมีรายการในฐานข้อมูล KOHA
7. ทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือทุกประเภทให้นำเข้าได้จำนวน 1 ฉบับ แต่ต้องไม่ซ้ำกับรายการที่มีในคลังหนังสือแล้ว และไม่ซ้ำกับห้องสมุดสาขาอื่นที่ทำเป็น Book Bank Processingแล้ว หากส่งมากกว่า 1 ฉบับ ให้แยกเป็นหนังสือจำหน่ายออก โดยหัวหน้าห้องสมุดสาขาจะต้องพิจารณาเห็นสมควรแล้วว่า สามารถจำหน่ายออกได้
8. ทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือต้องอยู่ในสภาพดี ไม่ชำรุดฉีกขาด หากมีสภาพชำรุดให้แยกตัวเล่มและทำรายการเพื่อส่งซ่อมมายังคลังหนังสือ

แนวปฏิบัติการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลังหนังสือ

          ทรัพยากรสารสนเทศที่ห้องสมุดสาขาจะนำส่งเข้าคลังหนังสือ แยกออกเป็น ทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือเพื่อให้บริการ และทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือเพื่อจำหน่ายออก ดังนี้

ทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือเพื่อให้บริการ

          ทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือเพื่อให้บริการนั้น เป็นทรัพยากรสารสนเทศที่มีการใช้น้อย อยู่ในสภาพดี ยังไม่มีในคลังหนังสือ โดยจะส่งเข้าคลังหนังสือได้ปีละ 1 ครั้ง ในช่วงปิดภาคการศึกษา คือ เดือน มิถุนายน-กรกฎาคม ซึ่งแบ่งเป็น ทรัพยากรสารสนเทศสภาพดี และทรัพยากรสารสนเทศชำรุด

1. ทรัพยากรสารสนเทศสภาพดี

ทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในสภาพดีนั้น จะต้องไม่อยู่ในสภาพชำรุดและมิได้ส่งมาเพื่อการจำหน่ายออก ซึ่งมีแนวปฏิบัติดังนี้

1.1 คลังหนังสือ แจ้งให้ห้องสมุดสาขานำส่งทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่างๆเข้าคลังหนังสือได้ โดยแจ้งจำนวนแบบประมาณการว่าคลังหนังสือสามารถรับได้จำนวนเท่าใด พร้อมระบุช่วงเดือนที่อนุญาตให้นำเข้า

1.2 ห้องสมุดสาขาสำรวจทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่จะนำเข้าคลังหนังสือโดยใช้วิธีประมาณการและแจ้งจำนวนทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่จะนำเข้าคลังหนังสือ

1.3 คลังหนังสือจัดลำดับการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลัง โดยพิจารณาจาก ลำดับก่อนหลังของแต่ละห้องสมุดที่แจ้งจำนวนการนำเข้าของทรัพยากรแต่ละประเภท หากจำนวนของทรัพยากรสารสนเทศที่แจ้งมาจากห้องสมุดสาขามีจำนวนมากเกินที่คลังหนังสือจะรับได้ในรอบนั้น ห้องสมุดสาขาที่แจ้งมาลำดับท้ายๆก็จะต้องนำส่งเข้าคลังในรอบต่อไป

1.4 ห้องสมุดสาขาพิจารณารายการทรัพยากรสารสนเทศตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ดังนี้

1.4.1 ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทหนังสือทั่วไปที่มีการใช้น้อย ซึ่งไม่เคย

มีการยืมในช่วงตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไป

1.4.2 ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทหนังสืออ้างอิง ที่มีปีพิมพ์ย้อนหลังตั้งแต่ 5 ปีขึ้นไปหรือ ให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าห้องสมุดสาขา

1.4.3 ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภทวิทยานิพนธ์ สารนิพนธ์ งานวิจัย ที่มีการจัดทำเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว

1.4.4 ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภท วารสารเย็บเล่ม วารสารฉบับปลีกที่มีการใช้น้อย ให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าห้องสมุดสาขา

1.4.5 ทรัพยากรสารสนเทศประเภทอื่นๆ เช่น โสตทัศนวัสดุ ที่มีการใช้น้อยให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าห้องสมุดสาขา

