จากที่สำนักงานเลขานุการ สำนักหอสมุด จัดกิจกรรม Knowledge Sharing เมื่อวันที่ 21 พฤษภาคม 2558 ภายใต้โครงการ”อบรมให้ความรู้เกี่ยวกับงานภายในสำนักงานเลขนุการ” ในที่นี้จะกล่าวถึง “การดำเนินงานโครงการเมื่อได้รับอนุมัติงบประมาณแล้ว” ที่ได้บรรยายไปแล้วมาบันทึกไว้ว่า ขั้นตอนการดำเนินงานเป็นดังนี้

1. เมื่อทราบวงเงินงบประมาณของโครงการที่ตนขออนุมัติไว้แล้ว Continue reading การดำเนินงานโครงการ →

สำนักหอสมุดมีบทบาทสำคัญในการส่งเสริมการศึกษา ส่งเสริมการค้นคว้าและวิจัยของมหาวิทยาลัย การให้บริการที่มีคุณภาพสามารถสนองความต้องการของ อาจารย์ นักศึกษา นักวิจัย และผู้ใช้ห้องสมุดอื่น ๆ รวมทั้งให้บริการแก่บุคคลภายนอก ทำให้การใช้ประโยชน์จากทรัพยากรสารสนเทศเพื่อการศึกษาเป็นไปอย่างกว้างขวาง ทรัพยากรสารสนเทศมีหลายรูปแบบ ได้แก่ หนังสือ วารสาร นิตยสาร หนังสือพิมพ์ โสตทัศนวัสดุ ฐานข้อมูล eBook หนังสืออ้างอิงอิเล็กทรอนิกส์

ในปีหนึ่งๆ สำนักหอสมุดใช้งบประมาณในการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศมากขึ้นทุกปี ถ้าเปรียบเทียบการจัดซื้อทรัพยากรสารสนเทศทั้งงบประมาณแผ่นดินและเงินรายได้ของสำนักหอสมุด ในปีงบประมาณ 2557 และ ปีงบประมาณ 2556 นั้น ตามประเภทเป็นหนังสือภาษาต่างประเทศและภาษาไทย วารสารต่างประเทศและภาษาไทย ฐานข้อมูล หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ หนังสือพิมพ์ โสตทัศนวัสดุ จะเห็นได้ว่าการใช้งบประมาณในการจัดหาทรัพยากรจะมีแนวโน้มมากขึ้น แต่สิ่งที่เป็นข้อสังเกตของผู้เขียนในฐานะทำเรื่องการเบิกจ่ายการจัดซื้อทรัพยกรสารสนเทศเข้าสำนักหอสมุด เห็นได้ชัดเจนว่า ทรัพยากรสารสนเทศประเภทสิ่งพิมพ์มีการจัดซื้อเป็นจำนวนลดลง โดยมียอดจากจัดซื้อไปอยู่ที่ทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ เพิ่มขึ้นเป็นการทดแทน เช่น หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ วารสารสิ่งพิมพ์เปลี่ยนเป็นวารสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น และคงมีแนวโน้มเป็นวารสารสิ่งพิมพ์ลดน้อยลงไปเรื่อยๆ หรือการจัดซื้อหนังสือก็มีแนวโน้มที่จะพัฒนาไปในรูปของสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เพื่อรองรับความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งสำนักหอสมุดต้องใช้งบประมาณที่ได้รับอย่างคุ้มค่าโดยคำนึงถึงความต้องการของผู้ใช้ให้ได้รับประโยชน์สูงสุดและสอดคล้องกับงบประมาณที่ได้รับในแต่ละปี

เมื่อพูดถึงงบประมาณ หลายคนจะร้อง “อ๋อ” เข้าใจว่า คือ เงิน! เงิน! เงิน! คือวงเงินที่หน่วยงาน/องค์กรจะต้องมีไว้ใช้จ่าย อันนี้เป็นภาษาง่าย ๆ แต่ความหมายของงบประมาณคือ การคาดการณ์ไว้ล่วงหน้าถึงแผนการรับเงินและใช้จ่ายเงิน แสดงออกมาเป็นข้อมูลตัวเลขหรือตัวเงินที่กำหนดตามแผนกิจกรรมของหน่วยงาน อันเป็นปัจจัยสำคัญในการขับเคลื่อนการดำเนินงานของหน่วยงานให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์

งบประมาณจะมีระยะเวลากำหนด ปกติจะกำหนดไว้ 1 ปี รอบระยะเวลาจะต่างกันไป เช่น บริษัท กำหนดปีปฏิทิน 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม หน่วยงานของรัฐกำหนดปีงบประมาณ โดยเริ่มที่ 1 ตุลาคม สิ้นสุดที่ 30 กันยายนของปีถัดไป จึงเรียกว่างบประมาณประจำปี งบประมาณถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผน กำหนดวัตถุประสงค์ ควบคุม ติดตาม และประเมินผลการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี

