เทคนิคง่ายๆ  ในการลดหย่อนค่าปรับ 

งานบริการยืม-คืน เป็นงานบริการหลักสำคัญบริการหนึ่งที่มีการใช้บริการกันมากในแต่ละวัน  โดยสิทธิการยืมจะแตกต่างกันทั้งจำนวนเล่ม และระยะเวลาในการให้ยืมตามประเภทของสมาชิก   สามารถยืมต่อทางอินเทอร์เน็ต (renew) ได้ไม่จำกัดจำนวนครั้ง ซึ่งอำนวยความสะดวกแก่ผู้ยืมเป็นอย่างมากโดยไม่ต้องนำเล่มมายืมต่อที่ห้องสมุด แต่หากมีผู้อื่นจองหนังสือที่ยืมจะไม่สามารถยืมหนังสือต่อได้  และเมื่อนำหนังสือมาคืนห้องสมุดเกินวันกำหนดส่ง  จะเสียค่าปรับ ซึ่งค่าปรับที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่นอกจากเกิดจากการที่ยืมต่อไม่ได้แล้ว  ยังเกิดจากการที่ไม่ได้ทำการยืมหนังสือต่อเมื่อถึงวันกำหนดส่งจะด้วยเหตุใดก็ตาม  ทำให้เกิดค่าปรับตามจำนวนวันที่เกินกำหนดส่ง และตามประเภทของทรัพยากรสารสนเทศที่ห้องสมุดกำหนดดังนี้

ที่มา    https://library.tu.ac.th/th/library-service/lending-renewing-service

ซึ่งห้องสมุดมีนโยบายลดหย่อนค่าปรับ 1 ใน 3 ของค่าปรับทั้งหมด  แต่ต้องมียอดค่าปรับไม่ต่ำกว่า 300 บาท  โดยผู้ยืมมากรอกแบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ (QF-LS-08) ได้ที่เคาน์เตอร์บริการยืม-คืน ของห้องสมุดสาขาทุกแห่ง โดยไม่จำกัดจำนวนครั้ง

ภาพที่ 1. ตัวอย่างการกรอกแบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ
(QF-LS-08)

หลังจากที่ผู้ใช้บริการกรอกแบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ (QF-LS-08) เรียบร้อยแล้ว ผู้ปฏิบัติงานจะทำการลดหย่อนค่าปรับในระบบห้องสมุดอัตโนมัติ KOHA  โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. ใส่ Username และ Password เพื่อ Login เข้าสู่ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ KOHA

2. ที่หน้าจอ Check Out ให้พิมพ์เลข ID ของผู้ใช้บริการที่มาขอลดหย่อน จากนั้นคลิกที่ “Submit” หรือ กด “Enter”
   
   
3. จะปรากฎหน้าจอข้อมูลของผู้ใช้บริการ ให้คลิกที่เมนู “Fines”
4.  จะปรากฏหน้าจอแสดงค่าปรับทั้งหมด  ดังภาพ ผู้ปฏิบัติงานคำนวณจำนวนเงินค่าปรับ คือจำนวนเงินที่ลดหย่อน และจำนวนเงินที่ผู้ใช้บริการต้องจ่ายจริง
    ตัวอย่าง  กรณีมีค่าปรับทั้งหมด 1,155 บาท ลดหย่อน 1 ใน 3 คือจำนวนเงิน  385 บาท ผู้ใช้บริการต้องจ่ายจริงจำนวนเงิน 770 บาท  โดยคลิกที่ “Pay amount” ดังภาพ
5. ให้ทำการ Pay ค่าปรับในส่วนที่ผู้ใช้บริการจะต้องจ่ายก่อน โดยกรอกจำนวนเงินที่ช่อง “Collect from patron” จากนั้นคลิกที่ “Confirm”
   
6. ค่าปรับที่เหลือให้คลิกที่ “Write off all” จากนั้นให้คลิกที่ “OK”
        เพื่อลบค่าปรับทั้งหมดที่เหลือให้เป็น “0”  ไม่ให้มียอดค่าปรับคงค้างในชื่อของผู้ใช้บริการ
   
7. ตรวจสอบอีกครั้ง โดยคลิกที่เมนู “Fines” จะปรากฏหน้าจอไม่มีค้างค่าปรับ ดังภาพ
   
8. ผู้ปฏิบัติงาน ออกใบเสร็จการรับเงินให้กับผู้ใช้บริการเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน  และเก็บ“แบบคำร้องขอลดหย่อนค่าปรับหนังสือ”
   (QF-LS-08)  ไว้เพื่อตรวจสอบกับรายการ Report ค่าปรับ
   ในแต่ละวันต่อไป@@ คู่มือรายละเอียดการปฏิบัติงาน : เรื่องการเก็บ-ส่งเงินค่าธรรมเนียม ค่าปรับ และการชดใช้ทรัพยากรสารสนเทศหาย/ชำรุด (QH-LS-05)
   ดูที่  https://eportal.tu.ac.th