1.4.6 ทรัพยากรสารสนเทศที่ส่งเข้าคลังหนังสือจะต้องมีรายการในฐานข้อมูล KOHA

1.4.7 ทรัพยากรสารสนเทศที่จัดส่งเข้าคลังหนังสือ ให้นำเข้าได้จำนวน 1ฉบับ แต่ต้องไม่ซ้ำกับรายการที่มีในคลังหนังสือแล้ว และไม่ซ้ำกับห้องสมุดสาขาอื่นที่ทำเป็น Book Bank Processingแล้ว หากส่งมากกว่า 1 ฉบับ ให้แยกเป็นหนังสือจำหน่ายออก โดยหัวหน้าห้องสมุดสาขาจะต้องพิจารณาเห็นสมควรแล้วว่า สามารถจำหน่ายออกได้

1.4.8 ทรัพยากรสารสนเทศที่นำส่งเข้าคลังหนังสือต้องอยู่ในสภาพดี ไม่

ชำรุดฉีกขาด หากมีสภาพชำรุดให้ดำเนินการส่งซ่อม โดยแยกตัวเล่มและรายการทรัพยากรสารสนเทศที่ชำรุดออกจากทรัพยากรสารสนเทศที่อยู่ในสภาพดี

1.5 ห้องสมุดสาขานำทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่พิจารณาตามเกณฑ์แล้วมาดำเนินการ ดังนี้

1.5.1 ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภท หนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์

1) แยกประเภทของหนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์

2) จัดเรียงตาม Call No.ทีละประเภท

3) อ่าน Barcode และเปลี่ยน Status เป็น Book Bank Processing ในฐานข้อมูล KOHA

4) จัดทำข้อมูลรายการหนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์ ซึ่งเรียงตาม Call No. โดยนำไปพิมพ์ลงในโปรแกรม Excel โดยข้อมูลที่ต้องมีในรายการ คือ Collection, Call No., Copy, Barcode, Title, Loc.

5) นำทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเรียงไว้เรียบร้อยแล้วมามัด พร้อมกับทำใบปะหน้า

6) การทำใบปะหน้า ให้ประทับตราห้องสมุด ระบุคำว่า BB และระบุเลขที่มัดที่หน้ามัด/จำนวนมัดทั้งหมด

7) นำเลขที่มัดไประบุลงในไฟล์ Excel ว่าทรัพยากรสารสนเทศรายการใดอยู่ในมัดใด

1.5.2 ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภท โสตทัศนวัสดุ

1) แยกประเภทของโสตทัศนวัสดุ เช่น Acom CDG TS VT VTGเป็นต้น

2) จัดเรียงตาม Call No.ทีละประเภท

3) อ่าน Barcode และเปลี่ยน Status เป็น Book Bank Processing ในฐานข้อมูล KOHA

4) จัดทำข้อมูลรายการของ Acom CDG TS VT VTG ซึ่งเรียงตามCall No. โดยนำไปพิมพ์ลงในโปรแกรม Excel โดยข้อมูลที่ต้องมีในรายการ คือ Collection, Call No., Copy, Barcode, Title, Loc.

5) นำโสตทัศนวัสดุที่จัดเรียงไว้เรียบร้อยแล้วมามัด พร้อมกับทำใบปะหน้า

6) การทำใบปะหน้า ให้ประทับตราห้องสมุด ระบุคำว่า AVและระบุเลขที่มัดที่หน้ามัด/จำนวนมัดทั้งหมด

7) นำเลขที่มัดไประบุลงในไฟล์ Excelว่าโสตทัศนวัสดุรายการใดอยู่ในมัดใด

8) นำโสตทัศนวัสดุบรรจุลงในกล่อง เพื่อป้องกันมิให้เกิดความเสียหาย และทำใบปะหน้ากล่อง โดยประทับตราห้องสมุด ระบุคำว่า AV เขียนให้ทราบว่า ในกล่องมีโสตทัศนวัสดุมัดใดถึงมัดใด เขียน “ระวังแตก” เพื่อให้ขนย้ายด้วยความระมัดระวัง

1.5.3 ทรัพยากรสารสนเทศ ประเภท วารสาร

1) จัดเรียงวารสารตามชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี

2) จัดทำข้อมูลรายการวารสาร ซึ่งเรียงตามชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี  โดยนำไปพิมพ์ลงในโปรแกรม Excel โดยข้อมูลที่ต้องมีในรายการ คือชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี ISSN

3) นำวารสารที่จัดเรียงไว้เรียบร้อยแล้วมามัด พร้อมกับทำใบปะหน้า

4) การทำใบปะหน้า ให้ประทับตราห้องสมุด ระบุคำว่า ว. และระบุเลขที่มัดที่หน้ามัด/จำนวนมัดทั้งหมด