คนส่วนมากมักจะมองผู้ที่ปฏิบัติงานงบประมาณว่าหวงเงิน! ทั้ง ๆ ที่ไม่ใช่เงินของตัวเองซะหน่อย แต่จะขอใช้เงินทำกิจกรรมอะไรแต่ละที ทำไมยุ่งยากจัง…….. จริง ๆ แล้วไม่ใช่นะคะ ไม่ใช่ว่าจะหวงเงิน แต่อยากให้อยู่บนความถูกต้องมากกว่าค่ะ ถึงยังไงก็มีความยืดหยุ่นได้นะคะ หากกิจกรรมที่ขอใช้เงินนั้นมีความจำเป็น เป็นนโยบาย  สามารถไปแบ่งปันเงินของแผนงานที่ขอเงินไว้ได้ค่ะ…มิใช่จะเรื่องมากนะคะ…..โปรดเห็นใจ ♥

ในเดือนสิงหาคมของทุกปี หอสมุดปรีดี พนมยงค์ จะได้พบกับรอยยิ้มแห่งความภาคภูมิใจของน้องๆ นักศึกษาธรรมศาสตร์ทุกท่านที่จบการศึกษา  หอสมุดปรีดีได้เป็นส่วนหนึ่งในความสำเร็จของบรรดาบัณฑิต เพราะหอสมุดปรีดีได้จัดหาทรัพยากรสารสนเทศที่มีความหลากหลายและมากด้วยเนื้อหาสาระความรู้ให้บริการแก่นักศึกษา

หอสมุดปรีดีฯ ได้ใช้งบประมาณปีละ สี่ล้านบาทในการจัดหาทรัพยากรทั้งที่เป็นรูปเล่ม และอยู่ในรูปแแบบดิจิทัล อีกทั้งยังจัดหาวารสารหนังสือพิมพ์ รวมทั้งฐานข้อมูลต่างๆ อีกประมาณสี่ล้านบาทเพื่อให้บริการแก่นักศึกษา

นอกจากนี้ยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกในรูปแบบต่างๆ ไว้บริการนักศึกษาร่วมด้วย หอสมุดปรีดีฯ จึงเปรียบเหมือนแหล่งทรัพยากรสารสนเทศด้านสังคมศาสตร์ มนุษย์ศาสตร์ ซึ่งเป็นแรงผลักดันให้นักศึกษาของเราออกไปรับใช้สังคมได้อย่างสง่างาม

สำนักหอสมุด ปรีดี พนมยงค์มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์จึงมีความภูมิใจอย่างยิ่งในความสำเร็จของบรรดาบัณฑิตทุกท่าน

กองแผนงาน มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ได้จัดอบรมการจัดทำแผนรายงานการรับจริงและรายจ่ายจริง ในวันอังคารที่ 23 ธันวาคม 2557 เวลา 8.00 – 12.00 น. อาคารบรรยายรวม คณะวิทยาศาสตร์ มธ.ศูนย์รังสิต ดิฉันได้รับมอบหมายเข้าร่วมการอบรมหลักสูตรดังกล่าว ซึ่งเป็นข่าวดีสำหรับผู้ปฏิบัติงานด้านงบประมาณของหน่วยงาน คือ กองแผนงานได้จัดทำโปรแกรมสำเร็จรูปขึ้นใหม่ ในการจัดทำรายงานรายรับจริงและรายจ่ายจริงส่งกองแผนงาน จึงมีความจำเป็นต้องจัดอบรมแก่ผู้ปฏิบัติงานเพื่อให้มีความเข้าใจในตัวของระบบ และการกรอกข้อมูลที่ถูกต้อง

โปรแกรมนี้เริ่มต้นจากการจัดตั้งงบประมาณเข้าระบบ ผ่านมายังการทำแผนรายรับและรายจ่าย มาจนถึงระบบจะดึงชื่อรายการที่กรอกไว้ตอนตั้งงบแต่ต้นออกมาเป็นรายการ เพื่อที่ผู้ปฏิบัติงานกรอกตัวเลขผลการรับจริงจ่ายจริงลงไปได้เลย ซึ่งเดิมผู้ปฏิบัติงานจัดทำรายงานผลรับจริงจ่ายจริงจะต้องพิมพ์ข้อมูลทุกแผนงานและทุกผลผลิตเข้าไปทุกตัวอักษร ซึ่งการที่กองแผนงานนำโปรแกรมสำเร็จรูปนี้มาใช้ทำให้ผู้ปฏิบัติงานทำงานได้เร็วขึ้น จากเดิมใช้เวลาการจัดทำข้อมูล กรอกข้อมูลทั้งกระบวนงานใช้เวลา 4 วัน แต่มีโปรแกรมนี้แล้วใช้เวลาเพียง 2 วัน และยังมีความง่ายในการกรอกข้อมูล เนื่องจากการดึงข้อมูลเป็นการไหลของข้อมูลตั้งแต่ตอนตั้งงบ ทำให้ไม่เกิดข้อผิดพลาดในการพิมพ์ข้อมูล ง่ายต่อการตรวจสอบ