เมื่อเสร็จสิ้นการประชุมวิชาการ สิ่งที่ผู้จัดควรดำเนินการหลังจากนั้น คือ feedback ของผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งเป็นการประเมินผลของการจัดงาน โดยทั่วไปมักจะเป็นแบบสอบถาม สอบถามความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม แบบสอบถามอาจจะแจกแก่ผู้เข้าร่วมประชุมและรับหลังจากการจัดงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว หรือส่งแบบสอบถามออนไลน์ไปถึงผู้เข้าร่วมประชุม
เพื่อตอบแบบสอบถามนั้นกลับมา โดยผู้จัดจะรวบรวมคำตอบซึ่งมักจะเป็นการสอบถามในเรื่องของหัวข้อการจัด ประโยชน์ที่ได้รับในแต่ละหัวข้อ การบรรยายของวิทยากร ความเหมาะสมของเนื้อหา ความพร้อมของสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น สถานที่และอาหาร หัวข้อที่ต้องการให้จัดครั้งต่อไป และความคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะอื่นๆ ที่ต้องการให้ผู้จัดรับไปพิจารณาดำเนินการต่อไป Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน หลังการจัดประชุมวิชาการ →

การจัดงานประชุมวิชาการโดยทั่วไป มักจะมีการจัดทำเป็นหนังสือประชุมวิชาการ ซึ่งถ้าเป็นการนำเสนอผลงานทางวิชาการอาจจะยังมีอยู่ แต่การจัดทำหนังสือจะทำให้เกิดภาระงานในเรื่องของการติดตามผลงานหรือการบรรยายของวิทยากรแต่ละท่าน การตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา มีค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์ และสุดท้ายอาจจะเป็นการเก็บไว้เฉยๆ โดยไม่ได้ใช้ประโยชน์แต่อย่างใด Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน เอกสารประกอบการบรรยาย →

เมื่อวันประชุมวิชาการมาถึง เพียงแต่ดำเนินการตามคิวหรือกำหนดการที่เตรียมไว้แบบ minute by minute ทุกสิ่งอย่างน่าจะเป็นไปตามแผนงานที่กำหนดไว้ แต่เนื่องจากอาจจะเกิดปัญหาที่ผู้จัดไม่อาจควบคุมได้ นั่นเป็นสิ่งที่เป็นต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าหรือเป็นรายกรณีไป Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน วันจริง →

ก่อนจะถึงวันงานประชุมวิชาการ ควรมีการเตรียมความพร้อมโดยนัดประชุมคณะทำงานหรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องในแต่ละฝ่าย โดยแจ้งความพร้อมหรือการเตรียมการในแต่ละส่วนที่รับผิดชอบ เพื่อจะได้ตรวจสอบว่ายังมีรายการใด หรือเรื่องใด ที่ยังไม่เรียบร้อยหรือยังต้องการประสานงานหรือความช่วยเหลือจากฝ่ายอื่นๆ สมทบ

การเตรียมความพร้อมก่อนวันงานและในว้นจัดงาน ควรจัดทำกำหนดการและกิจกรรมที่เกิดขึ้นเป็นแบบ minute by minute เพื่อเป็น Check list และเป็นการกำหนดคิวงานในแต่ละขั้นตอน เสมือนเป็นตัวกำกับคิวงาน ผู้ที่คอยดูแลงานในภาพรวมสามารถใช้แบบฟอร์มนี้เป็นตัวช่วยได้เป็นอย่างดี เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดหรือเกิดให้น้อยที่สุด จากตัวอย่างที่ให้มานี้ เป็นการกำหนดโดยคร่าวๆ เท่านั้น สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ค่ะ เมื่อถึงวันจริงเพียงแต่ดำเนินการให้เป็นไปตามคิวที่วางไว้ อาจจะมีเหตุการณ์ที่นอกเหนือบางอย่างเกิดขึ้นหรือมีปัญหา เป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และเก็บไว้เป็นบทเรียนในการจัดงานครั้งต่อไป

เนื้อหาที่เกี่ยวข้อง
ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง
ประชุมวิชาการ ตอน เมื่อได้หัวข้อ
ประชุมวิชาการ ตอน เขียนโครงการ 
ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม
ประชุมวิชาการ ตอน การประชาสัมพันธ์
ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน
ประชุมวิชาการ ตอน วันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน เอกสารประกอบการบรรยาย
ประชุมวิชาการ ตอน หลังการจัดประชุมวิชาการ