5) นำเลขที่มัดไประบุลงในไฟล์ Excel ว่าวารสารรายการใดอยู่ในมัดใด

1.6 ห้องสมุดสาขาแจ้งยืนยันจำนวนพร้อมไฟล์รายการทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่จะส่งเข้าคลัง ทั้งนี้ให้แต่ละห้องสมุดส่งไฟล์รายการก่อนปิดภาคการศึกษา 1 เดือน

1.7 คลังหนังสือ ตรวจสอบข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศของแต่ละห้องสมุดว่าอยู่ในเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่ หากรายการใดไม่อยู่ในเกณฑ์ คลังหนังสือแจ้งห้องสมุดสาขาให้ตัดรายการและดึงตัวเล่มออก พร้อมกับแก้ไขไฟล์รายการให้ถูกต้อง

1.8 คลังหนังสือ ทำบันทึกข้อความถึง รองผู้อำนวยการสายบริหารและพัฒนา(ผ่านงานพัสดุ) ขออนุมัติการจ้างขนย้ายและจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลังหนังสือ

1.9 งานพัสดุดำเนินการประสานงานกับบริษัทขนย้าย

1.10 งานพัสดุแจ้งห้องสมุดสาขาและคลังหนังสือทราบวันที่บริษัทจะมาขนย้าย

1.11 บริษัทดำเนินการขนย้ายทรัพยากรสารสนเทศจากห้องสมุดสาขาไปยังคลังหนังสือ

1.12 บริษัทเรียงทรัพยากรสารสนเทศขึ้นชั้นตามหมายเลขใบปะหน้า

1.13 คลังหนังสือตรวจสอบตัวเล่มกับไฟล์รายการของทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทให้ถูกต้องตรงกัน

1.14 คลังหนังสือ ติด Accession No.ที่ตัวเล่ม และดำเนินการแก้ไขข้อมูลใน

ฐานข้อมูล เช่น Item Status,Collection, Location,Call, No.,Item Type

 

2. ทรัพยากรสารสนเทศชำรุด

                   ทรัพยากรสารสนเทศที่มีสภาพชำรุดของห้องสมุดสาขาที่มีความประสงค์จะนำส่งมาเก็บยังคลังหนังสือ มีแนวปฏิบัติเกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศชำรุด ดังนี้

2.1 คลังหนังสือ แจ้งให้ห้องสมุดสาขานำส่งทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่างๆเข้าคลังหนังสือได้ โดยแจ้งจำนวนแบบประมาณการว่าคลังหนังสือสามารถรับได้จำนวนเท่าใด พร้อมระบุช่วงเดือนที่อนุญาตให้นำเข้า

2.2 ห้องสมุดสาขาสำรวจทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่จะนำเข้าคลังหนังสือโดยใช้วิธีประมาณการและแจ้งจำนวนทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่จะนำเข้าคลังหนังสือ

2.3 คลังหนังสือจัดลำดับการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลัง โดยพิจารณาจาก ลำดับก่อนหลังของแต่ละห้องสมุดที่แจ้งจำนวนการนำเข้าของทรัพยากรแต่ละประเภท หากจำนวนของทรัพยากรสารสนเทศที่แจ้งมาจากห้องสมุดสาขามีจำนวนมากเกินที่คลังหนังสือจะรับได้ในรอบนั้น ห้องสมุดสาขาที่แจ้งมาลำดับท้ายๆก็จะต้องนำส่งเข้าคลังในรอบต่อไป

2.4 ห้องสมุดสาขาพิจารณารายการทรัพยากรสารสนเทศตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ดังนี้

2.4.1 ทรัพยากรสารสนเทศที่ชำรุดจะต้องมีข้อมูลรายการในฐานข้อมูลKOHA

2.4.2  ทรัพยากรสารสนเทศที่ชำรุด ห้องสมุดสาขาส่งซ่อมได้จำนวน 1ฉบับ เพื่อที่จะนำส่งเข้าคลังหนังสือต่อไป

2.4.3 หากมีมากกว่า 1 ฉบับ ให้ดำเนินการจำหน่ายออก โดยทำตามแนวปฏิบัติการจำหน่ายออก

2.4.4 ทรัพยากรสารสนเทศที่ชำรุดหรือหน้าขาดหายนั้น ห้องสมุดสาขาจะต้องหาหน้าที่ขาดหายมาทดแทนได้ จึงจะอนุญาตให้ส่งซ่อม หากไม่สามารถหาได้ ให้จำหน่ายออก

2.5 ห้องสมุดสาขาดำเนินการเกี่ยวกับทรัพยากรสารสนเทศที่มีสภาพชำรุด เพื่อส่งซ่อม ดังนี้

