เทคนิคง่ายๆ ในการลดหย่อนค่าปรับ
งานบริการยืม-คืน เป็นงานบริการหลักสำคัญบริการหนึ่งที่มีการใช้บริการกันมากในแต่ละวัน โดยสิทธิการยืมจะแตกต่างกันทั้งจำนวนเล่ม และระยะเวลาในการให้ยืมตามประเภทของสมาชิก สามารถยืมต่อทางอินเทอร์เน็ต (renew) ได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง ซึ่งอำนวยความสะดวกแก่ผู้ยืมเป็นอย่างมากโดยไม่ต้องนำเล่มมายืมต่อที่ห้องสมุด แต่หากมีผู้อื่นจองหนังสือที่ยืมจะไม่สามารถยืมหนังสือต่อได้ และเมื่อนำหนังสือมาคืนห้องสมุดเกินวันกำหนดส่ง จะเสียค่าปรับ ซึ่งค่าปรับที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่นอกจากเกิดจากการที่ยืมต่อไม่ได้แล้ว ยังเกิดจากการที่ไม่ได้ทำการยืมหนังสือต่อเมื่อถึงวันกำหนดส่งจะด้วยเหตุใดก็ตาม ทำให้เกิดค่าปรับตามจำนวนวันที่เกินกำหนดส่ง และตามประเภทของทรัพยากรสารสนเทศที่ห้องสมุดกำหนดดังนี้
ที่มา https://library.tu.ac.th/th/library-service/lending-renewing-service
ซึ่งห้องสมุดมีนโยบายลดหย่อนค่าปรับ 1 ใน 3 ของค่าปรับทั้งหมด แต่ต้องมียอดค่าปรับไม่ต่ำกว่า 300 บาท โดยผู้ยืมมากรอกแบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ (QF-LS-08) ได้ที่เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน ของห้องสมุดสาขาทุกแห่ง โดยไม่จำกัดจำนวนครั้ง
ภาพที่ 1. ตัวอย่างการกรอกแบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ
(QF-LS-08)
หลังจากที่ผู้ใช้บริการกรอกแบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ (QF-LS-08) เรียบร้อยแล้ว ผู้ปฏิบัติงานจะทำการลดหย่อนค่าปรับในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ KOHA โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. ใส่ Username และ Password เพื่อ Login เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ KOHA
- ที่หน้าจอ Check Out ให้พิมพ์เลข ID ของผู้ใช้บริการที่มาขอลดหย่อน จากนั้นคลิกที่ “Submit” หรือ กด “Enter”
- จะปรากฎหน้าจอข้อมูลของผู้ใช้บริการ ให้คลิกที่เมนู “Fines”
- จะปรากฏหน้าจอแสดงค่าปรับทั้งหมด ดังภาพ ผู้ปฏิบัติงานคำนวณจำนวนเงินค่าปรับ คือจำนวนเงินที่ลดหย่อน และจำนวนเงินที่ผู้ใช้บริการต้องจ่ายจริง
ตัวอย่าง กรณีมีค่าปรับทั้งหมด 1,155 บาท ลดหย่อน 1 ใน 3 คือจำนวนเงิน 385 บาท ผู้ใช้บริการต้องจ่ายจริงจำนวนเงิน 770 บาท โดยคลิกที่ “Pay amount” ดังภาพ
- ให้ทำการ Pay ค่าปรับในส่วนที่ผู้ใช้บริการจะต้องจ่ายก่อน โดยกรอกจำนวนเงินที่ช่อง “Collect from patron” จากนั้นคลิกที่ “Confirm”
- ค่าปรับที่เหลือให้คลิกที่ “Write off all” จากนั้นให้คลิกที่ “OK”
เพื่อลบค่าปรับทั้งหมดที่เหลือให้เป็น “0” ไม่ให้มียอดค่าปรับคงค้างในชื่อของผู้ใช้บริการ
- ตรวจสอบอีกครั้ง โดยคลิกที่เมนู “Fines” จะปรากฏหน้าจอไม่มีค้างค่าปรับ ดังภาพ
- ผู้ปฏิบัติงาน ออกใบเสร็จการรับเงินให้กับผู้ใช้บริการเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน และเก็บ“แบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ”
(QF-LS-08) ไว้เพื่อตรวจสอบกับรายการ Report ค่าปรับ
ในแต่ละวันต่อไป@@ คู่มือรายละเอียดการปฏิบัติงาน : เรื่องการเก็บ-ส่งเงินค่าธรรมเนียม ค่าปรับ และการชดใช้ทรัพยากรสารสนเทศหาย/ชำรุด (QH-LS-05)
ดูที่ https://eportal.tu.ac.th