เมื่อประชาสัมพันธ์การจัดประชุมวิชาการไประยะหนึ่ง และเริ่มมีการลงทะเบียนเข้ามาในระบบ  แต่จะถือว่าเป็นการลงทะเบียนจริง ต่อเมื่อมีการโอนเงินค่าลงทะเบียนเข้าบัญชีที่แจ้งไว้ ให้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว และผู้ลงทะเบียนสามารถตรวจสอบผลหรือสถานะการลงทะเบียนเฉพาะในส่วนของผู้ลงทะเบียนเองเท่านั้น ผู้จัดบางหน่วยงาน เปิดเผยรายชื่อของผู้ลงทะเบียนคนอื่นๆ ด้วย ซึ่งควรต้องมีความระมัดระวังในส่วนนี้ว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่ควรนำมาเปิดเผย เนื่องจาก อาจจะมีข้อมูลอื่นๆ ของผู้สมัคร เช่น อีเมล หรือเบอร์โทรศัพท์ รวมอยู่ด้วย  Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน →

เมื่อได้ดำเนินการขออนุมัติโครงการจัดประชุมวิชาการจากต้นสังกัดแล้ว งานในลำดับต่อไป ก็คือ การประชาสัมพันธ์เพื่อให้กลุ่มเป้าหมายที่สนใจสมัครเข้าร่วมประชุมวิชาการ

ช่องทางการประชาสัมพันธ์ ได้แก่

1. การจัดทำเว็บไซต์งานประชุมวิชาการ โดยการเปิดเว็บไซต์ประชุมวิชาการขึ้นมาอีก 1 เว็บไซต์ เข้าถึงได้จากหน้าเว็บไซต์ของหน่วยงานที่จัด เพื่อให้สามารถเข้ามาอ่านรายละเอียดต่างๆ เช่น ข้อมูลของโครงการ วิธีการลงทะเบียน เงื่อนไขการชำระค่าลงทะเบียน เป็นต้น และใช้เว็บไซต์นั้น เป็นช่องทางการสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูลที่ทันสมัยระหว่างผู้จัดและผู้สมัครประชุมวิชาการ โดยเป็นช่องทางการลงทะเบียน ตรวจสอบสถานภาพการลงทะเบียน กำหนดการฉบับล่าสุด การดาวน์โหลดเอกสารประกอบการบรรยาย หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยเว็บไซต์นี้จะถูกเก็บเพื่อเป็นประวัติของการจัดประชุมวิชาการในแต่ละปี
2. การประชาสัมพันธ์ผ่าน Social media
3. การส่งเมลไปยังกลุ่มหรือบุคคลต่างๆ
4. การส่งจดหมายเชิญประชุม พร้อมแนบโครงการ ผ่านไปรษณีย์ ไปยังผู้บริหารหน่วยงานต่างๆ
5. การประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อต่างๆ เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์

เนื้อเรื่องที่เกี่ยวข้อง
ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง
ประชุมวิชาการ ตอน เมื่อได้หัวข้อ
ประชุมวิชาการ ตอน เขียนโครงการ
ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม
ประชุมวิชาการ ตอน การลงทะเบียน
ประชุมวิชาการ ตอน เตรียมความพร้อมก่อนวันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน วันจริง
ประชุมวิชาการ ตอน เอกสารประกอบการบรรยาย
ประชุมวิชาการ ตอน หลังการจัดประชุมวิชาการ 

การหาสถานที่จัดการประชุม ควรหาให้ได้ก่อนที่จะเขียนโครงการและก่อนการประชาสัมพันธ์โครงการออกไป เนื่องจาก สถานที่จัดงาน เป็นปัจจัยหนึ่งในการพิจารณาเข้าร่วมประชุมวิชาการ กล่าวคือ

• สถานที่จัดเป็นต่างจังหวัด ประเด็นนี้นอกเหนือจากค่าลงทะเบียนแล้วยังมีเรื่องค่าใช้จ่ายในเรื่องการเดินทาง ที่พัก อีกด้วย ยิ่งถ้าไม่ได้มีการตั้งงบประมาณไว้ก่อน อาจจะทำให้ต้องตัดการเข้าร่วมประชุมวิชาการนี้ไป แม้ว่าหัวข้อจะน่าสนใจมากก็ตาม หรืออาจจะสามารถมอบหมายผู้เข้าร่วมประชุมได้เพียงคนเดียว หรือสองคนเป็นอย่างมาก การเดินทางไปประชุมต่างจังหวัดนี้ในระยะหลังๆ จะเห็นว่าใช้บริการเดินทางด้วยรถตู้ เพื่อจะได้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง มาได้พร้อมกันหลายๆ คน และใช้โอกาสในระหว่างการเดินทาง ท่องเที่ยวสถานที่ต่างๆ ตามระยะทางไปด้วย
• สถานที่จัดอยู่ในเส้นทางการคมนาคมที่ไม่สะดวกในการเดินทาง เป็นอีกปัจจัยหนึ่ง ที่้ต้องนำมาเป็นประเด็นในการเลือกหาสถานที่ การเดินทางไปมา ไม่สะดวก จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมใช้เวลาในการเดินทาง และเข้าประชุมสาย หรือจะกลับก่อน เพราะเผื่อเวลาเดินทางกลับ ปัจจุบันการเลือกสถานที่/โรงแรมที่จัดมักจะพยายามหาบริเวณที่มีรถไฟฟ้า หรือรถไฟใต้ดิน ไปถึงหรือต่อการเดินทางได้อย่างสะดวก

Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน สถานที่จัดการประชุม →

หลังจากที่ได้หัวข้อ กำหนดวิทยากร แล้ว สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อไป คือ การเขียนโครงการเพื่อขออนุมัติในการจัดประชุมวิชาการ และเพื่อจะได้ประชาสัมพันธ์โครงการต่อไป การเขียนโครงการจัดประชุมวิชาการส่วนมากจะมีรูปแบบการเขียนที่ไม่แตกต่างกัน กล่าวคือ ประกอบด้วย

• หลักการและเหตุผล
• วัตถุประสงค์
• ผู้รับผิดชอบในการจัดงาน
• กลุ่มเป้าหมาย
• ระยะเวลา และสถานที่ในการจัดงาน
• กำหนดการ
• ค่าลงทะเบียน ระยะเวลาการลงทะเบียน
• ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
• งบประมาณที่ใช้ในการดำเนินการ มีการแจกแจงค่าใช้จ่ายในเรื่องต่างๆ (ในส่วนนี้ ไม่ต้องใส่ในโครงการที่ประชาสัมพันธ์)

Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน เขียนโครงการ →

ความจากตอนที่ผ่านมา คือ ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง  สรุปท้ายบทความที่แล้ว ได้หัวข้อเรื่องหรือ Theme ของการประชุมแล้ว ต่อไปก็คงเป็นการกำหนดหัวข้อต่างๆ จะมีกี่หัวข้อ คงต้องขึ้นอยู่กับจำนวนวันที่จัดประชุมวิชาการด้วย จัดเพียง 1 วันหรือ 2 วัน หรือเป็นสัปดาห์ เพื่อจะได้พิจารณากำหนดหัวข้ออย่างเหมาะสมในแต่ละวัน รวมทั้งการกำหนดว่า หัวข้อใดจะมาก่อนหัวข้อใด การกำหนดเวลาแต่ละหัวข้อ ซึ่งจะกำหนดให้วิทยากรพูดในแต่ละหัวข้อเท่าๆ กัน หรือเน้นหัวข้อที่เด่นหรือสำคัญเพื่อให้มีเวลาในการพูดมากกว่าหัวข้ออื่นๆ Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน เมื่อได้หัวข้อ →

ปัจจุบันการจัดประชุมวิชาการ มักจะเป็นกิจกรรมที่เกือบทุกหน่วยงานจัดขึ้น บางหน่วยงานมีการวางแผนการจัดเป็นประจำทุกปี และมีการใช้ชื่อว่า การประชุมวิชาการประจำปี … ต่อด้วยหัวเรื่อง หรือ Theme ของการจัดในปีนั้น

การจัดประชุมวิชาการประจำปี จัดเพื่อเป็นบริการวิชาการแก่สังคม เพื่อเป็นการแสดงผลงานทางวิชาการ หรือความก้าวหน้าขององค์กรเพื่อเผยแพร่ให้สาธารณชนรับทราบ เป็นความรู้  หรือเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์หน่วยงาน/องค์กร หรือเพื่อเป็นการจัดเพื่อตอบตัวชี้วัดขององค์กร ก็แล้วแต่ โดยมีการจัดเก็บค่าลงทะเบียน หรือไม่คิดค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมกิจกรรม ไม่ว่าการจัดกิจกรรมใดๆ ก็ตาม สิ่งที่ต้องลงไปกับการจัดแต่ละครั้งก็คือ กำลังคน กำลังทรัพย์ จึงต้องมีการบริหารจัดการเรื่องดังกล่าวเป็นอย่างดี

การจัดประชุมวิชาการ สิ่งที่ยากที่สุด อยู่ตรงไหน จากประสบการณ์ในการจัดที่ผ่านมาหลายๆ ปี ขอยกให้ความยากอยู่ที่การคิดหัวข้อเรื่อง ของการจัดประชุมวิชาการ มากที่สุด เพราะต้องคิดว่า Continue reading ประชุมวิชาการ ตอน ก่อนมีเรื่อง →