2.5.1 ตรวจสอบหน้าที่ชำรุด หรือขาดหาย และดำเนินการหาหน้าของทรัพยากรสารสนเทศที่ชำรุดหรือขาดหายของตัวเล่มนั้นมาให้ครบ หากไม่สามารถหาได้ ให้ดำเนินการจำหน่ายออก

2.5.2 แยกประเภทของทรัพยากรสารสนเทศที่จะส่งซ่อม

2.5.3 จัดเรียงทรัพยากรสารสนเทศ กรณีที่เป็น หนังสือ หนังสืออ้างอิงวิทยานิพนธ์จัดเรียงตามCall No. กรณีที่เป็น วารสาร จัดเรียงตาม ชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี

2.5.4 กรณีที่เป็น หนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์อ่าน Barcode และ เปลี่ยน Status เป็น In repairing ในฐานข้อมูล KOHA

2.5.5 จัดทำข้อมูลรายการทรัพยากรสารสนเทศที่จะส่งซ่อม โดยนำไปพิมพ์ลงในโปรแกรม Excel กรณีของหนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์ ข้อมูลที่ต้องมีในรายการ คือ Collection, Call No., Copy, Barcode, Title, Loc.  กรณีวารสาร ข้อมูลที่ต้องมีในรายการ คือ ชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี ISSN

2.5.6 นำทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเรียงไว้เรียบร้อยแล้วมามัด พร้อมกับทำใบปะหน้า

2.5.7 การทำใบปะหน้า ให้ประทับตราห้องสมุด กรณีเป็นหนังสือวิทยานิพนธ์ หนังสืออ้างอิง ระบุคำว่า RP.BB . กรณีเป็นวารสาร ให้ระบุคำว่า RP.ว. และระบุเลขที่มัดที่หน้ามัด/จำนวนทั้งหมดของมัด

2.5.8 นำเลขที่มัดไประบุลงในไฟล์ Excelว่าทรัพยากรสารสนเทศรายการใดอยู่ในมัดใด

2.5.9 การนำส่งทรัพยากรสารสนเทศชำรุดเพื่อส่งซ่อมนั้น ให้ห้องสมุดสาขาแยกตัวเล่มและไฟล์รายการออกมาจากทรัพยากรสารสนเทศที่มีสภาพดี เพื่อที่คลังหนังสือจะได้ไม่ต้องมาคัดแยกอีกครั้ง

2.5.10 ห้องสมุดสาขาแจ้งยืนยันจำนวน พร้อมส่งไฟล์รายการทรัพยากรสารสนเทศชำรุดเพื่อส่งซ่อม ให้คลังหนังสือ

2.5.11 ขั้นตอนต่อไปให้ดำเนินการเหมือนกับการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศสภาพดี ตั้งแต่ข้อ 1.7-1.13

2.5.12 คลังหนังสือดำเนินการซ่อม

2.5.13 คลังหนังสือนำทรัพยากรสารสนเทศจัดเรียงขึ้นชั้นต่อจากทรัพยากรสารสนเทศสภาพดี

2.5.14 ติดAccession No.ที่ตัวเล่ม และแก้ไขข้อมูลในฐานข้อมูล เช่นItem Status,Collection, Location,Call No.,Item Type

ทรัพยากรสารสนเทศที่ส่งเข้าคลังหนังสือเพื่อจำหน่ายออก

หลักเกณฑ์การจำหน่ายออกทรัพยากรสารสนเทศ

หลักเกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณาทรัพยากรสารสนเทศเพื่อจำหน่ายออก มีดังนี้

1. ทรัพยากรสารสนเทศที่ชำรุดไม่สามารถซ่อมแซมได้ เช่น จำนวนหน้าขาดหาย ฉีกขาด สกปรก กระดาษกรอบเหลือง เป็นต้น

2. ทรัพยากรสารสนเทศที่มีหลายฉบับ และไม่เคยมีผู้ยืมในช่วงเวลา 5-10ปี

3. ทรัพยากรสารสนเทศที่มีการแปลงผันข้อมูลต้นฉบับสิ่งพิมพ์เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ วิทยานิพนธ์ สารนิพนธ์ งานวิจัย

4. ทรัพยากรสารสนเทศที่มีเนื้อหาไม่ทันสมัย เช่น หนังสือที่เกี่ยวกับกฎระเบียบ กติกาที่เปลี่ยนแปลงแล้ว

5. ทรัพยากรสารสนเทศฉบับปีพิมพ์เก่าที่มีการพิมพ์ใหม่และมีการปรับปรุง แก้ไขเนื้อหา

6. ทรัพยากรสารสนเทศจำหน่ายออกจะต้องมีข้อมูลรายการในฐานข้อมูล KOHA

แนวปฏิบัติการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลังหนังสือเพื่อจำหน่ายออก

1. คลังหนังสือ แจ้งให้ห้องสมุดสาขานำส่งทรัพยากรสารสนเทศประเภทต่างๆเข้าคลังหนังสือได้ โดยแจ้งจำนวนแบบประมาณการว่าคลังหนังสือสามารถรับได้จำนวนเท่าใด พร้อมระบุช่วงเดือนที่อนุญาตให้นำเข้า

2. ห้องสมุดสาขาสำรวจทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่จะนำเข้าคลังหนังสือโดยใช้วิธีประมาณการและแจ้งจำนวนทรัพยากรสารสนเทศแต่ละประเภทที่จะนำเข้าคลังหนังสือ

3. คลังหนังสือจัดลำดับการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศเข้าคลัง โดยพิจารณาจาก ลำดับก่อนหลังของแต่ละห้องสมุดที่แจ้งจำนวนการนำเข้าของทรัพยากรแต่ละประเภท หากจำนวนของทรัพยากรสารสนเทศที่แจ้งมาจากห้องสมุดสาขามีจำนวนมากเกินที่คลังหนังสือจะรับได้ในรอบนั้น ห้องสมุดสาขาที่แจ้งมาลำดับท้ายๆก็จะต้องนำส่งเข้าคลังในรอบต่อไป
4. ห้องสมุดสาขาคัดเลือกทรัพยากรสารสนเทศเพื่อจำหน่ายออกตามนโยบายหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้และดำเนินการดังนี้

4.1 แยกประเภทของทรัพยากรสารสนเทศที่จะจำหน่ายออก

4.2 จัดเรียงทรัพยากรสารสนเทศ กรณี หนังสือ หนังสืออ้างอิงวิทยานิพนธ์ โสตทัศนวัสดุ จัดเรียงตาม Call No. กรณีวารสาร จัดเรียงตาม ชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี

4.3 กรณีที่เป็นหนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์ โสตทัศนวัสดุ อ่าน Barcode และ เปลี่ยน Status เป็น Withdraw Processing ในฐานข้อมูล KOHA

4.4 จัดทำข้อมูลรายการทรัพยากรสารสนเทศที่จะจำหน่ายออก โดยนำไปพิมพ์ลงในโปรแกรม Excel กรณีของหนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์ โสตทัศนวัสดุ ข้อมูลที่ต้องมีในรายการ คือ Collection, Call No., Copy, Barcode, Title, Loc. กรณีของวารสาร ข้อมูลที่ต้องมีในรายการคือ ชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี ISSN

4.5 นำทรัพยากรสารสนเทศที่จัดเรียงไว้เรียบร้อยแล้วมามัด พร้อมกับทำใบปะหน้า

4.6 การทำใบปะหน้า ให้ประทับตราห้องสมุด กรณีเป็นหนังสือ หนังสืออ้างอิง วิทยานิพนธ์ ระบุคำว่า WP.BB กรณีเป็นโสตทัศนวัสดุ ระบุคำว่า WP.AV กรณีเป็นวารสาร ให้ระบุคำว่า WP.ว. และระบุเลขที่มัดที่หน้ามัด/จำนวนมัดทั้งหมด

4.7 นำเลขที่มัดไประบุลงในไฟล์ Excelว่าทรัพยากรสารสนเทศรายการใดอยู่ในมัดใด

4.8 การนำส่งทรัพยากรสารสนเทศจำหน่ายออก ให้ห้องสมุดสาขาแยกออกจากทรัพยากรสารสนเทศที่มีสภาพดีและสภาพชำรุด เพื่อคลังหนังสือจะได้แยกและจัดเก็บได้ถูกต้อง

4.9 ห้องสมุดสาขาแจ้งยืนยันจำนวน พร้อมส่งไฟล์รายการทรัพยากรสารสนเทศจำหน่ายออกให้กับคลังหนังสือ

4.10 ขั้นตอนต่อไปให้ดำเนินการเหมือนกับการนำส่งทรัพยากรสารสนเทศสภาพดี ตั้งแต่ข้อ 1.7-1.13

4.11 คลังหนังสือจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศจำหน่ายออกไว้ เพื่อรอเวลาที่เหมาะสมในการจำหน่ายออก